Tipos de BI para las pymes

Tipos de BI para las pymes

En la actualidad hay dos tipos de BI para las pymes: BI externo y BI nativo. Ahora bien, sea cual sea la opción que elijas, debes tener claro que la base de la inteligencia de negocio es el dato. Y, por lo tanto, controlar la estabilidad del dato será clave para hacer que todo funcione.

La visualización de la información, los cuadros de mando o la definición correcta de los KPI marcarán el camino del éxito. Pero vayamos por partes:

Dos tipos de BI: externo y nativo

Principalmente hablamos de dos tipos de BI diferentes. Por un lado, BI externo. Y, por otro, las soluciones BI nativas.

Respecto al primero, hablamos de BI externo para referirnos al software capaz de conectar diferentes sistemas de la empresa. Ya sea contabilidad, almacén o cualquier software vertical, por ejemplo. Este sistema puede ser interesante cuando la organización utiliza distintos programas verticales. Aplicativos que provienen de diferentes proveedores.

Hablamos de BI nativo para definir al software que se encuentra dentro del sistema ERP. En este caso, la integridad de los datos y las conexiones están aseguradas de forma nativa. Suele presentar menores costes de implantación. Y su puesta en marcha también es más corta.

Si miras las siguientes figuras verás un poco más claro el funcionamiento y las diferencias entre uno y otro.

Como ves, un sistema BI busca datos de diferentes fuentes. Identifica lo que necesita analizar. Lo procesa. Y genera respuestas para aspectos específicos. Parte de esos datos provienen de la propia operativa, a través de los registros internos almacenados en un ERP. Otra parte proviene del exterior. ERP y BI se pueden utilizar por separado o integrados de forma nativa.

En los primeros (Figura 1) los datos se buscan en diferentes fuentes. En los nativos (Figura 2) se encuentran en un mismo entorno digital. En este caso, cuando el BI es nativo, las herramientas de inteligencia, que se encargan de transformar los datos en información utilizable, conforman uno de los módulos de la solución ERP.

Glosario del BI para pymes

Ya sabes que los datos son la base del BI. Y que hay dos tipos de BI para pymes -externo y nativo-. Es importante que manejes también la terminología habitual. Así que aquí te dejo un breve glosario sobre BI, con el que seguro, podrás operar fácilmente.

• Fuentes de entrada de datos: puede ser cualquier sistema que digitalice datos que sean introducidos en el sistema. Pueden provenir de fuentes primarias (creamos nosotros la información, por ejemplo, al emitir una factura) o secundarias (información de terceros como los extractos bancarios). Pueden entrar en el sistema de manera manual, picando datos. O automáticamente, por ejemplo, a través de lectores de códigos de barras.
• Staging área: es una zona intermedia antes de introducir los datos en la base de datos principal donde se someten al proceso ETL. Extraer, Transformar y Cargar (del término inglés Load). Estos pasos son de vital importancia a la hora de integrar fuentes de datos muy diferentes.
• Data Wharehouse: es un gran repositorio de datos históricos organizados convenientemente. Podemos distinguir una clasificación según el tipo de información que contienen (metadatos, datos resumen o datos crudos). O bien según las áreas de interés en la empresa (Data Mart).
• Agregación de los datos: es el proceso base del Business Intelligence ya que nos permite cruzar los datos entre sí y poder ver las relaciones entre ellos. Es la base de un análisis profundo y rico del dato.
• OLAP / Cubos de datos: es la tecnología de agregación del dato que se utiliza para el BI. Nos permite agregar los datos.
• Interfaz de usuario: si todo lo anterior es una especie de caja negra para el usuario final, la interfaz es la forma que tiene de relacionarse, visualizar y trabajar, no ya con los datos, sino con la información.

Las bases del BI

El dato es la base de la inteligencia de negocio. Y, sobre él se construyen todas las soluciones de BI orientadas a las pymes. Ahora bien, disponer de datos, no implica disponer del conocimiento. Es más, tener mucha información puede hacer que las pymes pierdan grandes oportunidades de negocio. Principalmente, si no son capaces de encontrar la información adecuada. Visualizarla. Entenderla. Aplicarla.

Por eso, hablar de datos, así, sin más, ya no es suficiente. A mí me gusta distinguir entre:

Good Data

Es fundamental tener una fuente de datos de entrada estable, fiable y veraz. Si los datos no se introducen correctamente -y eso implica automatizar para evitar errores humanos- nunca podremos tomar las decisiones correctas. Entre otras cosas, porque no podremos hacer los análisis adecuados.

