Cómo escoger el mejor ERP para tu pyme

A medida que avanza el año muchas pymes han acelerado sus procesos de búsqueda de soluciones tecnológicas eficientes, en aras de encontrar un sistema que mejore la planificación de sus recursos empresariales para optimizar y/o agilizar su operativa.

Bien porque han detectado que sus sistemas actuales están desactualizados, que no incorporan funcionalidades básicas para encarar el S. XXI (omnicanalidad, multidispositivo, cloud, …), bien porque se encuentran desfasadas en cuanto a funcionalidades, velocidad, flexibilidad o capacidad de integración, es el momento de salir a buscar un nuevo aplicativo que responda a las necesidades que plantea -y planteará- el nuevo escenario digital.

¿Cuál es el mejor ERP?

Muchas pymes inician sus procesos de búsqueda bajo esta premisa. Pero se olvidan de concluir la pregunta, completando la cuestión de la siguiente forma: ¿cuál es el mejor ERP para mi empresa? Cuando se inicia una búsqueda, el enfoque principal debe ser, en realidad, el siguiente: ¿qué ERP incluye las características funcionales y tecnológicas para apoyar adecuadamente el desarrollo presente y futuro de mi negocio?

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A partir de ahí, se pueden añadir otros encuadres adicionales como:

¿Qué ERP facilita la integración con otros sistemas, aplicativos o tecnologías internas y/o externas (clientes, proveedores, Administración, …)?

¿Qué ERP es más recomendable, teniendo en cuenta el tamaño, facturación, estructura, cultura, … de mi empresa?

¿Qué ERP es más intuitivo, más fácil de usar? ¿Qué sistema exige de una formación menos técnica para arrancar el máximo de su potencial?

¿Qué ERP ofrece niveles más amplios de personalización en su versión estándar? ¿Y, de servicio?

¿Qué ERP puedo financiar y cuál se escapa de mi presupuesto?

En fin, la verdad es que podríamos plantear un montón de preguntas a la hora de establecer unas pautas para no equivocarnos en la elección. Sin embargo -asumiendo que todo es importante- te resumo cinco cosas que -sí o sí- hay que tener en cuenta a la hora de elegir un ERP:

1. Busca información para encontrar el mejor ERP que se adapte a tu caso

Antes de lanzarte a la aventura y, eso sí, después de haber analizado la situación real de tu compañía y las necesidades de gestión que puede plantear en el corto, medio y largo plazo, recopila toda la información que puedas sobre los proveedores y las soluciones ERP que proporcionan. De este modo, el proceso de selección será bastante más fluido. Sabiendo qué proveedores son los que mejor conocen tu mercado y cuáles son los que utilizan tecnología de última generación para el desarrollo de sus aplicativos, en definitiva, los más innovadores, tendrás una idea un poco más clara sobre dónde empezar a seleccionar.

2. Busca compatibilidad e integración

Siempre es interesante que la arquitectura y la plataforma de gestión que incorpores para administrar y gobernar tus recursos empresariales, primero, esté en sintonía con la estrategia TI de tu compañía y, segundo, que permita fácilmente la integración con otras soluciones que ya existan o que tengas en mente incorporar. También es interesante si se facilita la integración con soluciones de terceros, ya sean de clientes, de proveedores o de la propia Administración. La comunicación y el intercambio de datos será mucho más sencillo, eficiente y te dará la pista para saber que estás frente a uno de los mejores ERP.

En todo caso, hay que saber separar el polvo de la paja porque habrá proveedores que aseguren disponer del ajuste funcional adecuado a las necesidades específicas, no solo de tu entorno, sino de tu propia organización. La clave consiste en saber identificar qué soluciones y qué proveedores son los que realmente se alinean con las mejores prácticas, los que de verdad incluyen en su versión estándar esas funcionalidades que prometen, los que proporcionan una integración cómoda y sin “grietas”, los que, en definitiva, son lo que dicen ser.

3. El soporte es un factor clave para escoger el mejor ERP

A veces, cuando testamos diferentes proveedores de software nos centramos en que el servicio de soporte que ofrezcan sea excelente. Debe serlo, desde luego. Sin embargo, existen otros servicios adicionales que proporcionan un amplísimo valor añadido y que no siempre tenemos en cuenta en una primera selección. Los servicios de consultoría para ayudar a identificar las áreas deficitarias o los puntos de mejora en la gestión de tu empresa son fundamentales porque te ayudarán a poner el foco en lo que realmente necesitas y no tanto, en otras cuestiones más “estéticas” de la solución.

La formación es otro de los servicios a los que deberás prestar particular atención. La formación facilita el conocimiento detallado de la solución y, permite, por tanto, explotar al máximo sus capacidades. La formación es también un facilitador para el cambio. Será más probable que los usuarios empaticen con una herramienta que saben utilizar que con otra que les cuesta entender su funcionamiento. Por lo tanto, un acceso rápido a tutoriales, seminarios y cualquier modalidad formativa, así como, diferentes opciones en cuanto a contenidos, horarios y formatos, deberá ser tenido muy en cuenta en tu proceso de selección.

Que el coste quede claro

Si ya has acotado tu búsqueda, reduciendo tus opciones a tres o cuatro candidatos, seguramente pensarás que los precios de todos ellos son bastante parecidos. Sin embargo, hay varias cuestiones que influyen en el coste -perdón, en la inversión- y que no puedes pasar por alto. Compra de Licencia,  implementación y carga de datos, mantenimiento y soporte, … Deberás tener en cuenta cualquier gasto -presente y futuro- asociado a la solución para determinar el Coste Total de Propiedad (CTP) durante un período aproximado de entre 3 y 5 años. Eso te ayudará a establecer tu línea roja respecto a los presupuestos disponibles.

Si, además, determinas cuáles serán tus condiciones optimas para la financiación podrás decidir si implementar la solución comprando la licencia y alojando el aplicativo en tus servidores, o en el servidor que te recomiende el proveedor o, si prefieres utilizar la modalidad del pago por uso o el software como servicio.

En definitiva, la gestión eficiente de un negocio incluye la optimización de cantidad de procesos asociados al almacén, la producción, el entorno comercial o las finanzas. Las pymes lo saben y, por eso, han optado por utilizar un sistema que les permita planificar sus recursos, es decir, un ERP. Ahora bien, cada situación, cada empresa, cada negocio es único. Por eso, busca con paciencia hasta encontrar tu mejor opción. El mercado tecnológico, hoy, ofrece grandes posibilidades.

 

 

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