Tips para reducir la pérdida por merma en los restaurantes

¿Cómo reducir la pérdida por merma en los restaurantes?

Uno de los mejores consejos que se pueden dar para optimizar la rentabilidad comercial es apostar por una distribución eficiente de la inversión que se realiza en el inventario.

La gestión del inventario va más allá del ahorro de costes. Ten en cuenta, que la mayoría de los productos con los que se trabaja en el almacén de un restaurante son perecederos y eso debe tenerse muy en cuenta a la hora de hacer los pedidos. También a la hora de diseñar las cartas.

Pero, vayamos por partes. Hoy me quiero centrar en un elemento que es clave para mantener a raya los costes o, mejor dicho, las pérdidas “injustificadas”.

Me refiero a las mermas. Pérdidas que tienen que ver, solo y exclusivamente, con los ingredientes que componen un plato, no el plato en sí, ni los vasos, ni los cubiertos, ni demás menaje o utensilios que se utilizan en el establecimiento.

En las mermas solo se incluyen aquellos productos comestibles que se utilizan en la fabricación de un menú.

¿Cómo se produce la merma?

Te damos algunas pistas para que empieces a “buscar”:

En el pedido al proveedor

Comprar en exceso o trasladar los productos en malas condiciones e, incluso, tratar de rebajar los precios a costa de la calidad del producto son algunos de los errores que te llevarán, sí o sí, a incrementar la cuenta de pérdidas.

Muchas veces, el hecho de conseguir buenos precios lleva a los responsables de compras a negociar con los proveedores en base al criterio de la compra por volumen, es decir, comprar mucha cantidad a un precio inferior.

Pero esta estrategia, trabajando con productos perecederos, no es muy fiable. No, al menos, si el establecimiento no dispone de una solución tecnológica que le muestre cuáles son los niveles de consumo de las materias primas.

Niveles que puede “cruzar” con los datos relacionados con las demandas de un determinado plato o, por supuesto, con las entradas y salidas del almacén, de las materias primas utilizadas para su elaboración. Primer agujero negro identificado. Así que, antes de seguir, aquí te dejo también una Guía para elegir ERP que puedes descargarte gratis.

En el almacenamiento

Ya lo decía al principio. La mayoría de los productos que se utilizan en la elaboración de un plato son perecederos. Y otros tantos, además, precisan de unas condiciones de mantenimiento -espacios adecuados, temperaturas y refrigeración concretas, …- que exigen niveles de atención y vigilancia, extras.

Atención que debe iniciarse desde el mismo momento en el que se recibe la mercancía. Hay que revisarla de manera pormenorizada para comprobar que se encuentra en buen estado.

Después, como digo, el nivel de atención y cuidado deberá extenderse durante todo el tiempo que permanezca almacenada. También durante su manipulación y traslado. Si no se extreman las medidas de seguridad en el tratamiento, almacenamiento, conservación y traslado de esta materia prima es más que probable que se pierda gran cantidad de productos en cualquiera de los procesos previos a su utilización. Y, con ello, que se pierda gran cantidad de dinero.

En la elaboración de los platos

Manipular los alimentos para elaborar un plato no es tarea sencilla. Algunas de las materias primas que se utilizan exigen de un tratamiento especial para su manipulación. Y, desde luego, todos los productos, absolutamente todos, precisan de un uso responsable, higiénico y seguro.

Dicho esto, además, se pueden producir una serie de errores que, en cadena o de manera aislada, pueden incrementar el coste de las mermas: rotación excesiva de los productos que se guardan en el almacén, errores que el proceso de descongelación o cocinado, o, como decía antes, fallos a la hora de manipular un determinado alimento.

En este punto, es importante tener en cuenta también, la capacidad, habilidades y conocimientos del personal que prepara los platos. Personal que deberá tener la formación adecuada para hacerlo si no quieres que ellos mismos se conviertan en el siguiente agujero negro.

La comida que sobra

Cada vez más nos concienciamos al respecto de la cantidad de comida que desperdiciamos. En casa y, por supuesto, en un restaurante es importante tener un plan de acción para poder aprovechar la comida que nos sobra.

Pero, lo cierto es que muchos establecimientos, por un lado, carecen de ese plan y, por otro, no acaban de promocionar algunos platos que, por falta de ventas, ponen en riesgo la viabilidad de las materias primas que se utilizarían para su elaboración.

Pero, hay otras razones que pueden incrementar las mermas en este apartado, razones que tienen que ver con el cálculo equivocado de las porciones o con la producción excesiva de determinados platos.

¿Cómo se reduce una merma?

Sabiendo las posibles causas que pueden ocasionar las pérdidas, encontramos algunas recomendaciones para atajarlas.

Almacenamiento e inventario correcto

Es importante tener un exhaustivo control de la recepción de los productos que permita comprobar que llegan en buenas condiciones. Pero, también hay que verificar que se almacenan en el espacio que necesitan y con las garantías de refrigeración óptimas.

Fundamental en este punto, mantener un control extraordinario sobre el inventario de las materias primas almacenadas. El proceso de inventariado se debe estandarizar para evitar errores. ¿Cómo? Registrando las fechas de caducidad de los productos y especificando cuáles son aquellos que están a punto de caducar para acelerar, en la medida de lo posible, su consumo.

Colocar juntos o cerca los productos similares y/o complementarios también puede ser de ayuda. Importante, en todo caso, que quede registrada la cantidad y el precio de cada producto. ¿Crees que puedes hacer todo esto a través de una hoja de cálculo? Quizá. Pero, sinceramente, no te lo recomiendo porque podría ser que tuvieras clara la teoría y fallaras en la ejecución. Utiliza un software de gestión para restaurantes y el 90% de tus problemas en este punto se habrán resuelto.

Formación del personal

Si lo tienes todo claro, los procesos estandarizados y el software de gestión en uso, ¿qué puede fallar? La verdad es que uno de los puntos débiles en los restaurantes, como en otros muchos negocios, son las personas.

¡Ojo! también son su principal valor. Lo que quiero decir es que suponen una brecha de seguridad importante. En el caso de los restaurantes, a veces, nos encontramos con personal poco cualificado. También en las cocinas.

Es mucho más importante de lo que piensas que las personas que se encargan de prepara los platos conozcan, no solo los pasos que deben seguir en la receta, sino más aún, cómo deben manipular y utilizar correctamente las materias primas.

Así que asegurarnos de que las recetas sean exactas ayuda a minimizar el consumo de productos. O, mejor dicho, ayuda a utilizar las materias primas que se necesitan. Ni más, ni menos.

Adapta el menú y promociona

Confirma que los precios de tus platos son adecuados para asegurar que esta no sea la consecuencia de que no se vendan como esperabas. En todo caso, teniendo la información adecuada, puedes valorar la posibilidad de retirar de la carta los platos menos rentables o diseñar promociones más personalizadas para incentivar sus ventas y evitar que los productos caduquen. Identifica qué platos son los que registran más mermas y analiza las causas. En función de eso podrás tomar decisiones más inteligentes.

En definitiva, la conclusión de este artículo es que es imprescindible practicar un registro y un control exhaustivo de todos y cada uno de los productos que intervienen en la producción de un plato.

Esta tarea puede ser, con independencia del tamaño del restaurante, ingente o mínima. Todo dependerá de las herramientas que utilices para llevarla a cabo. Actualmente existen en el mercado diferentes soluciones, especialmente diseñadas para gestionar restaurantes. Te recomiendo que los estudies. Puedes empezar por nuestro ResdaWeb y nuestro Gesda H y luego, si quieres, me cuentas.