Dark Data

Son los datos que se generan en la organización pero que no se vuelcan en el sistema. Es una parte de la información que permanece en “el lado oscuro” para el BI. Esto es habitual cuando la entrada de datos depende de procesos manuales. O cuando los sistemas de información no están bien integrados.

Bad Data

Este concepto es más peligroso que el anterior. Y te cuento por qué. Descubrir que no tienes datos es fácil. Pero, descubrir de dónde provienen los datos incoherentes puede ser muy complicado.  La inconsistencia de los datos la encontramos cuando tenemos que meter un mismo dato muchas veces.

Controlar la estabilidad del dato

La inconsistencia del dato es uno de los peligros más grandes a los que se enfrenta cualquier negocio. Más, si hablamos de pymes, donde las consecuencias de una mala decisión pueden ser nefastas. Para controlar la estabilidad y fiabilidad del dato es fundamental utilizar un sistema de gestión óptimo.

Generalmente, hablamos de un ERP que reúna las siguientes características:

Tres claves del tipo de BI respecto al dato

Como hemos dicho, disponer de información, en sí, mismo, no aporta el valor suficiente. Lo importante es obtener el conocimiento que encierra. Y trabajar con él para tomar decisiones inteligentes. Por eso, los diferentes tipos de BI tienen en cuenta, principalmente, tres aspectos relacionados con la información:

Visualización, clara y sencilla

Con independencia de los tipos de BI que utilices, la forma en la que se visualiza la información es clave. Primero, para poder procesar grandes cantidades de datos en poco tiempo. Y, segundo, para tomar decisiones inteligentes. El BI permite obtener la información, básicamente, de tres maneras diferentes:

Reportes

Informes prefijados que podemos obtener con un solo click. Y que nos permiten hacer un seguimiento mensual, semanal o diario. El inconveniente es que no es posible la interacción con ellos.

Análisis

Información ordenada para poder analizarla. Generalmente es una información sobre la que podemos interactuar, cambiando periodos temporales o criterios de selección

Minado

Un análisis mucho más minucioso. Nos permite ir mucho más allá. Interactuando con la interfaz de usuario podemos analizar por familias, o subfamilias hasta llegar al dato último.

Cuadros de mando que expliquen

Los cuadros de mando, suelen ser una herramienta navegable que facilita el análisis de los datos. Es decir, puedes obtener más información de detalle de diferentes periodos de tiempo. O bien, ordenarla de manera distinta en tiempo real.

Pero ¿Qué es un cuadro de mando? Es un conjunto de indicadores, generalmente representados mediante gráficos y tablas de datos. Estos indicadores nos permiten entender los datos, analizar la información y generar conocimiento para el negocio.

La selección de los indicadores es uno de los puntos clave a la hora de implementar un cuadro de mandos que realmente nos ayude a tomar mejores decisiones

Indicadores que, de verdad, ayuden

Dependiendo de lo que quieras “averiguar” utilizarás unos indicadores u otros. Los más comunes son los que conocemos como OKR. Los utilizarías para responder a la pregunta sobre ¿qué quieres lograr? Es decir, cuál es tu objetivo. Los KPI, sin embargo, responderían a la pregunta sobre ¿cómo medir si el camino que recorres es el correcto? Es decir, los resultados clave.

KPI

Los Key Performance Indicators o indicador clave de desempeño, son siempre un valor medible, una métrica. Por ejemplo, la facturación mensual o diaria.

OKR

Los Objectives and Key Results, o sea, objetivos y resultados clave, son los resultados clave que buscamos. Por ejemplo, alcanzar una facturación de 100.000€ mensuales.

Un cuadro de mando está compuesto por KPIs. Y, en todo caso, a la hora de elegir los indicadores clave, hay que decantarse solo por los que mejor resuman el progreso del negocio. Si escogemos demasiados, estaremos cayendo de nuevo en la trampa de la “infoxicación” por datos. Y, eso, siempre trae consecuencias negativas.

En definitiva, en la era del dato, es estratégico apoyarse en soluciones BI para decidir de manera inteligente. Son muchas las ventajas que aporta la Inteligencia de Negocio a las pymes. Pero, su principal virtud es esa: aportar información entendible. Información compleja en diferentes formatos gráficos. Todas las organizaciones, independientemente de su tamaño, podrán beneficiarse del BI.

Mejor si optan por BI nativo para recopilar los datos, hacer el seguimiento y disponer de análisis de la coherentes. Por supuesto, con tablas, históricos o estadísticas diversas en formatos gráficos que faciliten la comprensión del dato. En Datisa podemos ayudarte a encontrar la mejor solución para tu empresa. ¿Hablamos?