Tres KPI para gestionar el inventario

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Trabajar de manera más eficiente y eliminar los costes adicionales -productos que se “pierden” o deterioran en el almacén, devaluaciones de determinados productos, devoluciones de clientes, etc.- es una de las prioridades de cualquier organización. Más aún en los tiempos que corren. En este sentido, está claro que el control de calidad de los procesos y la gestión del inventario son dos funciones directamente relacionadas.

No realizar un control y análisis exhaustivo desde que los artículos llegan al almacén hasta que se entregan -se facturan y se cobran- a los clientes puede afectar directamente al incremento de los costes de inventario. Y, por supuesto, al índice de eficiencia general.

Para conseguir que todas las cifras cuadren y que los procesos se desarrollen de la manera más efectiva y eficiente posible, hay que establecer una serie de indicadores a los que debemos mirar siempre. Estos indicadores nos darán la imagen de lo que sucede y, también, las pistas sobre el camino que podemos tomar para cambiar el rumbo si vemos que algo se “tuerce”.

Algunos de los KPI más habituales son los siguientes:

Rotaciones de inventario

La idea es identificar posibles costes ocultos y actuar sobre ellos para neutralizarlos. Este indicativo proporciona información de gran valor sobre lo bien o mal que funcionan las áreas de compras, ventas y planificación. O, por ser más suaves, proporciona información sobre el impacto de las decisiones que se toman en estas áreas. Pero, esta información, no debe verse solo como un número. Hay que saber interpretar el dato para identificar el origen de ese número. Es decir, si esa cifra es la consecuencia de una previsión demasiado optimista de las ventas, de un pronóstico equivocado, si es que el área de compras está comprando demasiado, si es que no se han calculado bien los márgenes, etc.

Demasiado inventario

Hay algunos expertos que aseguran que comprar “por si acaso” no es rentable porque supone la inmovilización de un efectivo que podría utilizarse en cualquier otra área del negocio. Es decir que, el inventario excesivo consume capital. Genera costes ocultos como los relacionados con el manejo o mantenimiento de esos artículos que permanecen en el almacén por demasiado tiempo, los daños que pueden producirse, la redundancia de artículos o, incluso, su caducidad.

Precisar el coste asociado a los artículos que se han vendido es estratégico para que las organizaciones pueden determinar su grado de rentabilidad. En este sentido, los aplicativos ERP ayudarán a determinar estos costes, poniendo de relieve posibles ineficiencias que condicionen la rentabilidad.

El papel del ERP es determinante para dar visibilidad y proyección a las KPI de gestión de inventarios con cuadros de mando sencillos, accesibles y completos Clic para tuitear

Alta tasa de devoluciones

Este indicativo tiene un impacto directo sobre los resultados financieros, pero también puede señalar problemas operativos y de control de calidad más agudos. Una de las principales causas de las tasas de devolución altas son los procedimientos defectuosos de control de la calidad desde que se hacen los pedidos, hasta que se recibe, se almacena y se entrega al cliente. Pueden estar también relacionadas con una mala gestión de los envíos. Por ejemplo, artículos que se entregan por equivocación, bienes que se dañan en el transporte y nadie se da cuenta, etc.

Por lo tanto, es importante disponer de la tecnología necesaria para poder establecer diferentes puntos de control que permitan garantizar la calidad de todos los procesos y funciones que intervienen desde que se hace el pedido hasta que se entrega en su destino. Utilizar un ERP para analizar los datos permitirá identificar y tomar decisiones más rápidas y seguras para resolver cualquier problema que encontremos en este punto. Saber por qué se devuelven determinados artículos, qué artículos o qué clientes presentan tasas de devolución más altas, etc, permite identificar tendencias. Las funciones analíticas del ERP permitirán, como decía, aislar e identificar las posibles causas del problema y actuar en consecuencia para solucionarlos.

Estos tres indicativos son solo un ejemplo de lo importante que es la gestión del inventario en una pyme. Por eso, creo que estos KPI deberán estar presentes en todos los agentes que intervienen en la cadena de valor. No solo deberá ser una prioridad para los managers o directores de área, sino que, todos deberán tener presente estos indicadores, involucrarse con ellos y responsabilizarse. En este sentido el papel del ERP también es determinante para dar visibilidad y proyección a estas KPI a través de cuadros de mando sencillos, accesibles y completos.

De esta manera los indicadores son completamente transparentes y se utilizan como herramientas para impulsar también el desempeño en toda la organización, para motivar y comprometer a los equipos con el cumplimiento de esos indicadores estratégicos y para actuar conforme a una guía de buenas prácticas que llevarán a la organización a los niveles de eficiencia y rentabilidad que busca.

Si te interesa el tema, puedes contactar con nosotros.

 

Datisa

Datisa

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