Tres puntos críticos de las finanzas que una pyme debería controlar

Las finanzas o la gestión financiera no es la clave de un negocio. Un negocio se construye alrededor de una buena idea, un buen producto/servicio y una red de ventas y distribución óptima. Pero, un negocio no progresará si la gestión de sus finanzas no es efectiva.

¿Qué quiero decir? Básicamente que, aunque las finanzas no son el corazón de las empresas sí que es necesario implementar una gestión óptima de las mismas para evaluar, racionalizar y hacer sostenible el negocio. Es decir que, si las empresas no arrojan dividendos o si no pueden crecer y repartir o reinvertir sus beneficios, es muy probable que acaben por desaparecer.

Grosso modo se me ocurren algunas ideas que pueden ser relevantes a la hora de gestionar las finanzas de una pyme. En concreto tres. Son las siguientes:

Siempre positivo, nunca negativo

Si eres aficionad@ al fútbol seguro que te suena esta frase, aunque Louis Van Gaal, por entonces, entrenador del FC Barcelona, la pronunciara al revés (siempre negativo, nunca positivo). Me viene al pelo esta frase para explicar que lo primero y más importante para la gestión óptima de las finanzas de una pyme es que el flujo de caja -las entradas y salidas de efectivo en un período de tiempo concreto- esté siempre en positivo.

Ahora, decirlo es siempre mucho más fácil que conseguirlo. Como sucede la mayoría de las veces, la teoría suele ser mucho menos complicada que la práctica. En este caso, para gestionar de una manera inteligente las finanzas de una pyme pienso en la previsión, en el seguimiento y en el control exhaustivo de los cobros y en la minimización de los gastos, también gestionando de una manera eficiente la compra y almacenamiento de existencias.

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Disponer de las herramientas tecnológicas adecuadas, o sea, de un ERP financiero avanzado permitirá no solo realizar todas estas funciones, sino que, además, y muy importante, gracias a las previsiones de tesorería podremos prever ciertos gastos o ingresos y, con ello, proyectar cualquier posible incidencia que se dibuje en el futuro. Disponer de la información con suficiente antelación te permitirá anticiparte y actuar en consecuencia para revertir una situación que, de producirse, sin conocimiento previo o aviso, puede resultar catastrófica.

Paga cuando debas, cobra cuanto antes

A veces parece que las pymes tienen miedo a exigir el cobro por los servicios prestados o los productos servidos. Esa especie de timidez o de inseguridad que muestran las pequeñas y medianas empresas, sobre todo si se enfrentan a compañías de las que dependen gran parte de sus ingresos, debería desaparecer. Es justo cobrar. Y esto, la gestión de los cobros es otro de los puntos críticos de las finanzas de una empresa.

No solo cobrar, sino controlar que el pago de los clientes se efectúa según el tiempo y la forma, acordados. Si se detecta que un cliente se demora en el pago de sus deudas hay que llamarle antes de que venza el plazo pactado por ambas partes e insistir -con sutileza- pero insistir, las veces que sean necesarias. Un ERP financiero facilita el seguimiento y control de los cobros y, también, ayuda a detectar los impagados, los cobros pendientes, los clientes que representan mayor riesgo, etc.

Pero ¡ojo! igual que se quiere cobrar, también se debe pagar a los proveedores según las condiciones acordadas eso ayudará a estrechar los vínculos, a generar confianza y a fortalecer la imagen de la organización.  Automatizar los pagos y visualizar cuándo, de qué manera se van a producir, así como los destinatarios de nuestro dinero ayuda y mucho a mantener la solvencia financiera intacta.

No te quedes sin saldo

Que la empresa tenga liquidez no solo es una ventaja, casi diría yo, que se puede hablar de exigencia. La liquidez no es lo mismo que la solvencia. Una pyme puede ser valiosa por los bienes que posee, pero, a su vez, presentar problemas de liquidez si no es capaz de hacer efectivos sus activos.

No tener liquidez puede acarrear un incumplimiento grave de las obligaciones adquiridas, pero también, un incremento del coste financiero por demorarse en el pago, cerrándose las puertas a posibles créditos futuros que pudiera necesitar.

Resumiendo, si una pyme se quedara sin liquidez podría tener problemas para hacer frente no solo a sus pagos ocasionales sino para abordar el gasto implícito del día a día del negocio (pago a proveedores, a trabajadores, etc.) y eso podría provocar incluso su quiebra. Por lo tanto, la liquidez en positivo es un requerimiento necesario para que las pymes puedan atender sus necesidades pago o inversión en el corto plazo, pero también, para hacer frente a todas las contingencias que se pudieran presentar sin previo aviso.

Un ERP de gestión financiera facilita la revisión permanente de la capacidad de pago de la pyme, es decir, muestra la situación real de la organización para afrontar sus compromisos y evitar que pueda acometer gastos excesivos a los que no podría hacer frente.

En definitiva, la gestión financiera de una pyme es un aspecto extremadamente delicado. Y dentro de esta especialidad de la que depende en gran parte el éxito o fracaso de un negocio creo que sus tres puntos críticos son:

• Cash Flow positivo
• Control eficiente de cobros y pagos
• Niveles de liquidez solventes

A partir de aquí, también es importante identificar o, mejor dicho, seleccionar las fuentes de financiación óptimas, simplificar el acceso a informes y reportes que aporten una imagen clara del estado de situación de la organización a nivel financiero y, siempre, mantener el control exhaustivo sobre la función financiera.