Desmontando viejos mitos sobre el ERP

El mundo del ERP mono temático y, a veces, obsesivo con cuestiones como el ahorro, la automatización o la eficiencia ha sido objeto de diferentes leyendas y mitos que han copado muchas de las conversaciones que mantenemos con representantes de muchas pymes. Más allá de hablar de cuestiones relacionadas con la operativa, la tecnología o la gestión, hoy quiero centrarme en algunas de las verdades a medias o, directamente, aquellas grandes mentiras que han perseguido durante año la relación ERP y pyme.

En más de alguna ocasión, seguro que has presenciado situaciones en las que un representante con poder de decisión dentro de una compañía deshecha la idea de implementar un ERP por considerar que se trata de una solución sobredimensionada para el tipo de empresa a la que representa. O busca aplicativos más básicos, por temor a un precio desorbitado. Sí, este post va de los viejos mitos -creencias que se dan por verdaderas- con los que llevamos años peleando en el Universo ERP.

El ERP es caro

Decir simplemente que una solución es cara o barata, es sencillamente, cuánto menos, una temeridad. Hoy, además, con el Cloud y los modelos de explotación y financiación surgidos a su amparo, resultaría sorprendente que una organización rechazara este tipo de soluciones, basándose en el coste. De hecho, el precio ha pasado al último lugar a la hora de discutir los detalles sobre la implementación tecnológica en las pymes.

Pero, además, un ERP no es caro ni barato en sí mismo. La inversión que se haga en la compra de licencia o en contratar el derecho a utilizar el software se determinará si es mucho o poco en función de:

1. Si solventa o no, las necesidades de gestión que planteaba la organización antes de su implementación y, que, a buen seguro, representaban un verdadero agujero negro para su rentabilidad.
2. Si el retorno de la inversión realizada se obtiene pronto y bajo los parámetros previstos.
3. Si la utilización del ERP, además de mejorar la operativa, optimiza la eficiencia de los procesos, permite mejorar la toma de decisiones y proporciona la información necesaria para poner a la organización en una mejor posición para responder a situaciones futuras.
4. Si ayuda a prever una situación de crisis venidera o si permite planificaciones avaladas por la disposición de datos reales y consistentes que ayudarán a aprovechar todas las oportunidades que se presenten.

Si se dan estas circunstancias, es evidente que en ningún caso se podría decir que un ERP es caro. Otra cosa es que se trate de una solución que no encaje con los requerimientos de una determinada organización, pero nunca que la herramienta que mueve todo el complejo entramado de operaciones de una organización es cara.

El ERP es difícil de usar

Esta es otra de las grandes mentiras a las que nos hemos enfrentado durante años. Un ERP, como cualquier otra solución nueva que implementes en el día a día de tu organización será difícil o no de utilizar, en función del interés que muestren los usuarios por conocer su funcionamiento y la cantidad de recursos que proporciona.

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Un ERP es una solución completa y, si se necesita, con una cobertura funcional muy amplia, porque impacta -directa e indirectamente- sobre todas las áreas de la organización. Pero, actualmente los fabricantes han trabajado mucho precisamente para facilitar la experiencia de usuario -también del usuario interno- con aplicativos intuitivos y basados en la sencillez, la agilidad y la flexibilidad, conceptos, todos ellos, muy propios de los tiempos digitalizadores que vivimos.

En todo caso, es cierto que utilizar un ERP modifica la forma en la que se hacen las cosas dentro de una compañía y, obliga a reinventar los procesos críticos del negocio -también los más administrativos y tediosos-. Pero no se debe confundir la resistencia al cambio que muestran algunos usuarios con la dificultad que muestre el aplicativo para su manejo.

Es más, para garantizar que el uso es sencillo y que la utilización que se hace del ERP es óptima, muchos fabricantes apuestan de forma decidida y constante por la formación continua con la convocatoria permanente de cursos y seminarios orientados a proporcionar toda la información teórica -también práctica- sobre sus soluciones. De modo que, el argumento de la dificultad de uso debe desaparecer de su argumentario de quejas.

El ERP exige implementaciones largas

En este caso, la primera palabra que se me viene a la cabeza es depende. Depende del alcance del proyecto, por supuesto. No es lo mismo implementar un software en el departamento financiero que extender la implementación al área comercial, al entorno productivo, al almacén, y así, hasta copar todas las dependencias de la empresa. Evidentemente no es lo mismo modificar los procesos de un área que hacerlo sobre todas las estructuras de la compañía. Eso está claro por lo que, a más áreas afectadas, más tiempo dedicado.

Sin embargo, el Cloud ha terminado también por desterrar esta vieja creencia de las implementaciones largas. Ahora es posible entregar proyectos de principio a fin en un espacio de tiempo realmente corto. La implementación rápida de un software ya probado por miles de usuarios en el todo el mundo, destierra definitivamente este viejo mito.

Y, hablando de implementaciones -aunque con otra acepción- las soluciones Cloud garantizan la implementación constante de las actualizaciones y últimas novedades tecnológicas y funcionales para garantizar que las soluciones están siempre a la última.

En definitiva, estos son los tres primeros mitos que creo que hacía falta desterrar, pero como no son los únicos, seguro que este post tiene segunda y hasta tercera parte. ¿Cuál es para ti la creencia más absurda sobre ERP que hemos interiorizado durante tanto tiempo? ¿Me ayudas a desenmascararla?