Buenas prácticas para gestionar una pyme

Sobrecarga de proyectos y tareas, contabilidad y finanzas, implementar estrategias que apunten a los objetivos clave, la gestión de los equipos, etc. Las pymes se encuentran muchas veces atrapadas en una dinámica en la que solo cabe mirar hacia delante. Pero, parar, optimizar y priorizar suele ser clave para avanzar en la dirección correcta. Y, sobre todo, bajo los principios de la eficiencia y la rentabilidad. Por eso, es importante aplicar una serie de consejos que apunten a la implementación de buenas prácticas para gestionar  una pyme.

Para hacer que los negocios funcionen, primero, hay que tener una buena idea. Pero, sobre todo, después, hay que saber hacerla realidad. Hay muchos componentes que contribuyen al éxito o al fracaso de un negocio. Por eso, es importante apoyarse en un conjunto de buenas prácticas que permitan, no solo acelerar el crecimiento, sino, hacer que ese crecimiento sea sostenible.

En el Manual de Buenas Prácticas, para gestionar una pyme, elaborado por Datisa, se incluyen algunas recomendaciones claves para facilitar la estabilidad y desarrollo de las pymes. Entre todas las sugerencias que se plantean, destacan estas cinco:

Predecir el flujo de caja

Aunque muchos líderes empresariales tienen un dominio claro de los conceptos contables, la mayoría siguen sin ser expertos en el terreno. Por eso, recurren al apoyo de asesores contables. Confiar esta tarea en un profesional libera tiempo. Pero no exime de tener los conocimientos necesarios para saber interpretar la información. Y, con ello, poder anticiparse y adaptar la estrategia y el plan de acción, conforme a los datos contables y financieros de la empresa.

Pablo Couso, director comercial de Datisa dice que “no hay nada peor que esperar a ciegas el balance anual del asesor. Las sorpresas, en este sentido, nunca suelen ser buenas. Es importante recordar que la función financiera debe ir mucho más allá de la rendición de cuentas a través de unos sencillos balances y cuentas de pérdidas y ganancias periódicas”.

Predecir el flujo de caja es clave. Firmar un presupuesto o emitir una factura no hace que el dinero esté disponible. Hay que contar con los tiempos estimados de cobro, 30-60-90, y con los potenciales retrasos para evitar situaciones de riesgo que pudieran comprometer las finanzas del negocio. Apoyar la gestión financiera y contable en un ERP, funcional y fácil de utilizar, ayudará a predecir los flujos de caja. Y, sobre todo, a poner al alcance de los responsables del negocio, la información crítica que necesiten en cada momento.

Planificar y definir las iniciativas comerciales

Cuando se trabaja con una fuerza laboral pequeña, el problema del desarrollo comercial y la rotación son bastante frecuentes. “Muchas veces nos encontramos con empresas que, después de una campaña comercial consiguen nuevos clientes. Pero, una vez firmados los acuerdos, estos clientes acaparan todo su tiempo. Por lo que se detiene la búsqueda de nuevos prospects. El resultado suele ser siempre el mismo: cuando finalizan los nuevos contratos, no hay nada en el horizonte que permita mantener el flujo de caja sobre la línea de flotación”, asegura Couso.

Este problema es más evidente aún, en las empresas de servicios en las que el valor del trabajo no es material, ni industrializable, sino que reside en el tiempo y en la experiencia que se aporta. Independientemente de la cantidad de contratos en curso, las pymes nunca deben escatimar el tiempo que se destina a su desarrollo de negocio. De lo contrario, la actividad que presten estará sujeta a continuos altibajos. Y no permitirá un desarrollo estable ni sostenible. Por lo tanto, la primera de las buenas prácticas para gestionar una pyme será la planificación precisa.

Aprender a delegar

Para que un negocio funcione, deben hacerlo todos los entornos que lo conforman. Es decir, el éxito completo solo será posible si las diferentes áreas de la empresa -contabilidad, comercial, producción, almacén, etc.- funcionan bien. Se comunican de manera fluida. Intercambian información. Colaboran. Para las pymes más tradicionales es difícil implementar el principio de la delegación. Hacer que la gerencia o los máximos responsables confíen en otros empleados para poner en marcha iniciativas complejas.

Sin embargo, este afán de querer abarcarlo todo, hace perder el foco en la profundidad de las tareas que se abordan. Y, la consecuencia es que la organización tiene la sensación de estar operando siempre sobre el concepto de la emergencia. Es decir, apagando fuegos. Confiar en las habilidades y competencias del equipo es clave para impulsar el crecimiento. Por lo tanto, asignar tareas a las personas y/o entornos adecuados hará que los responsables y la gerencia pongan el foco en aquello que, de verdad, requiera de su trabajo. Los sistemas de gestión -ERP- ayudan a las pymes a optimizar los procesos. Pero, sobre todo, proporcionan la información necesaria para saber qué es prioritario y qué se puede delegar. Y a decidir sobre la base del conocimiento.

Apostar por la formación continua

Recoger los frutos de un trabajo bien hecho, no solo es gratificante. También es necesario. Pero eso no implica que la empresa deba detenerse. La competencia no para. Las empresas evolucionan. Las prácticas comerciales cambian. Todo lo que gira alrededor de un negocio está en un movimiento constante que conviene seguir de cerca. Por lo tanto, para mantenerse actualizado es importante implementar procesos de formación continuos. Recuerda que tu competencia también buscará esas mejores prácticas para gestionar su negocio.

En este sentido, Pablo Couso es claro respecto a “la importancia de abrir la empresa a nuevas perspectivas tanto de gestión, como de digitalización. Practicar la formación continua solo aporta beneficios. Ya sea desde el punto de vista corporativo, como en el entorno profesional de cada empleado, la formación y el aprendizaje continuo conduce a la innovación y la mejora permanente.”

Confiar en los indicadores

Para diseñar, implementar y controlar el avance de cualquier estrategia, hay que configurar primero una tabla de indicadores clave. Estos KPI permitirán ver el progreso, los retrasos o las dificultades. E identificar, también, nuevas oportunidades de crecimiento. Tanta información crítica sobre la actividad y comportamiento de la empresa facilitará el análisis en tiempo real. Y, con ello el reajuste necesario para impulsar el éxito. Confiar en los indicadores está entre las mejores buenas prácticas para gestionar un negocio. Para hacerlo bien, confía en las soluciones analíticas que proporcionan la información adecuada.

Sobre Datisa

Datisa es uno de los principales desarrolladores de software de gestión empresarial para pymes en España. El ERP de Datisa, disponible también para entornos Cloud y modelos SaaS, ofrece una completa gama de soluciones que incluyen aplicativos financieros, de gestión comercial y compras, y programas para el control de la facturación y del almacén. Su objetivo es ayudar a las pymes a gestionar con eficiencia sus procesos financieros y administrativos ofreciendo soluciones innovadoras, diferentes y con valor añadido.

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