Cinco claves para gestionar con éxito una pyme

Son muchos los condicionantes que intervienen en la gestión eficiente de una pyme. También la suerte, desde luego. Sin embargo, confiar el éxito de un negocio a una buena idea o al trabajo y al esfuerzo o, a la suerte, o, en definitiva, a cualquiera de las cosas que hemos mencionado, no es ninguna garantía de que el futuro será positivo.

Por regla general la gestión eficiente tiene que ver con la combinación de varios elementos. No siempre los mismos.

Lo que le sirve a una empresa no tiene por qué ser útil para otra. Sin embargo, si intentamos generalizar, podemos encontrar algunas claves que siempre estarán presentes a la gestión óptima de una organización.

Foco, foco y más foco

Hay empresarios, emprendedores o inversores muy creativos. Es decir, personas con un gran “olfato” para los negocios, capaces de desarrollar una idea brillante en pocos minutos y dibujar un plan estratégico básico en la servilleta de un restaurante. Sí, eso pasa. Y no es tan extraño, ni por supuesto, malo. Más bien al contrario. Es envidiable esa capacidad de desarrollar una idea en tan poco espacio de tiempo.

Sin embargo, si queremos que, esa idea se convierta de verdad en un negocio de éxito hay que trabajar mucho. Hace falta mucho tiempo, mucha dedicación y mucho esfuerzo para que lo ideal se convierta en real. Y aún invirtiendo todo el tiempo del mundo, y poniendo sobre la mesa toda la dedicación del mundo, no siempre esa buena idea se acaba materializando en un negocio exitoso.

Entonces, ¿Cómo hay más posibilidades de éxito?

Más posibilidades de éxito si planificas, si comparas, si buscas, si tratas de aprender, si pruebas, si fracasas y lo vuelves a intentar, si te rodeas de un buen equipo, de una tecnología que te permita trabajar de una manera inteligente. Tener claras las metas a las que te quieres dirigir es básico para poder emprender cualquier camino.

Hoy en día, la tecnología es capaz de agilizar muchos de estos procesos de búsqueda, de planificación y de análisis para ayudarnos a tomar las decisiones más acertadas. Luego, entonces, ¿más tiempo = más posibilidades de éxito? Pues, igual, la cuestión que hay que plantear ya no es esa, sino ¿más foco y más organización = más opciones para triunfar?

Planificación, planificación y más planificación

Dejar las cosas al azar es una pésima idea, aunque a veces, nos encontramos con empresas que, sin saber, ni cómo ni por qué, resulta que se han convertido en prósperos negocios. Nos llaman la atención, sin duda, porque son una rareza. No son la norma. Lo normal, y lo que pasa la mayoría de las veces, es que las cosas no sucedan como las hemos imaginado. Ni siquiera aún cuando hemos dedicado el tiempo suficiente para planificarlas.

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Ahora bien, sabiendo que aún planificando deberás improvisar, hay que tener claro que la planificación es la base sobre la que anclar el crecimiento de un negocio. Proyectar a futuro la situación de la empresa permite preparar los recursos (materiales, humanos y económicos) que te harán falta para alcanzar la meta propuesta, te permite medir los resultados.

• Si estos son positivos, podrás replicar la situación en los años siguientes e, incluso, impulsar crecimientos sostenidos en el tiempo.
• Si son negativos, podrás analizar dónde, cuándo y por qué se produjo el desajuste entre lo que se consiguió y lo que se tenía pensado conseguir.

Es decir, planificar ayuda a establecer metas realistas, ayuda a que todos sepan hacia dónde se dirige la empresa, qué quiere lograr y, sobre todo, cómo tiene pensado conseguir su propósito; ayuda a corregir desviaciones y, ayuda, en definitiva, a establecer una hoja de ruta detallada para iniciar un viaje en el que se podrán tomar decisiones proactivas y con perspectiva.

La planificación será un punto de referencia para saber cuál es el destino de la organización a corto, medio y/o largo plazo y, en todo caso, para dar prioridad a los aspectos relevantes del negocio.

