Abordar procesos de fusión o adquisición desde el punto de vista de la tecnología

El mercado de fusiones y adquisiciones volverá a crecer durante 2013, según predice el informe Global M&A Predictor elaborado por la consultora KPMG.

Una de las cosas que se suele quedar en un segundo plano es que las empresas, ante un proceso de este tipo, deben preparar correctamente la fusión de la información financiera y de los sistemas de gestión que dan soporte a la toma de decisiones, ya que el trasvase y unión de datos afecta a ámbitos muy diversos y estratégicos, como a la gestión de clientes, de logística, producción, contable, financiera y fiscal.

Fusión del sistema financiero

Hay que tener en cuenta que los sistemas de gestión contable y financiera que existen en el mercado tienen cada uno su propia filosofía en el tratamiento de la información, por lo que una “traducción literal” de los datos financieros y de su significado no va a ser nunca posible, resultando necesario acometer una programación que asegure la correcta interpretación de los mismos.

En este sentido, algunos programas de gestión financiera disponibles en el mercado son muy flexibles, y permiten introducir correcciones, eliminar duplicidades o incorporar información con carácter retroactivo. Otros, sin embargo, son feudos cerrados donde cualquier modificación resulta tremendamente complicada o, incluso,  imposible.

En la actualidad, existen múltiples herramientas y servicios diseñados para asegurar un óptimo traspaso de los datos financieros en un proceso de fusión. Estas herramientas y servicios normalizan el proceso de traspasos en sí y automatizan al máximo las tareas, reduciendo los costes e incrementando la fiabilidad de la información.

Las compañías especializadas en este tipo de servicios tienen, además, la capacidad de desarrollar herramientas a medida para la automatización de ciertos procesos en los casos de traducciones y equivalencias muy complejas.

Claves a tener en cuenta

Una de las claves para el éxito en cualquiera de estos procesos es el desarrollo de un buen planteamiento previo y el apoyo en metodologías probadas para su ejecución. Este planteamiento previo debería incluir un análisis detallado de la estructura de datos de cada organización, identificando la codificación de las cuentas contables en el Plan Contable que utiliza cada uno de los CIFs que intervienen en la fusión o adquisición. Asimismo, debería llevarse a cabo una búsqueda de equivalencias entre las codificaciones utilizadas por cada empresa, con el fin de acometer la migración de los datos al sistema financiero conjunto evitando la duplicidad de datos.

Algunas compañías, como solución transitoria, optan por conservar sus sistemas de gestión anteriores con los datos históricos, e introducir los Maestros desde cero en el programa que usará la nueva organización. Ésta no deja de ser una opción, pero en este caso, habría que tener en cuenta que la nueva empresa perdería un ingente volumen de información para consultas sobre la información globalizada, para la realización de estadísticos y previsiones, y un conocimiento acumulado durante años.

Normalmente, a la hora de emprender un proceso de fusión o adquisición, las compañías implicadas cuentan con la ayuda y el asesoramiento de un especialista en los sistemas de gestión. En estos casos, el consultor necesitará la colaboración activa de las organizaciones que se fusionan, porque son sus profesionales los que realmente conocen cómo están organizados sus datos financieros, cuál es su prioridad y cómo deberían tratarse los mismos por la nueva solución. Así, por ejemplo, hay ocasiones en las que el nuevo programa financiero al que se deben traspasar los datos no cuenta con un campo igual en el que recoger una determinada información almacenada en el programa anterior. En estos casos, la compañía es la que debe priorizar la importancia de esta información y decidir si es prescindible o no, para que la consultora pueda encontrar la mejor alternativa de codificación.