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Implantar un ERP (Enterprise Resource Planning) en una pyme no siempre es fácil ya que obliga a revisar los procesos, por lo que es importante cumplir algunas pautas para elegir la solución más adecuada.
Si no queremos que el proyecto se alargue más de lo esperado debemos buscar una herramienta que sea capaz de obtener el máximo rendimiento al mejor precio posible, para alcanzar los objetivos previstos. Te exponemos algunas de las principales cuestiones atener en cuenta para tomar la mejor decisión para nuestro negocio.
Pablo Couso, Technology Expert e Isabel Pomar, CEO Datisa
Para entender qué necesitas, lo primero que hay que hacer es evaluar el punto de partida y establecer una serie de necesidades reales sobre las que quieres hacer pivotar tu nuevo sistema de gestión, por ejemplo, si falta control sobre el día a día de la empresa, si existen problemas para obtener una visión integral del negocio, si se generan silos de información, si los datos se aíslan y acaban perdiéndose dentro de la propia estructura o si resulta complicado acceder a la información que se necesita en el momento adecuado. Es decir definir qué procesos queremos mejorar. Establecido el punto de partida hay que tener claros los objetivos en el medio y largo plazo y la estrategia que se implementará para alcanzarlos.
La mayoría de ERP aportan las funcionalidades básicas en cuanto a gestión financiera, comercial, producción, almacén, etc. pero antes de nada hay que determinar cuáles serán las áreas del negocio que utilizarán el ERP para comprobar que las funcionalidades que aporta el sistema se adaptan o no a las necesidades presentes y futuras de dichas áreas. En este sentido, una solución modular deberá estar en la lista de prioridades. Desde nuestro punto de vista, hay que priorizar siempre los aspectos funcionales y estratégicos sobre los económicos. Comparar relación calidad precio.
Ajusta tu capacidad presupuestaria al retorno que se espera de la inversión, y concreta, o mejor dicho, cuantifica, las ventajas que obtendrás tras la redefinición de procesos. Utilizar un ERP implica muchos cambios y eso supone tiempo. Valora los beneficios e inconvenientes y enfréntalos a las mejoras que obtendrás una vez que la solución esté en uso. Si la diferencia es positiva, la decisión habrá sido acertada.
Lo primero que hay que hacer es evaluar y comparar necesidades específicas vs. funcionalidad estándar y decidir cuál cubre mejor las necesidades.
En algunos casos será recomendable la implantación de un aplicativo vertical, sobre todo, si la empresa opera en entornos concretos como pueden ser las áreas de logística, transporte, hostelería o construcción. Siempre y cuando disponga de funciones áreas de integración que faciliten la comunicación entre las aplicaciones para que el intercambio de información fluya como si se tratara de una única herramienta. Otras veces será mejor la solución estándar, pero lo importante es que la opción que elijamos cubra nuestros procesos de una forma operativa y eficaz.
La elección de un ERP debe fundamentarse en la posibilidad que ofrezca para crecer si es que la empresa lo hace, o para contraerse, en caso de que la organización pierda dimensión. La flexibilidad debe ser por tanto, un elemento indispensable.
Lo mismo sucede con la seguridad. Cualquier aplicativo de gestión debe ofrecer las garantías de seguridad necesarias, y si presenta medidas extraordinarias mejor, para salvaguardar la protección de la información que maneja.
Determinar cuándo debe empezar y terminar la implantación ayuda a seguir los pasos establecidos en la hoja de ruta sin que el proyecto se eternice. Plazos cortos, inclinarán la balanza.
Cuanto más compleja sea la herramienta, o más personalizaciones solicite el cliente, lo normal es que los plazos se alarguen. Si bien, siempre existirán diferencias que pueden ser determinantes. Lo ideal es encontrar el equilibrio entre la agilidad necesaria para que la implantación sea rápida y la previsión suficiente como para incorporar, sobre la marcha, pequeñas modificaciones, que eviten cambios posteriores, más costosos. En todo caso, claridad y compromiso en el establecimiento y cumplimiento de los plazos.
En este caso, cuántos más, mejor. El proveedor tiene que ser capaz de acompañarnos durante la implantación y posteriormente para poder seguir evolucionando con la herramienta. Hay que analizar qué servicios puede proporcionarnos el socio tecnológico elegido y que garantías ofrece para que esos servicios sean de calidad.
Lo ideal es disponer de servicios de formación para sacar el máximo rendimiento del aplicativo; servicios técnicos para garantizar el buen funcionamiento del mismo, actualizaciones, soporte, mantenimiento, etc.; y consultoría para evaluar, analizar y asesorar en consecuencia, atendiendo a las necesidades funcionales, tecnológicas o de gestión, que plantee la empresa.
Algunos criterios a tener en cuenta para decidir entre un proveedor u otro, tienen que ver con el nivel de capacitación de su equipo, con la calidad del servicio que sea capaz de acompañar a la solución y, con la “fortaleza” que muestre como empresa, es decir, con su estabilidad para garantizar su permanencia en el tiempo.
La flexibilidad vuelve a ser un elemento clave. Aquellos que presenten un amplio abanico de posibilidades para que el ERP encuentre el “hueco” que merece dentro de la organización, tendrán una ventaja sobre el resto de competidores. Entre ese amplio abanico de posibilidades, deberán aparecer necesariamente, diferentes opciones de comercialización, capacidad de adaptación en tiempo y forma y una visión crítica combinada con una buena dosis de honestidad para no caer en la tentación de los desarrollos “bajo mínimos” ni en la persuasión del “cuanto más, mejor”.
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