La adaptación de las empresas al Verifactu, va a implicar revisar varios aspectos de nuestras empresas.
Aspecto que irán desde revisiones técnicas de los sistemas, revisiones en los procesos internos de facturación, valorar nuevas formas de facturar ganado eficiencia, etc. Para que conozcas la normativa, hemos elaborado 60 FAQs que darán respuesta a las inquietudes mas generales.
Además, en este artículo queremos proporcionarte información específica, a través de FAQ especialmente diseñadas para dar respuesta a los usuarios de las aplicaciones de Datisa.
Esperamos que te resulte de utilidad.
Índice de contenido:
I. Adaptación de Verifactu en Datisa
II. Sistema de declaración
III. QR
IV. Declaración responsable
V. Certificado Digital
VI. Aspectos técnicos
I. Adaptación de Verifactu en Datisa
1. ¿Está nuestro ERP preparado para este nuevo requisito?
Sí, el programa se está adaptando para cumplir con el Real Decreto 1007/2023. La funcionalidad necesaria para Verifactu, que incluye la generación de un código QR y un fichero XML para la conexión directa con la AEAT, estará disponible en la Versión 842 del software de la Serie 64
2. Del universo 360º de Datisa, ¿Cuáles son los programas que incorporan funcionalidad Verifactu?
Ten en cuenta que Verifactu es una normativa relacionada con la emisión de facturas, por lo tanto los programas de Datisa que incorporan funcionalidad Verifactu son exclusivamente aquellos que permiten emitir factura expedida.
Algunos ejemplos de estos programas con: Gestión Comercial, Gestión TPV Comercio, TPV restaurantes.
3. Si tengo solo programas de índole financiero, éstos incorporan funcionalidad Verifactu?
No, ya que programas tales como la Contabilidad Avanzada, Gestión de Tesorería o Gestión de Inmovilizados, no son programas que tengan funcionalidad para emitir facturas, por lo que la normativa no les afecta
4. En General, cual es la funcionalidad relacionada con Verifactu que veremos en los programas.
A modo de resumen, se incorporan funciones que permiten:
– Seleccionar el sistema de declaración Verifactu.
– Seleccionar el certificado digital con el que realizaras el envío de los Registros de Facturación
– Configurar el código QR con el se emitirán las facturas
– Envío automático de los Registros de Facturación a la sede de la AEAT
– Consultar el estado de los envíos realizados
– Rectificar o subsanar facturas
II. Sistema de declaración
1. ¿Debo seleccionar el Sistema de declaración Verifactu para adaptarme a la normativa?
Si, hasta que no lo selecciones, el programa no realiza las funciones relacionadas con Verifactu.
2.¿Desde que función selecciono el Sistema de Declaración?
El Sistema Declaración se selecciona, desde las Definiciones de Empresa, Declaraciones, Configuración General.
3.¿Puedo tener unas empresas con un sistema de declaración Verifactu y otras con otro sistema?
SI, el programa gestiona las empresa por separado Esto te permite ter una empresa vinculada al Verifactu o otra vinculada la SII
4.¿Puedo trabajar con distintas empresas dentro del SIF y que tengan distintos sistemas de declaración?
Si, las empresas se gestionan de forma individualizada en los que se refiere a sus obligaciones de facturación por lo que el SIF las gestiona de forma independiente.
5.Puedo cambiar de sistema de declaración cuando quiera?
Una empresa puede adherirse al sistema Verifactu cuando quiera. Una vez adherida deberá permanecer al menos hasta finalizar el año natural. Si se inicia el año como sistema de emisión de facturas no verificables (No Verifactu), en cualquier momento podrá cambiar a Verifactu.
III. QR
1. ¿Qué empresas están obligadas a imprimir el código QR en sus facturas?
Deberán configurar el código QR aquellos empresarios y/o autónomos que utilicen un SIF para la emisión de facturas expedidas.
Excepto aquellas empresas que estén acogidas al SII, ya que no están afectadas por el R.D. Verifactu, por lo que no es obligatorio que configuren el código QR.
2.¿Cuál es su finalidad?
Recordar que los SIF deben tener la capacidad enviar a la AEAT los Registro de Facturación (RF) en el momento de la emisión de las facturas, además dichas facturas deben imprimir un código QR que las identifique de manera univoca.
El objetivo del QR es que el destinatario de la factura, al leer el código QR, pueda cotejar o comprobar si el correspondiente RF se encuentra en poder de la AEAT o no (siempre que la empresa haya utilizado un sistema VERI*FACTU. En caso contrario, (sistema No Verifactu) al leer el QR; se remite la información del RF a la AEAT dejando constancia de la existencia de la misma y de su contenido esencial.
3.¿Cómo puedo configurar el QR desde las aplicaciones de Datisa?
En las aplicaciones de Datisa que disponen de funcionalidad para emitir facturas ya puedes configurar el código QR.
Tienes un nuevo campo configurable (solo en facturas) mediante el configurador grafico que permite generar una imagen QR con los datos de la factura.
4.¿Cuáles son las características que marca la legislación relacionadas con el QR?
- Solo es configurable n los documentos gráficos considerados como facturas expedidas. La legislación no solicita la inclusión de este QR ningún otro documento (albaranes, pedidas, notas de entrega, etc.)
- El QR se configura en la cabecera de los documentos, de forma que aparecerá al principio de la factura.
- El QR solo debe aparecer en la primera página de las “n” que pudiera tener la factura. Es un campo con la propiedad “Tipo de Repetición” bloqueada, de esta forma solo parecerá en la primera pagina
- Su tamaño esta predefinido por la normativa, por lo que para facilitar su mantenimiento al incluir el campo, se mostrará con el tamaño especifico, sin posibilidad de modificarlo
5.¿Qué ocurre al leer el QR?
