En las pymes, una mala decisión puede acabar con la salud financiera de la empresa

Las áreas operativa y financiera están íntimamente relacionadas. Por eso, hay que ejercer una gestión coordinada”

En el ámbito de la pyme se tiende a identificar gestión comercial con gestión de ventas. Sin embargo, esta concepción, bastante simplista, es además, muy peligrosa pues no es una identidad correcta. Por lo tanto, si partimos de este enfoque equivocado, la consecuencia es que también se van a producir errores sustanciales en el diseño de los planes de acción.

Para gestionar la actividad comercial adecuadamente es necesario estar atentos siempre al comportamiento de  sus dos dimensiones fundamentales: la operativa y la financiera. Una mala gestión de las operaciones de la empresa puede conducir a un problema financiero importante.

Las decisiones operativas afectan directamente a los componentes principales del activo circulante de la empresa: saldos deudores de clientes, stock, y tesorería. Lo que significa que las decisiones de los departamentos operativos (compras, ventas, almacén, producción,…), tienen un profundo impacto financiero en la gestión, y que una mala decisión sobre, por ejemplo, qué o cómo comprar, puede acabar con la buena salud financiera de la empresa.

Por lo tanto, para que las pymes puedan gozar de una buena salud financiera, es necesario que sepan coordinar ambas áreas y que además, comprendan bien, cuáles son las interrelaciones que hay entre ambas.

La rigidez del pasivo y los problemas financieros

La rigidez natural del pasivo es otra de las causas principales de los problemas financieros relacionados con la actividad comercial.

Los componentes del activo circulante son muy elásticos: un incremento inesperado en las ventas implica que de forma espontánea se incrementan los deudores a sostener, las necesidades de existencias y las de saldos líquidos en nuestras cuentas bancarias. Sin embargo, el pasivo que debe soportar el circulante no tiene esta flexibilidad. Nuestra estructura financiera posee una rigidez que tenemos que superar cuando se producen desviaciones respecto a nuestras previsiones de negocio. En este sentido, la clave para evitar los déficits financieros y los acumulados de déficits está en que las pequeñas y medianas empresas sean capaces de dotarse de las herramientas necesarias que les permitan hacer un seguimiento proactivo de lo que sucede en el circulante y, de esta forma, ganar margen para superar las rigideces del pasivo.

Además, las necesidades financieras derivadas de la actividad comercial, son mucho más inciertas que las necesidades financieras que provocan el mantenimiento o el incremento del inmovilizado, dado que la evolución del circulante depende de muchos factores que no están directamente bajo nuestro control. Y sin embargo, a menudo nos encontramos con pymes que se enfrentan con mucho cuidado a la financiación de la compra de inmovilizados tales como vehículos comerciales, programas informáticos, etc…, pero no cuentan con mecanismos para detectar que el activo circulante se puede estar descontrolando y generando con ello, necesidades financieras mucho mayores.

Planificar para mejorar la calidad de la gestión empresarial

En este contexto, la planificación se presenta como una herramienta clave para establecer los puntos de referencia de la gestión y de la salud financiera de la empresa, de forma que a partir de un control de desviaciones hacia delante y hacia atrás en el tiempo, podamos ejercer una gestión financiera óptima de la actividad comercial.

La planificación debe hacerse estableciendo unos determinados mecanismos de control que sean capaces de “vigilar” el comportamiento de la actividad comercial en sus dos dimensiones (operativa y financiera).

Desde el punto de vista operativo, hay que cerciorarse de que se cumplen los objetivos departamentales y las directrices estratégicas de la empresa. Y desde el punto de financiero, es necesario establecer herramientas y procedimientos que permitan generar y aprovechar la documentación necesaria para ejercer el control pertinente. Cabe destacar, los presupuestos contables, los presupuestos de tesorería, los ratios como punto de referencia en la gestión, y la contabilidad analítica, entre otros, como instrumentos de valor añadido en este sentido.

La única manera de gestionar de manera eficiente todos estos apartados que confluyen en la óptima gestión empresarial, es utilizando las herramientas tecnológicas necesarias. Los ERP son capaces de presentar la información de una manera estructurada, interrelacionada y en tiempo real. Por lo tanto, un sistema que esté basado en la integración y en la coordinación del área operativa y del área financiera, permitirá llevar la actividad comercial de cualquier pyme con una buena salud financiera.