10 claves del ERP para empresas de distribución de artículos sanitarios

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La industria de los artículos médicos y sanitarios opera en uno de los entornos más regulados del mundo. Su éxito depende de múltiples factores: el tiempo de comercialización, la trazabilidad, la gestión de la calidad o el cumplimiento de los muchos requisitos reglamentarios, entre otros. Ya sea una empresa emergente, una pyme o una organización más orientada al crecimiento, es necesario seguir una serie de procesos estrictamente controlados para almacenar, comercializar y distribuir los productos, conforme a todos los estándares de calidad. Para lograrlo, es imprescindible el apoyo de un ERP.

Gestionar la calidad en el entorno de la industria sanitaria es mucho más que hacer que el cliente esté satisfecho. Implica el cumplimiento de una serie de normas y el establecimiento de protocolos que faciliten el seguimiento de todos los datos relacionados con los artículos. Cumplimiento y protocolos que deben aplicarse en toda la cadena de suministro -de principio a fin- para controlar compras, ventas, documentación, lotes y caducidades, trazabilidad, tiempos, etc.

Un ERP es la pieza clave para que el sistema de gestión funcione como la seda en un entorno, crítico per se, pero más estratégico aún, en tiempos de COVID. Este tipo de aplicaciones deberían ayudar a las empresas del sector a cumplir con todos los requisitos regulatorios, pero, además, deberían apuntar a la optimización y la eficiencia en la cadena de suministro, la calidad y la transparencia.

Por ejemplo, algunas cosas que habría que tener en cuenta en este entorno a la hora de evaluar un software ERP:

  1. Que garantice el cumplimiento de los estándares de calidad
  2. Que cumpla con los requisitos normativos
  3. Que incluya funciones de firma electrónica segura y control de documentos
  4. Que proporcione visibilidad completa, control y seguimiento de auditorías para los procesos de almacenamiento y distribución
  5. Que facilite el seguimiento y la trazabilidad de lotes y caducidades
  6. Que optimice la gestión de proveedores y también la relación con clientes
  7. Que elimine los sistemas de seguimiento y control basados en papel

Problemática del sector

Si ponemos el foco en cuestiones más concretas, la distribución de artículos sanitarios precisa de una gestión financiera y contable igualmente exquisita. No se trata únicamente de almacenar mercancías, optimizar el stock, facilitar las entregas en tiempo y forma, impedir o, cuanto menos, minimizar, el deterioro o la pérdida de artículos, etc. Los aspectos financieros ocupan algunas de las primeras posiciones en la lista de prioridades de los gestores de este tipo de organizaciones.

Un ERP es la pieza clave para apuntar a la optimización y la eficiencia en la cadena de suministro, la calidad y la transparencia. Clic para tuitear

En este sentido, algunas de las necesidades que manifiesta el sector en esta línea se pueden resumir en los siguientes puntos:

  • Falta de planificación para aliviar las tensiones en la tesorería
  • Falta de optimización fiscal
  • Pérdida de oportunidades para maximizar el beneficio por no implementar una contabilidad analítica que aporte información relevante sobre clientes, producto, línea de negocio, etc.
  • Control deficiente del inmovilizado
  • Falta de automatización en la gestión de lotes y caducidades y trazabilidad
  • Carencia de facturas electrónicas y aplicación de procesos manuales para facturar
  • Falta de un ecommerce B2B que facilite la gestión de pedidos online
  • Demasiadas roturas de stock en el almacén (formulación manual de los pedidos sin tener en cuenta las fechas de caducidad, ni la optimización por el valor de los artículos, ni la rotación, ni criterios de compra, etc.)
  • Falta de control del coste real de los artículos, después de repercutir los costes de logística, aduanas, etc.

Soluciones vía ERP

Los aplicativos ERP son plataformas estratégicas. Pueden crear un valor inmenso para empresas de todos los tamaños en todo tipo de industrias. El sector de los artículos sanitarios no es una excepción. En este caso, un ERP te permite rastrear y gestionar varias funciones, clave, algunas de las cuales te las resumo en los siguientes puntos:

  1. Planificación de las entregas que permiten optimizar los recursos y proporcionar un servicio de calidad.
  2. Documentación y cumplimiento reglamentario y normativo (presupuestos, notas de entrega, facturas, albaranes, etc.)
  3. Portales de autoservicio que permiten a los clientes hacer sus pedidos y controlar el estado de sus envíos, incluso, en tiempo real.
  4. Reducción de costes al minimizar las pérdidas por deterioro. La automatización de los procesos también mejora su eficiencia y contribuye a la reducción de los costes.
  5. Gestión de tesorería transparente y precisa, no solo para la generación y emisión de facturas, también para la gestión de cobros y pagos y la garantía de un flujo de caja saludable.
  6. Control de inventario y mayor visibilidad de las existencias para evitar las roturas de stock y garantizar la entrega ininterrumpida. Conocer el estado de los pedidos, el nivel de las existencias, las entregas en curso, y las pendientes, facilita la toma de decisiones.
  7. Gestión inteligente de los datos. Operar con una BBDD centralizada implica disponer de una fuente de verdad única. Los datos son precisos porque se actualizan en tiempo real y permite que las decisiones se tomen respaldadas por los datos.
  8. Informes y análisis para planificar, hacer previsiones precisas y decidir con garantías.
  9. Escalabilidad porque es importante responder a las necesidades de hoy pero también estar preparados para lo que pueda pasar en el futuro. Escalar los procesos manuales puede resultar muy costoso en términos de tiempo y dinero. Con los aplicativos ERP todo es mucho más manejable, más sencillo y mucho más económico.
  10. Integración con otro tipo de aplicativos que faciliten la comunicación y la operativa con diferentes plataformas complementarias.

En todo caso, si estás buscando una alternativa para gestionar tu negocio, déjanos ayudarte. Contamos con un software flexible, potente, funcional y muy fácil de utilizar. Contacta con nosotros y nuestro equipo de consultores buscarán qué alternativa es la que más se ajusta a tus necesidades.

Datisa

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