Qué es el código de barras y cómo se utiliza para optimizar la gestión del almacén

¿Qué es el código de barras?

Aquí te lo cuento en video:

Beneficios del código de barras

El código de barras es una tecnología que se ha mantenido en el tiempo –apareció en 1952 en EEUU– mostrando siempre una gran versatilidad. Es muy fácil de implementar porque solo requiere sistemas básicos de escaneo e impresión. Su uso, además, es también muy sencillo. Es un método de control rápido, preciso y eficiente.

Algunos de los principales beneficios de la tecnología del código de barras las resumimos en los siguientes puntos:

Identificación universal

El registro y la transmisión de los datos es rápido y preciso y el coste es tremendamente competitivo. Pero, además, es un sistema que permite el reconocimiento de los artículos en cualquier lugar del planeta. Por lo que, además de garantizar la seguridad y la precisión, facilita la comunicación entre proveedores, distribuidores y clientes, estén donde estén.

Optimización de inventarios

Esta tecnología de código de barras facilita el control del inventario al proporcionar información precisa y rápida sobre la mercancía almacenada. Escaneando el código de barras se registra la entrada y salida del almacén de cualquier artículo. Esto supone, además, un importante ahorro de tiempo y, en consecuencia, la optimización de los costes. Además de una mejora sustancial del servicio que se presta en toda la cadena de valor.

Agilización de procesos

Al proporcionar más velocidad y mayor precisión, el funcionamiento del almacén mejora su eficacia y su eficiencia. Los procesos son más ágiles y seguros. No es necesario que un operario recorra el almacén para buscar una referencia y anotarla a mano. Con una PDA o un lector se pueden registrar más rápido todas las referencias. Con la seguridad de que la información que se obtenga será la correcta. Y, fluirá, además, a través del sistema de gestión a todas las áreas del negocio.

El código de barras permite identificar todos los artículos del almacén. También todas las ubicaciones.  De forma que, la preparación de los pedidos o la reubicación de mercancía es, igualmente, mucho más sencilla y eficiente.

La tecnología del código de barras permite automatizar los procesos con PDA o lectores para escanear los códigos.  La información entra directamente y, en tiempo real, en el ERP. Y esto facilita el control global del negocio. Y la toma de decisiones, también, en tiempo real.

Código de barras: primera etapa en la mecanización del almacén

La tecnología de código de barras es la primera etapa en los niveles de mecanización de un almacén. En muchos, quizá también sea la única forma de automatizar algunos de sus procesos críticos. Especialmente si hablamos de almacenes en los que se almacena o se “mueven” pocas referencias. En este caso, lo que hacen los pequeños almacenes es establecer un punto de control fijo. Es un punto de control, con un ordenador y un escáner. De forma que, todo lo que entra o sale del almacén se hace por lectura de código de barras.

Pero, el código de barras no aplica únicamente a la entrada o salida de mercancías. O a la optimización de las ubicaciones dentro del almacén. La tecnología de código de barras facilita el control de inventarios, y los procesos de regularización de existencias. De esta manera, cualquier organización podrá reducir su nivel de existencias y, con ello, minimizar los costes asociados al stock. También el riesgo que implica para su salud financiera, en términos de liquidez o tesorería.

Superada la primera etapa, aquellos almacenes que busquen una evolución en su mecanización, apostarán por la movilidad. Es decir, eliminar el punto fijo estático al que acercar la mercancía. Y hacer que sea el propio operador del almacén el que se desplace con un dispositivo móvil tipo PDA, smartphone o Tablet. De tal forma que pueda llevar a cabo diferentes procesos propios del almacén mediante la lectura del código de barras. Eso sí, ya con la libertad suficiente como para poder hacerlo en movimiento. En este vídeo Pablo Couso Barreiro explica más en detalle las ventajas que aporta la tecnología del código de barras en la gestión del almacén.

Código de barras para gestionar el inventario

La gestión del inventario es la verdadera “salvia” del almacén. Inventariar e informar al ERP de la mercancía que realmente hay en stock es uno de los procesos más estratégicos dentro del almacén. Por lo que, veo prácticamente imposible la gestión manual del inventario.  Bueno, aclaro, la gestión óptima del almacén.

Imagínate a una persona recorriendo el almacén con un listado con la relación de artículos que “teóricamente” se guardan en el almacén. Listado que compara con otro -hecho a mano- de la cantidad de mercancía “real” de cada artículo. Bueno, de cada artículo y de la información relevante asociada a cada uno de ellos: lotes y caducidades, por ejemplo. Con esta información -insisto, anotada a mano- va al software e introduce, también manualmente, los datos. De forma que pueda hacer la regularización correspondiente. No lo veo.

Evitar las pérdidas y conseguir información

Inventariar implica contabilizar todo lo que hay en el almacén. Y las características clave de los artículos almacenados.  Es decir, su peso, las unidades que hay, el tamaño o las dimensiones, la ubicación, si se trata de productos perecederos o no, su lote y su fecha de caducidad, etc. Hacer una gestión óptima ayuda a optimizar los costes asociados al almacén.

También evita que se produzcan pérdidas o que se deterioren los artículos almacenados. O, incluso, que se devalúen. Una gestión eficiente del almacén ayudará a equilibrar el stock con la demanda. Y, evitará el riesgo que implica tener un almacén repleto de referencias o quedarse corto con el stock.

Por otro lado, la gestión óptima del inventario no solo aplica al ahorro de costes. O a la eficiencia en el almacén. Inventariar correctamente proporciona información de valor para el negocio. Información que permite tomar decisiones inteligentes. Por ejemplo: el stock proporciona KPIs que ayudan a determinar el precio de un artículo, qué mercancías conviene rebajar, o qué productos deben salir con más prioridad.

Utilizar la tecnología de código de barras para inventariar proporciona el dato preciso. Y almacenar ese dato en el ERP y ponerlo a disposición de las áreas de negocio que lo necesiten, mejorará los procesos y ayudará a la toma de decisiones. Por supuesto, también permitirá analizar y establecer mecanismos de control más eficaces; comprobar los niveles de stock en tiempo real y generar automáticamente nuevos pedidos o reposiciones; ayudará a identificar posibles “picos” o “valles” en la demanda y, por tanto, ajustar los pedidos conforme a una previsión realista, basada en datos históricos, estadísticas e informes de ejercicios anteriores, etc.

¿Cómo puede ayudarte el ERP de Datisa a optimizar la gestión del almacén?

Nuestra propuesta contempla la mecanización de los procesos de recepción de mercancía con multi-ubicación de artículos, localización en almacén y salida de almacén. Además, añade funciones complementarias como la reubicación, inventario e informe de discrepancias para una mayor optimización.

Nuestro software proporciona capacidad extra para analizar los inventarios totales y obtener una visión clara del stock disponible.

El ERP de Datisa ayuda a optimizar el espacio dentro del almacén, facilita el control de las existencias y con ello, el dato sobre la disponibilidad de cada artículo y su ubicación exacta en todo momento. En el artículo Facilita la adaptación del almacén a la demanda, y ahorra tiempo en la gestión de inventarios. Y, si aún quieres saber más, contacta con nosotros y te daremos más detalles sobre cómo optimizar la gestión de tu almacén.