Flexibilidad, flexibilidad y más flexibilidad

Planificar no significa “encorsetar” el funcionamiento de una organización. Una empresa, y, más aún, una pyme, debe ser flexible. Ya hemos dicho que, aunque se planifique todo, es muy probable que haya que reajustar procesos, personas, servicios, etc.

Para hacerlo de una manera eficiente, es necesario, primero, saber qué hay que modificar y por qué, pero segundo -y no menos importante- ser flexibles para impulsar el cambio.

A lo largo de su vida (los negocios nacen con el convencimiento de que serán duraderos) las empresas experimentan muchos cambios, no solo en sus operaciones, también en sus propias estructuras. Hoy estamos en plena transformación digital y, eso sí que implica un cambio radical.

Las pymes deben trabajar sobre la base de la flexibilidad y la predisposición positiva al cambio que, dicho sea de paso, es algo natural y constante.

Y, la flexibilidad no solo es necesaria para encarar los cambios. También es útil y necesaria para detectar nuevas oportunidades y aprovecharlas, para identificar posibles riesgos y esquivarlos, para adquirir nuevas habilidades y conocimientos que impulsen el crecimiento, para dar cabida a nuevos y, quizá, “inesperados” talentos, etc.

Ser flexible te da la posibilidad de adaptarte mejor también a nuevas exigencias del mercado, marcadas, ya sea por clientes, por proveedores, por la competencia o, incluso, por los propios empleados.

Formación, formación y más formación

En el momento en el que una empresa, o sus responsables, mejor dicho, creen que ya lo han aprendido todo sobre el negocio, es cuando este empieza su declive. Siempre hay que tener la mente abierta al conocimiento, a descubrir nuevas fórmulas de trabajo, nuevos procesos, nuevas tecnologías que apunten a maximizar la eficiencia. Quizá no sea necesario abordar nuevos mercados, o abrir nuevas líneas de negocio, o quizá, ni siquiera sea necesario ampliar o fidelizar la cartera de clientes, pero siempre será posible, mejorar el modo en el que se hacen las cosas.

O, lo que es lo mismo, innovar. Aunque se ofrezcan los mismos productos/servicios, al mismo tipo de cliente, siempre se podrá buscar la mejora en la eficiencia de los procesos, tratar de ser más ágiles, mejorar la seguridad de la información con la que se trabaja, qué tecnología puede ayudar a prestar un mejor servicio o a producir de un modo más eficiente y/o sostenible…

Ya hemos dicho que los cambios son la constante de los negocios. Puede que tu empresa no tenga previsto un cambio. Pero el mercado, el entorno cambia y la empresa sí o sí deberá acompasar esos cambios y deberá tener las herramientas, pero también la formación necesaria para hacerlo con éxito. Así que, aprovecho que ayer fue San Jordi para recomendarte un interesante libro de Luis Berastain “Aprender a innovar en una pyme” del que puedes sacar grandes conclusiones.

Tesorería, finanzas,… números, números y más números

En tres puntos críticos de las finanzas que una pyme debería controlar quedaba claro lo importante que son los números para cualquier organización. La contabilidad, la tesorería, las finanzas, en definitiva, ayudan a mantener el orden dentro de una compañía porque muestran una imagen de su situación real, desde el punto de vista económico y, evidentemente, ayudan a tomar las mejores decisiones.

Los números no suelen ser, precisamente, los más “populares” en un plan de negocio. Sin embargo, el éxito o el fracaso de una empresa siempre se medirá en función de sus registros financieros. Capitalización, inversiones, amortizaciones, ingresos, gastos, Cash Flow, circulante, etc. todos son conceptos que pueden marcar la dirección -hacia arriba o hacia abajo- de una empresa. Mejor controlarlos, ¿no?

Hoy las pymes disponen de soluciones tecnológicas para ayudarles a gestionar su contabilidad, su tesorería o sus finanzas, en general, por lo que, aún sin ser un experto en los números, el negocio puede estar controlado.

Julio Mata Melo en Introducción a la contabilidad financiera de las pymes trata de facilitar la aplicación de la normativa contable en las pequeñas y medianas empresas. Y, en todo caso, no desesperes, la gestión financiera también puede ser divertida.