¿Cómo hacer un balance?

El balance referencia el estado de situación financiera de la empresa hasta una determinada fecha. Activo, pasivo y capital son, grosso modo, los elementos que componen este reporte que suele realizarse al finalizar el ejercicio, a modo de balance final, sin detrimento de que, para facilitar la toma de decisiones, se realicen periódicamente otros balances.

Con la información que se obtiene en el balance es más sencillo adoptar decisiones en cuanto a inversiones, compras, solicitud de financiación o planificación de cobros y pagos, entre otras muchas cuestiones. Comienza el nuevo ejercicio y es hora de planificar objetivos y estrategias para los próximos doce meses. Pero, es evidente que, para poder planificar, primero es necesario, saber el punto real en el que se encuentra la organización.

El balance es una herramienta contable que permite evaluar la gestión de la organización hasta un período de tiempo concreto. Aporta información que permite valorar si la gestión ha sido eficiente o no, si los recursos se han aprovechado de una manera óptima o no, y, en general, indica si la empresa goza de buena salud financiera, o no.

En comparación con los datos obtenidos de balances anteriores se pueden establecer relaciones de crecimiento o decrecimiento de los activos, sobre cómo han evolucionado las deudas, en qué forma y cantidad ha variado el patrimonio de la compañía, o si se han cumplido o no los objetivos financieros que se plantearon a comienzo del ejercicio.

Activos

Lo primero de todo, con independencia de las cuestiones “estéticas” (es decir, si los activos suelen presentarse en la columna de la izquierda o de la derecha, por ejemplo), para construir el balance hay que tener en cuenta todos los apuntes relacionados con el CIRCULANTE, es decir, lo que sucede en los bancos, el inventario disponible, lo que refleja la caja, los cobros pendientes. Con ello, nos haremos una idea clara de los activos que tiene la empresa, en movimiento.

Pero hay además otro tipo de activos, los ACTIVOS FIJOS o inmovilizado, que no son tan dinámicos como los anteriores y que incluyen, entre otras cosas, maquinarias, mobiliario, edificios, terrenos, etc. El primer paso para elaborar el balance es, por lo tanto, una vez anotados los ACTIVOS FIJOS y CIRCULANTES, sumar ambos para determinar el activo total con el que cuenta la organización.

Pasivos

Como en el caso de los activos, también habrá que sumar el total de los pasivos de la empresa. Para hacerlo habrá que contabilizar, tanto los PASIVOS CIRCULANTES, es decir, las deudas contraídas a corto plazo, -pagos pendientes a proveedores, anticipos de clientes, impuestos y obligaciones con los bancos- como los PASIVOS FIJOS, obligaciones de pago contraídas a largo plazo como pueden ser los créditos o préstamos bancarios, entre otras.

Si la empresa tiene pasivos diferidos -ingresos que se hayan obtenido por adelanto de pagos- habrá de tenerse en cuenta en este momento para obtener el total de los pasivos.

Patrimonio

El PATRIMONIO es la tercera pieza con la que se compone un balance de situación y hace referencia al capital con el que opera la compañía, es decir, al capital que los propietarios o el conjunto de accionistas aportaron como inversión a la empresa más la suma histórica de pérdidas y ganancias. En el cálculo del Patrimonio deben tenerse en cuenta las acciones ordinarias, las acciones en cartera y, por supuesto, los resultados acumulados.

Lo que el balance muestra como Patrimonio simula el dinero que tendría la empresa en caso de que vendiera todo el activo del que dispone y pagara todo el pasivo que tiene comprometido.

Para finalizar con el balance hay que llevar a la práctica la siguiente ecuación: Activo=Pasivo+Patrimonio comprobando si todas las anotaciones y operaciones se han realizado correctamente. En caso afirmativo, el trabajo estará listo para ser utilizado. En caso negativo, puede que hayamos cometido algún error de contabilización, que se hayan duplicado apuntes, que se haya introducido un dato en alguna categoría equivocada, etc.

Realizar el balance a través de un ERP, además de facilitar enormemente la tarea y minimizar el margen de error, te permite disponer de la información contable que necesites en tiempo real, además de diferentes reportes financieros, muy útiles también, para la toma de decisiones inteligente.

Y, por otra parte, gracias a la disponibilidad inmediata de la información que proporciona un ERP, podremos usar el balance con la frecuencia que deseemos,  como una herramienta fundamental para la gestión.

Procesos ágiles, eficientes e inteligentes es lo que se deriva del uso de un ERP para este tipo de tareas y, en consecuencia, mejoras asociadas a la competitividad de los equipos y a la productividad de la organización.