Reducir costes: ¿cómo utilizar un ERP para lograrlo?

Los datos han demostrado que para resistir en un mercado convulso hay que reducir costes. Pero, esta reducción, no puede afectar a la calidad del producto/servicio, ni a la imagen de marca. E, igualmente, debe mantener el nivel de rentabilidad del negocio para seguir impulsando el desarrollo continuo del negocio.

Reducir costes es necesario en tiempos de crisis. Pero, las medidas de reducción de costes deben ser sostenibles, efectivas y realistas. Tanto para decidir qué medidas restrictivas implementar, es decir, dónde y cómo recortar, como para evaluar los resultados es importante contar con sistemas de gestión empresarial. Un ERP proporcionará a la empresa la información necesaria para decidir, cómo, dónde, cuánto, qué, cuándo, etc. Y con toda el conocimiento en su poder, tomar las decisiones óptimas para reducir los costes.

Un ERP centraliza la información en una única plataforma. Permite el acceso a cualquier tipo de dato. Facilita la colaboración y la comunicación entre diferentes áreas. Y, en términos generales permite reducir costes porque:

• La información se introduce una sola vez en una única BBDD
• Sus funciones abarcan una amplia variedad de funciones: facturación, centros de costes, presupuestos, inventarios, proveedores, impuestos, stocks, etc.
• Hablamos de sistemas flexibles que permiten adaptarse a las necesidades específicas de cada negocio
• Está orientado a la optimización de los flujos de trabajo y los procesos de negocio

Los expertos de Datisa destacan, además, otras cinco formas de reducir costes con un ERP en el ecosistema pyme:

Automatizar y estandarizar los procesos operativos

Las operaciones manuales y desorganizadas no son efectivas. Ni en tiempo empleado, ni en personal requerido. Y, la posibilidad de cometer errores es elevada. Estandarizar y automatizar los procesos de negocio mejora las condiciones del trabajo, aumenta la productividad y proporciona una imagen más clara del estado de situación del negocio. Implementar un ERP permite:

• Importar listas con miles de referencias de artículos, clientes, precios, descuentos, …
• Generar documentos como notas de entrega de pedidos, albaranes, facturas, etc., transfiriendo automáticamente los detalles relevantes de un documento a otro.
• Establecer fácilmente políticas comerciales por proveedores, productos o clientes. Y, cuando se creen los documentos, se calcularán automáticamente las condiciones de pago o los precios conforme a las pautas de configuración definidas.

Mejorar el proceso de compra

La relación con los proveedores es una parte fundamental del negocio. Un proceso comercial incorrecto afectará de lleno a las relaciones con los clientes Y, por consiguiente, tendrá un impacto negativo, seguro, sobre la rentabilidad del negocio. Con un ERP las pymes pueden sincronizar las actividades de compra y venta. Y, después, analizar los datos para dimensionar correctamente las compras y ventas a futuro. Pero, además, un URP ayuda a:

• Generar órdenes de compra a partir de órdenes de venta a través de configuraciones que determinan vínculos entre determinados productos y sus proveedores asociados
• A través de la tecnología EDI, todas las órdenes de compra se pueden enviar a los proveedores de forma automatizada, y en formato electrónico, ahorrando tiempo y reduciendo la posibilidad de errores.

Hacer seguimiento detallado de costes

Un ERP ayuda a diseñar los presupuestos de gastos. Y permite ver los costes reales dentro del marco de tiempo acordado. Por lo tanto, proporciona un mayor control sobre los costes. Lo hace …

• Estableciendo la estructura de centros de costes deseada y las fórmulas correctas en función de las cuales se asignarán las transacciones automáticamente a cada centro.
• Estructurando los presupuestos de la forma que mejor se adapte a las necesidades de la organización. Es decir, según criterios geográficos (puntos de trabajo), departamentales (fabricación, ventas, logística, etc.), tipos de gasto (energía, comunicaciones, alquileres, salarios, etc.) o incluso por proyectos.
• Analizando los presupuestos previstos versus los realizados o en ejecución. Así se obtiene un mayor control sobre los parámetros financieros del negocio.
• Aumentando la velocidad de reacción. Si se identifican sobrecostes, se puede actuar rápidamente y evitar desequilibrios en el presupuesto

Optimizar las existencias

El exceso de inventario es un coste importante. Los bienes deben almacenarse en condiciones adecuadas, y aquellos con vida útil limitada, una vez caducados, ya no serán aptos para la venta. Por lo tanto, se perderá el dinero invertido. Implementar un ERP integrado con una solución de optimización de inventario ayudará a reducir significativamente los costes de inventario. ¿Cómo?

• Al basarse en datos históricos de pedidos o ventas, el sistema de optimización de inventario predice la demanda futura. Y calcula estadísticamente la cantidad óptima necesaria para cubrir las ventas estimadas
• En función del stock existente, propone la compra o traslado de productos desde unas ubicaciones a otras, evitando así el riesgo de exceso de stock. El sistema es capaz de gestionar múltiples ubicaciones y almacenes, proponiendo las soluciones más adecuadas para que el stock no esté sobredimensionado o subdimensionado.
• Permite agrupar productos según ciertas características para hacer consultas de forma más rápida. Esta funcionalidad es extremadamente útil cuando se trabaja con un inventario de miles de artículos.

Mejorar el proceso de análisis y elaboración de informes

Elegir un Sistema de Business Intelligence integrado con un software ERP brinda la posibilidad de crear análisis avanzados incluso sin tener habilidades técnicas. El sistema es completamente interactivo y muy potente. Los gráficos y análisis que proporciona permiten obtener fácilmente una descripción general de los costes que genera su negocio. Por lo tanto, ayudará a decidir dónde reducir costes con las garantías necesarias.

• La capacidad de pronóstico del sistema BI, integrado en un ERP le permite ver cómo evolucionarán los costes de la organización en el próximo período, en función de los datos históricos.
• Con el análisis de hipótesis, se puede averiguar cómo podrían influir ciertas decisiones en la actividad: qué pasa si se reduce o aumenta el coste. O cómo se comportarán los costes respecto a los ingresos, si se aumentan las ventas de un determinado producto/producto.

Sobre Datisa

Datisa es uno de los principales desarrolladores de software de gestión empresarial para pymes en España. El ERP de Datisa, disponible también para entornos Cloud y modelos SaaS, ofrece una completa gama de soluciones que incluyen aplicativos financieros, de gestión comercial y compras, y programas para el control de la facturación y del almacén. Su objetivo es ayudar a las pymes a gestionar con eficiencia sus procesos financieros y administrativos ofreciendo soluciones innovadoras, diferentes y con valor añadido.

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