Utilizar un ERP facilita la toma de decisiones e impulsa la inteligencia de negocio

Un ERP proporciona a las pymes información de valor. Datos que aportan una visión integral, pero también, al detalle, de la situación del negocio. Estos sistemas de planificación de recursos registran y facilitan el acceso a datos relevantes. Pero, también su análisis y explotación inteligente. De hecho, una de las principales razones que explican las pymes para implementar estas soluciones es que un ERP facilita la toma de decisiones. Y el apoyo que proporcionan para poner en marcha estrategias y planes de acción personalizados.

Acceder, clasificar y analizar el volumen de datos con el que operan las pymes es una de las principales funciones del ERP. La idea es maximizar el valor de la información que aportan esos datos. Y, con ello, dotar de un conocimiento más profundo del negocio a todos los miembros de la organización. Hablamos de un conocimiento transversal, global. Es un conocimiento que sale de las áreas específicas del negocio e impulsa la colaboración entre departamentos y la toma de decisiones en tiempo real.

En términos generales, cuando una pyme implementa un ERP su objetivo es disponer de información sólida que le permita tomar decisiones inteligentes. Pablo Couso, director comercial de Datisa explica en este vídeo las claves para diseñar estrategias eficientes y poner en marcha planes de acción inteligentes:

Automatizar la entrada de datos

Disponer de datos sólidos, actualizados y consolidados es el principio básico de cualquier organización que quiera optimizar su negocio. Ahora bien, la entrada de datos puede hacerse de manera manual o automatizada. Sobra decir que los ERP apuestan por esta segunda fórmula. Y que, así, agilizan los procesos, mejoran la precisión de los datos y eliminan costes asociados a las decisiones erróneas que pudieran tomarse al tener como referencia datos erróneos, duplicados o incompletos.

Saltar de lo manual a lo automático favorece un mejor etiquetado del dato, con rastros y pistas que luego facilitan su explotación más profunda. Una explotación que se debe abordar con mecanismos basados en plantillas automáticas -importación automatizada de los datos- incluidas en las propias aplicaciones. Con un ejemplo se entenderá mejor: una de las principales preocupaciones del entorno financiero es que no cuentan con un software de gestión contable eficiente. La razón es que en algunos entornos se apuesta por un software vertical, centrado en las operaciones del día a día. Este tipo de aplicativos verticales no suelen contar con un software financiero potente. De manera que se dejan en el aire, algunas funciones claves para explotar la rentabilidad del negocio.

Por otro lado, la tecnología de integración que ofrecemos fabricantes como Datisa, te permite enlazar un software contable potente como el nuestro, con información proveniente de otra aplicación vertical. Esta integración entre sistemas hace que toda la información fluya fácilmente y que esté bien etiquetada. Con todo, el tratamiento desde cualquier área del negocio será más sencillo, con independencia de la fuente de procedencia del dato en su origen.

Entonces, si buscas un ERP para mejorar la toma de decisiones y tienes dudas, sobre cual encajará mejor en tu organización te recomiendo descargar gratis la “Guía para elegir ERP”.

Explotar los datos

Siguiendo con el ejemplo anterior del entorno financiero y los ERP contables permiten explotar los datos, sacar la contabilidad del entorno financiero, aprovechar los datos contables para gestionar –contabilidad analítica-. En este sentido, las bondades del ERP para la toma de decisiones se centran, no solo en la recogida del dato, sino en su devolución bajo diferentes prismas de análisis.

También es importante hablar de la contabilidad de costes que proporciona información de cada unidad de negocio. Permite identificar contablemente cualquier generador de costes e ingresos. Y disponer de informes completos con datos sobre la rentabilidad de cada unidad del negocio. También bajando al detalle de las diferentes áreas o subsecciones. Volvemos con los ejemplos: imagínate que hablamos de una cadena de supermercados. La idea sería identificar, dentro de nuestro sistema contable, cada supermercado. Y, más aún, dentro de cada supermercado, cada sección. Hacer un análisis vertical de rentabilidad, y gastos/ingresos de cada supermercado. Pero, también de cada una de las secciones que los conforman. Y determinar su impacto sobre el conjunto global del negocio. Es decir, sobre el CIF general.

