¿Cómo hacer una factura rectificativa?

A pesar de que contemos con software avanzado de contabilidad para realizar facturas es posible que nos equivoquemos al introducir una cantidad, seleccionar un servicio o asignar un precio distinto al debido. Para estos casos encontramos una forma de solucionarlo de forma correcta para que quede reflejado contablemente. La factura rectificativa es un documento que se emite para corregir una factura, hacer una devolución o recuperar el IVA de una factura impagada.

¿En qué casos debemos emitir una factura rectificativa?

Podrás emitir una factura rectificativa en los siguientes casos, que te detallamos a continuación:

• Corregir una factura
• Corregir una cantidad de una factura emitida
• Para una devolución parcial o total de un pedido
• Si la cuota tributaria se ha calculado mal
• Para recuperar el IVA declarado en un trimestre anterior de una factura impagada

¿Cómo hacer una factura rectificativa?

A la hora de hacer una factura rectificativa debes tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Debes hacer constar los datos identificativos de la factura que rectificas sin que de lugar a equívocos.
• Los contenidos generales de una factura rectificativa se corresponden con los contenidos de una factura ordinaria.
• La factura rectificativa, sólo se debe emitir en los supuestos indicados anteriormente.

Requisitos de una factura rectificativa

Para que una factura rectificativa tenga validez, debe contener los siguientes elementos:

• Debe constar que es una factura rectificativa
• Se debe hacer una breve descripción del motivo de la rectificación
• Debe hacer referencia a la factura que rectifica
• Debe constar la rectificación que se realiza

Por otro lado, debe cumplir con los contenidos obligatorios de carácter general de una factura, que serían los siguientes:

• Número de factura
• Fecha de emisión
• Datos del emisor y del cliente
• Descripción de los productos o servicios
• Tipo impositivo y la cuota tributaria
• Importes

Cómo debe ser la numeración en estos casos

Tal y como dice la normativa de la Agencia Tributaria, deben tener su propia numeración, es decir, no puede seguir la numeración de las facturas ordinarias. Además, debe ser correlativa y no puede contener saltos.

Base imponible del IVA

Este caso que te hemos mencionado anteriormente, el reglamento indica que será obligatorio la expedición de una factura rectificativa cuando las cuotas impositivas repercutidas se hayan determinado incorrectamente o den lugar, a la modificación de la base imponible.

Rectificar IVA de una factura impagada

Los autónomos en más de una ocasión, no reciben el pago de una factura emitida, con este tipo de factura rectificativa, podrás recuperar el IVA de las facturas originales impagadas. Debe ser igual a la factura original y con el importe en negativo.

Podemos indicar que hay 2 tipos:

1. Facturas rectificativas positivas: Es la factura que se emite cuando nos deben dinero. Suele suceder, cuando el importe que hemos puesto en la factura original es menor a lo que hemos puesto en la factura original.
2. Facturas rectificativas negativas: Se emite cuando tenemos que pagar. Se realiza cuando hemos cobrado de más.

Para emitir una factura rectificativa, debemos seguir los siguientes pasos:

1.-Contaremos con el plazo de un mes para emitir la factura rectificativa correspondiente

2.-En el plazo de un mes desde la emisión de dicha factura rectificativa, comunicáremos a la Agencia Tributaria, que hemos modificado la base imponible y anular así la cuota repercutida en la factura original.

Hay en ciertos casos, en los que no podremos reducir la base imponible y son los siguientes:

• Deudas con garantía real
• Deudas con aval bancario o seguro de crédito y caución
• Deudas de entes públicos o afianzadas por éstos
• Deudas entre personas vinculadas
• Cuando el destinatario no tenga establecimiento en territorio del IVA, ni Canarias, Ceuta o Melilla
• Para deudas vencidas antes de la declaración de concurso

Este tipo de facturas al igual que el resto, necesitan un tratamiento específico, como te hemos comentado, puesto que no pueden llevar la misma numeración que el resto de facturas. Debes tener especial cuidado al emitirlas y asegurarte previamente, que cumples con los requisitos necesarios para poder hacer la factura rectificativa.

Por eso, te aconsejamos que, si no estás muy acostumbrado a realizar este tipo de tareas administrativas, en Datisa contamos con software especializado al mismo tiempo que asesores que te acompañarán en su uso.

Antes de emitir una factura rectificativa, es importante que tengas en cuenta todas estas consideraciones legales y tributarias que intervienen en su emisión, para evitar que la Agencia Tributaria nos ponga una sanción, al entender que el documento no es válido. Por eso, revisa cada detalle de esta factura rectificativa y realiza las preguntas necesarias a tu gestor, antes de emitirla, para evitar posibles sanciones.