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Para usuarios de DATISA – Alta de asientos desde una Hoja de cálculo.

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Hace pocas semanas publicamos en nuestro Blog una nueva funcionalidad que permite realizar una conciliación bancaria desde una hoja de cálculo que nos proporcione nuestra Entidad Bancaria. Queremos dedicar este Post a la puesta en marcha de un proceso similar que en esta ocasión nos facilita la generación de asientos contables desde propio extracto en formato hoja de cálculo.

Formato AEB vs XLS / XLSX

La aplicación de Datisa específica de Gestión de Asesorías, ya dispone de una función que nos permite generar asientos contables con la información que contiene el fichero normalizado (AEB 43) de forma semiautomática. Acceder a estos ficheros con este formato en ocasiones es complicado, pero disponer de dicho extracto bancario en formato xls / xlsx resulta relativamente cómodo para un usuario. De esta forma, podemos importar el fichero xls, y previa configuración, realizar los asientos de la información que incluye el extracto. Contabilizar el banco de esta forma, agilizará nuestros procesos y evitará errores.  

Configuración previa:

Puesto que los Ficheros en Hoja de cálculo no cumplen la normativa AEB, cada Entidad Bancaria dispone los datos según su criterio. Debido a esta circunstancia, precisamos de cierta configuración inicial. Es necesario que la aplicación sepa de dónde debe recoger cada uno de los datos que proporciona la Entidad Financiera. Para ello, una vez descargada la hoja de cálculo, crearemos una plantilla para dicha entidad, en la que indiquemos a la aplicación donde se encuentra cada dato. Imagen 1 La forma de trabajar es sencilla, ya que como en toda hoja de cálculo, la información se muestra en filas y columnas. La herramienta permite dos acciones:

  • La aplicación muestra todos los datos necesarios para la contabilización. Habrá que indicar (a través de una plantilla) donde debe recoger el programa cada uno de ellos en la hoja de cálculo.

Imagen 2

  • Descartar las filas que no nos resulten necesarias para realizar la contabilización. Por ejemplo filas en las que aparezca el IBAN, el nombre de empresa o incluso aquellas filas en blanco las suprimiremos de cara al proceso de contabilización.

 

Contabilización de asientos vía XLS / XLSX

Una vez generada la plantilla podremos contabilizar todos los movimientos bancarios de forma cómoda y segura. Esta forma de trabajar podemos extrapolarla a cualquier extracto bancario en formato xls, como por ejemplo Entidades Extranjeras o movimientos de Tarjetas VISA, ya que nuestro banco nos puede proporcionar dicha información en formato hoja de cálculo. Tan solo será necesario crear una plantilla especifica en función de cómo se encuentren dispuestos los datos.

La potencia de la aplicación, posibilita contabilizar de forma automática, semiautomática o manual todos los movimientos según los patrones configurados por el propio usuario. Finalmente y para que el control sea estricto el programa ofrece la posibilidad de puntear los movimientos que acabamos de realizar de forma desasistida, convirtiendo esta tarea manual y tediosa en un proceso automático, rápido y efectivo.

Conclusiones 

Contabilizar movimientos bancarios es un trabajo que prácticamente se realiza a diario. Aún más en una asesoría ya que por lo general contabilizan distintas empresas con distintos bancos. Disponer de dicho extracto bancario en formato xls / xlsx resulta relativamente cómodo para cualquier usuario y contabilizarlos mediante esta función, nos asegura que el extracto de nuestra cuenta contable recoge todos los movimientos del banco de forma segura.

Datisa

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