No practicar la contabilidad analítica coloca a las organizaciones en situación de riesgo. Recuerda que la economía no es plana. Y que hay momentos expansivos y momentos de regresión. Tanto en unos como en otros, es importante identificar las unidades de negocio y su rentabilidad.  En los ciclos expansivos porque son motores potenciales de crecimiento sostenible. Y en los de contracción porque hay que tener identificados, perfectamente, los generadores de coste, para tenerlos bajo control.

La idea es acompañar el crecimiento sostenible o la contracción con información detallada. Y tomar decisiones de inversión o desinversión conforme a los criterios adecuados. Y, siempre mirando la rentabilidad y el impacto para el negocio de las decisiones que se tomen.

Inteligencia de los datos

Tenemos la información y los informes analíticos. Pero, aún podemos dar un paso más, dotando de inteligencia a los datos. Muchas veces, la información financiera parece una especie de “código” solo apto para entendidos.

En este sentido, las soluciones de BI proporcionan esa inteligencia de negocio que es crítica para la toma de decisiones. Estas soluciones ayudan a comprender mejor, por ejemplo, la información financiera, sin necesidad de tener conocimientos financieros expertos para poder interpretarla.

Los sistemas de BI, o los ERP que incorporan o facilitan la integración con soluciones BI se orientan tanto a las direcciones de áreas concretas, como a la dirección general. Proporcionan gráficos, tablas que aportan mayor precisión del dato respecto a los gráficos originales, etc. Y todo de una forma amigable, desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.

De esto se deduce que la gestión financiera o la gestión de la liquidez no es competencia exclusiva de la dirección financiera. Es algo que palpita en cada área de la organización. Y ahí, el BI también puede ayudar. Estas soluciones proporcionan información visual, gráfica y profunda de cada área de gestión relacionada con la liquidez. Es información que se trata de forma homogénea.  Datos que están repartidos por las diferentes direcciones de la empresa -comercial, gerencia, producción, finanzas, …- a los que se puede acceder fácilmente. La clave es acudir a una única fuente de datos. Y proporcionar esos datos desde la óptica que más interesa a cada entorno a la hora de gestionar y decidir.

Conclusión: Datos para decidir con criterio

Un ERP permite integrar en un único sistema los datos y los procesos que tienen lugar en varios departamentos. Es decir, un ERP “inteligente” centraliza la información y facilita el acceso -conforme al sistema de permisos establecido por el administrador- a quienes lo necesiten, en el momento en el que lo necesiten. Pero, además, registra y actualiza automáticamente la información en tiempo real. Eso hace que el seguimiento de todas las operaciones y/o transacciones proporcione una visión panorámica sobre las actividades que conforman el negocio. Y aportan una visión clara y detallada sobre el estado de situación de la organización.

La disponibilidad de informes analíticos, detallados y en tiempo real, ayudan a conformar esa imagen global y/o parcial -según proceda- del negocio. Y eso, sin duda, repercute también positivamente en la toma de decisiones más inteligentes y rápidas.

Las actuales plataformas ERP garantizan la precisión absoluta de los datos, eliminan la duplicidad y facilitan la actualización en tiempo real. Todas las operaciones se actualizan al instante por lo que se minimiza el riesgo de la inconsistencia de los datos o las repeticiones innecesarias.

Por si esto fuera poco, además de poder almacenar, procesar, compartir, monitorizar y acceder a los datos a través de un sistema centralizado, el ERP ofrece una solución de seguridad inteligente para proteger la información con la que trabaja. Algo, que, si se hace en remoto, es aún más relevante. Con todo, se justifica un importante ahorro de tiempo en los procesos asociados a la toma de decisiones, no solo operativas, sino también estratégicas, en el entorno de las pymes, gracias al uso de estos sistemas de gestión ERP.

Si necesitas ayuda para evaluar y decidir sobre el mejor ERP para tu negocio, contacta con nosotros.