La lectura de los QR la puedes realizar desde cualquier dispositivo que disponga de una cámara y tenga acceso al reconocimiento del QR y conexión a la web.
La lectura del QR, te informará si en la AEAT consta el Registro de facturación de dicha factura. Existirán 2 opciones:
- Factura encontrada. En la Agencia Tributaria consta una factura con idénticas características a la remitida.
- Factura no encontrada. En la Agencia Tributaria no consta ninguna factura con las características remitidas
Importante: Aunque ya puedes configurar el QR en tus facturas y leerlos, el programa no enviara ninguna factura a los servidores de la AEAT, por lo que la respuesta que vas a recibir será: Factura no encontrada
6.¿Cuándo es obligatorio la impresión del QR?
Aunque ya tienes disponible el nuevo campo para incluir el código QR en tus facturas expedidas aun no es obligatorio que las imprimas con dicho código.
Sera obligatorio que las facturas expedidas por un SIF incluyan el código QR cuando entre en vigor la normativa, que está prevista para Enero 2026 (empresa) y julio 2026 (autónomos)
7.¿Cuál es la recomendación de Datisa respecto al QR?
- Aunque aun no es obligatorio que las facturas se imprimen con el QR, si es conveniente que vayas trabajando en la configuración de las mismas, sobre todo por si necesitas readaptar el formato.
- Conviene que no hagas pruebas sobre el formato de los documentos “reales” que utilizas en el día a día. Por lo que te aconsejamos que hagas una copia del mismo que te sirva de “prueba”
- Sobre el documento “prueba”, configura el QR para que encaje con tus necesidades.
- Confirma como queda re-imprimiendo alguna factura (a nivel interno) con el documento “prueba”
- A tus clientes les emites la factura con el documento “real” de siempre.
IV. Declaración responsable
1. ¿Debo utilizar un SIF certificado?
Si usas un SIF debe estar certificado.
Ten en cuenta que la certificación, es la forma en la que certificamos que los programas de Datisa cumplen con los requisitos exigidos por la normativa
2. ¿Cómo certificamos desde Datisa que nos nuestro SIF cumple con la normativa?
Nuestro sistema esta certificado a través de la Declaración Responsable.
La Certificación por medio de Declaración responsable del SIF deberá ser proporcionada por el productor del mismo en formato legible y estar accesible dentro del propio SIF que se ponga a disposición de los usuarios, es decir, formando parte del propio producto. Además, deberá estar a disposición del cliente y del comercializador en el momento de la adquisición del producto.
3.¿Deben estar certificados todos los programas de Datisa?
La obligación de certificar no abarca a todos los software, ni a todos los programas, sino exclusivamente a los Sistemas Informáticos de Facturación, es decir programas que permitan emitir facturas
4.¿Dónde puedo localizarla?
Esta Certificación la tienes disponible en 2 ubicaciones distintas:
- Dentro del propio SIF: formando parte de él y a disposición de nuestros usuarios. El acceso a la Declaración Responsable es rápido, fácil e intuitivo desde cualquier punto de el SIF a través del F1 – Declaración Responsable.
- En nuestra Web: De esta forma, puedes acceder a ella de forma directa e independiente al SIF. A disposición de clientes, potenciales y entes públicos
V. Certificado digital
1. ¿Necesito un certificado digital?
Sí, ten en cuenta que el certificado digital, es la “herramienta” que te identifica electrónicamente como empresa ante la AEAT. Además permite garantizar la autenticidad y la integridad en las comunicaciones electrónicas que tengas con la AEAT. Sin ese certificado, la AEAT no aceptará los registros, ya que no puede validarse la identidad del emisor.
2.¿Dónde lo instalo?
Deberás tenerlo instalado en los equipos que realicen la facturación y envío de dichos registros mediante el sistema Verifactu. De esta forma, podrás firmar y enviar las facturas electrónicas a la AEAT.
3.¿Dónde se configura?
Nuestro SIF esta preparado para que puedas configurar un certificado por defecto y de esta forma no tengas que seleccionarlo en cada envío que hagas. Esta práctica ahorrara mucho tiempo a tu equipo de facturación.
Para ello, configurarlo desde las funciones Definiciones de Empresa, Declaraciones, Configuración Certificado.
VI. Aspectos técnicos
1. ¿Con qué sistemas operativos es compatible el SIF de Datisa?
El SIF de Datisa es compatible con Windows 10 y Windows 11.
2. ¿Qué pasará con la versión anterior del software (Serie 32)?
La antigua serie 32 no está actualizada desde hace años. Como es lógico tampoco está certificada como un SIF Verifactu.
Solo la versión actual, la Serie 64 y sus programas de facturación, esta certificada y recibirá las actualizaciones necesarias para adaptarse a la nueva normativa.
3.¿Quién es el responsable de cumplir con la normativa en el caso de no querer actualizar la Serie 64 a un sistema SIF?
Una vez arranquen los periodos obligatorios para empresas (01/01/26) y profesionales (01/07/26), si un cliente no quiere adaptar sus sistemas adquiridos con anterioridad, el fabricante o productor queda exento de toda responsabilidad.
4.¿A qué versiones daremos soporte desde Datisa?
Con carácter general, daremos soporte a nuestros clientes que tengan el SIF adaptados a la norma. Ten en cuenta, que desde el fin de los periodos transitorios, el resto de sistemas dejarán de ser lícitos.
