Para usuarios de DATISA – BUROTEX

El Burotex

Las comunicaciones en el mundo empresarial son de suma importancia, sobre todo aquellas que deben ser certificadas.

Hasta ahora conocíamos los envíos de información mediante Burofax. Un servicio prestado por Correos, que permite el envío de un texto con valor probatorio y acreditado.

Hoy en día, las nuevas tecnologías han hecho que sea posible nuevos sistemas de envíos certificados más rápidos y con la misma validez legal. Este es el caso de Burotex.

Características del Burofax

•  La comunicación es segura, posibilitando enviar documentos con fiabilidad.
• El documento llega al domicilio o en su defecto a una oficina postal.
• Debe de enviarse desde la Oficina de correos o en sus oficinas virtuales, lo que requiere el alta de emisor en el portal de Correos.
• Para que llegue el mismo día hay que enviarlo antes de la 13.00 am.
• El precio que puede alcanzar los 8 €,  más importes adicionales si precisamos de copia certificada, acuses de recibo, etc.…que pueden alcanzar los 20€.

Características del SMS Certificado

La tecnología, nos ha permitido que el antiguo servicio de Burofax  evolucione, y a día de hoy sea posible enviar estas comunicaciones en formato electrónico. Dicha comunicación se realiza mediante un SMS (Short Message Service).

 Las características de los SMS Certificados son:

• Una notificación SMS es fehaciente e inmediata.
• La información enviada tiene carácter de prueba frente a terceros.
• Estas comunicaciones están equiparadas legalmente a los demás medios telemáticos existentes en el mercado como el Burofax o email certificado.

Integración con los sistemas corporativos

Conseguir integrar este nuevo sistema de comunicación certificada en el sistema de cada compañía es un objetivo ya logrado en las aplicaciones de DATISA. La versión 591 incorpora nuevas funciones, una de las más destacadas es el Burotex.

Este sistema permite el envío desde la aplicación de DATISA de notificaciones certificadas cuya entrega es fehaciente e inmediata y tiene carácter de prueba frente a terceros.

Las ventajas de este servicio son:

• La rapidez en su gestión, ya que no precisa desplazamientos, y son inmediatas
• El destinatario recibe la información de forma inmediata, puesto que el texto certificado llega el dispositivo móvil del receptor, esté donde esté.
• Abalados por RedAbogacia (portal de servicios telemáticos desarrollado por el Consejo General de la Abogacía Española, CGAE).
• La reducción de costes, ya que la gestión e un Burotex es un servicio más económico, frente a los aproximadamente 20€ del Burofax.
• Contamos con ciertos caracteres para expresar la comunicación. El número de caracteres dependerá de la modalidad contratada, pudiendo generar comunicaciones desde 250 a 450 caracteres.
• El contenido del mensaje, el instante de entrega y el número de teléfono del receptor están certificados y custodiados por un tercero de confianza durante un periodo de 10 años. El emisor recibe esta información a modo de acuse de recibo por correo electrónico y puede consultarla en cualquier momento.
• El receptor recibirá el Burotex en su teléfono móvil, mediante un SMS que incluye la referencia de que se trata de una comunicación certificada y acuse de recibo

Funcionalidad

La funcionalidad del Burotex se generara desde las Utilidades Comunes en las aplicaciones de DATISA.

La aplicación solicita el nombre y NIF del Remitente, tanto de la persona fisca que lo envía como de la empresa.  También será necesario incluir el número de teléfono que recibirá el SMS y el nombre del destinatario.

El Burotex también ha sido integrado en la aplicación Gestión de Tesorería. Desde dicho programa permitirá enviar un SMS certificado desde la propia acción de reclamaciones de cobros.

De esta forma no solo podremos gestionar nuestra cartera de cobros e indicar qué documentos se encuentran en situación de Impagados, sino que además, nos permitirá el envío de un Burotex que incluye de forma automática el nombre y NIF de nuestra empresa (datos del emisor), y un texto (modificable) en el que se incluye aquellas facturas / documentos impagados el importe total adeudado.

Utilidades

Certificar el contenido del mensaje que se quiere transmitir así como su recepción en el terminal móvil del destinatario, puede ser muy útil en varias situaciones.

Por ejemplo aplicarlo en nuestra relación comercial con los clientes, y de esta forma poder informarles de posibles incidencias sobre su pedido, comunicaciones de presupuestos o estimaciones económicas o referentes a la recepción de mercancía. También se podría enviar un Burotex, indicando el periodo de garantía de un producto.

Cabe destacar la posibilidad de enfocarlo sobre reclamaciones de facturas, impagos o comunicaciones sobre vencimientos, ceses de contratos, etc…

Puede también resulta útil para poner fin a un contrato entre empresas, entre los propietarios de una vivienda y sus inquilinos o en definitiva entre dos partes cuando se incumple lo pactado.

Conclusiones

En definitiva el objetivo de Burotex es poder informar de cualquier situación especial que necesite ser legalizadas. Especialmente adecuado para comunicaciones que precisen estar certificadas.