Cómo hacer una factura: Guía práctica para profesionales y empresas

Tanto si eres autónomo como si diriges una pyme, saber cómo hacer una factura correctamente es fundamental para mantener tu actividad legal, organizada y profesional. La factura no solo sirve como comprobante de una venta o servicio, también es clave para llevar el control financiero y cumplir con las obligaciones fiscales.

En esta guía te explicamos paso a paso cómo hacer una factura, qué elementos debe incluir y cómo simplificar este proceso usando herramientas digitales como un software ERP.

¿Qué es una factura y para qué sirve?

Una factura es un documento mercantil que acredita la entrega de un bien o la prestación de un servicio. Es obligatoria para cualquier operación económica entre empresas, autónomos o particulares con actividad profesional.

Además de tener valor legal y fiscal, la factura permite:

• Registrar ingresos de forma ordenada. 
• Justificar gastos y deducciones. 
• Controlar la tesorería de tu negocio. 
• Evitar errores y malentendidos con clientes.

¿Qué debe incluir una factura?

Para que sea válida legalmente, una factura debe contener ciertos elementos mínimos. Aquí te detallamos los más importantes:

• Número de factura: Debe ser único y seguir una secuencia cronológica. 
• Fecha de emisión: El día en que se emite el documento. 
• Datos del emisor: Nombre completo o razón social, NIF/CIF y dirección fiscal. 
• Datos del cliente: Mismos datos fiscales que el emisor. 
• Descripción del producto o servicio: Qué se está facturando, en qué cantidad y a qué precio. 
• Base imponible: Importe total sin impuestos. 
• Tipo de IVA y su importe: Indicar el porcentaje aplicado y la cantidad resultante. 
• Total a pagar: Suma final incluyendo impuestos. 
• Forma y condiciones de pago: Especificar método (transferencia, tarjeta, etc.) y plazo.
  

Cómo hacer una factura paso a paso

A continuación te mostramos cómo emitir una factura de forma sencilla:

1. Asigna un número y fecha

Empieza con una numeración correlativa que te ayude a mantener el orden. Puedes usar prefijos por año o trimestre (ej. 2025-001, 2025-002…).

2. Añade tus datos fiscales y los del cliente

Verifica que todos los datos estén actualizados y coincidan con los registrados en Hacienda.

3. Describe el producto o servicio

Sé claro y específico. Si vendes varios artículos o servicios, detállalos por línea: descripción, cantidad, precio unitario y subtotal.

4. Calcula impuestos

Aplica el tipo de IVA correspondiente (normalmente 21 %, aunque puede variar) y calcula el total. Si estás exento, indícalo y justifica con la norma aplicable.

5. Indica la forma de pago

Puedes establecer un plazo de pago (por ejemplo, 30 días) e incluir los datos bancarios si se trata de una transferencia.

6. Guarda una copia y envía al cliente

Almacena todas tus facturas (emitidas y recibidas) durante al menos 5 años, como exige la ley. Puedes enviarlas por correo electrónico en PDF, siempre que cumpla los requisitos legales.

¿Y si quiero hacer una factura más rápido?

Si facturas con frecuencia, lo más eficiente es usar un programa de facturación digital o un sistema ERP. Estos software te permiten:

• Crear y enviar facturas en segundos. 
• Generar plantillas con tus datos predefinidos. 
• Registrar pagos y hacer seguimiento de impagos. 
• Cumplir con los requisitos de facturación electrónica. 
• Conectar con tu contabilidad e informes fiscales.
  

Consejos para facturar como un profesional

• No improvises la numeración: Mantén un criterio claro desde el inicio. 
• Revisa antes de enviar: Errores comunes como un NIF mal escrito o un IVA mal calculado pueden generar problemas con Hacienda o retrasos en los cobros. 
• Cumple con los plazos: Factura lo antes posible tras realizar el servicio o entregar el producto. 
• Digitalízate cuanto antes: Automatizar la facturación reduce errores y te ahorra tiempo valioso.

Saber cómo hacer una factura correctamente es clave para cualquier actividad económica. Desde cumplir con tus obligaciones fiscales hasta proyectar una imagen profesional, una buena gestión de tus facturas impacta directamente en la salud de tu negocio. Con el apoyo de herramientas digitales como un ERP de facturación, este proceso se vuelve más rápido, seguro y eficiente.