Una razón más para tener el certificado digital, Notificaciones de la AEAT

Siempre hemos defendido que cualquier avance en la e-Administración supone mejorar la competitividad de las empresas, ya que en general, suelen simplificar los trámites administrativos y por tanto, reducen el tiempo que se emplea en estas tareas pudiéndose utilizar en otras que aporten más valor a la organización.

El anuncio de la Agencia Tributaria acerca de las notificaciones telemáticas a empresas, que entra en vigor desde el 1 de enero de este año (RD 1363/2010 (PDF), nos han hecho plantearnos de nuevo cuál es el papel de la eAdministración para la modernización de las empresas.

La Agencia Tributaria espera ahorrarse con las notificaciones telemáticas cerca de 15 millones de Euros y muchas empresas tendrán que realizar los trámites para adaptarse. Aunque a corto plazo esta adaptación pueda suponer un esfuerzo para que las pymes se adecuen a este proceso, creemos, que a medio plazo tendrá consecuencias positivas, como lo ha tenido la tributación a través de Internet.

Hacemos un pequeño de resumen de lo publicado hasta ahora por la AEAT y en distintos blogs.

Como funcionarán las notificaciones telemáticas

Hasta ahora, las notificaciones de la AEAT se hacían por correo certificado con acuse de recibo. Una vez firmado el “acuse”, la notificación se daba por comunicada, y a partir de esta fecha empezaba el proceso.

Para el nuevo sistema, la AEAT  asignará a cada contribuyente obligado un buzón en su Sede electrónica denominado DEH (Dirección Electrónica Habilitada), que sólo se podrá abrir con el certificado.

En el instante en que Hacienda deposita la notificación en el buzón, independientemente de que se haya abierto o no, la da por notificada, y comienza el trámite. Podrá haber un sistema de aviso por e-mail del depósito, pero este no es obligatorio. Por tanto, tendremos que incluir en nuestras costumbres la de abrir con la frecuencia suficiente este buzón, igual que hacemos con el físico para el correo de nuestro domicilio. El certificado es la llave.

Personas y entidades obligadas

Estarán obligados a recibir por medios electrónicos las comunicaciones y notificaciones administrativas las siguientes entidades: Sociedades Anónimas; Sociedades limitadas; Las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española; Los establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español ; Las uniones temporales de empresas, Las agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de titulización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.

También estarán incluidos en el sistema obligatorio de notificación telemática todas las empresas que tengan la condición de gran empresa, las empresas que estén adscritas al registro mensual de devolución, empresas que tributen en régimen de consolidación fiscal y empresas que tributen en régimen de grupo de entidades. Se puede ampliar esta información en el blog de Antonio Esteban.

En resumen, sólo se quedan fuera por ahora a las personas físicas.

Requerimientos para recibir las notificaciones telemáticas

Para poder descargar las notificaciones de la AEAT, las empresas deberán contar con una conexión a internet y la firma electrónica reconocida por la AEAT. Optativamente podremos disponer de una dirección de correo electrónico para recibir los avisos de las notificaciones.

La AEAT ya ha realizado algunas aclaraciones de cómo se irá implantando el sistema, como que su implantación será gradual. Será necesario recibir la notificación por escrito de la AEAT de la inclusión en el sistema de notificación telemática. Hasta ese momento, las notificaciones se recibirán de la manera habitual. Una vez recibida esta, las notificaciones se depositarán en la DEH.

A partir de la asignación de la Dirección Electrónica Habilitada todas las comunicaciones se realizarán por medios telemáticos, salvo en casos en que exista peligro de caducidad  en los que la AEAT podrá remitir la notificación al contribuyente en mano mediante un agente tributario.

También, se enviará a través del correo tradicional cuando se acompañe la notificación con algún objeto que no pueda ser digitalizado. En el caso de notificaciones económico-administrativas, de órganos distintos a la AEAT, se podrán emplear los cauces anteriores.

Si son los contribuyentes los que realizan una reclamación, será éstos los que decidirán el método y el lugar donde debe ser notificado, ya sea en su domicilio fiscal, en el de su representante, o en su dirección electrónica.

Los contribuyentes, también podrán apoderar a un tercero para recibir las notificaciones. Bartolomé Borrego explica ampliamente este tema en un artículo para Wolters Kluwer que lleva por título “El apoderamiento electrónico, herramienta clave en las notificaciones electrónica”

Conclusiones

Consideramos que poco a poco este procedimiento se irá convirtiendo en rutina y se irá asimilando por las organizaciones, que iremos apreciando las ventajas que este sistema supone en ahorro de costes, no solo para la administración, si no también para las empresas.

Recomendamos ver el video explicativo de la AEAT y la Presentación de Notificaciones Electrónicas Obligatorias de la delegación de la Agencia de Andalucía más amplia que la de la propia AEAT (publicado también por Bartolome Borrego).