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Ventajas de la integración de ERP y CRM

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ERP y CRM son dos aplicativos que, aunque buscan un mismo fin, es decir, optimizar la gestión del negocio, lo hacen a través de enfoques diferentes. Mientras que un ERP apuesta por automatizar los procesos internos de las distintas áreas que componen la empresa, un CRM se centra en la gestión de los clientes y, en el incremento de las ventas. Pero ¿qué ventajas aporta a las pymes la integración de ambos aplicativos?

Como decía, ERP y CRM son dos soluciones que se complementan a la perfección y que, ambas, cada una en su parcela de gestión, buscan la máxima eficiencia de los recursos.  En “CRM vrs ERP, en qué se diferencian y qué ventajas aporta cada uno”, ya dejamos claro que son aplicativos distintos. Pero, lo que parece claro es que combinar la optimización de la gestión empresarial con la mejora de las relaciones con los clientes, es una buena opción para cualquier empresa que busque no solo incrementar sus ventas, sino, competir en el actual entorno de transformación en el que nos encontramos.

En términos generales la integración entre ERP y CRM mejora la eficiencia de los procesos comerciales y simplifica la toma de decisiones, ya que, se puede acceder a todo tipo de información relevante. Integrar los datos de cuentas y clientes proporciona una combinación de funcionalidades óptima que permite mejorar el workflow en todas las tareas que tienen que ver con la gestión comercial y con la gestión de las ventas.

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La conjunción del trabajo que realiza el CRM sobre los clientes y el ERP sobre el resto de los procesos internos es lo que pone a la organización en la mejor disposición posible para tomar decisiones inteligentes. Ahora bien, analicemos uno a uno, los principales beneficios que proporciona a una pyme la integración entre su ERP y su CRM.

Datos consolidados, ni duplicados, ni desactualizados

Una de las principales razones por las que se debe integrar un ERP y un CRM es la calidad de los datos resultantes. Es decir, la comunicación e interacción entre ambos aplicativos permite que, al introducir un dato en una plataforma, automáticamente la información se actualice también en la otra. De esta forma, la conexión entre la información es inmediata y se obtiene una imagen actual y total de todas las interacciones que se producen en el negocio.

Disponiendo así de la información, si cualquier persona dentro de la organización un departamento concreto inicia una tarea, la que sea, por ejemplo, contacta con un cliente -o potencial-, le propone x productos o servicios, recibe respuesta afirmativa o negativa, le plantea determinadas condiciones -en cuanto a precio, o entrega, o fórmulas de pago-, una vez que el proceso debe continuar o finalizar en otro área o debe ser concluido por otra persona diferente a la que inició la operación, la información estará disponible con un solo clic. Será más fácil la personalización de la oferta y también el ajuste a los requerimientos, planteados por el cliente, en cualquiera de las fases del proceso.

Acceso rápido a la información

Las prisas no son buenas consejeras. Eso lo llevo oyendo en casa desde que era bien pequeña. Y es una afirmación de esas que sientan cátedra cuando ejerces en el entorno profesional. Dependiendo de la formación, las habilidades o la carga de trabajo, será más o menos fácil acceder a la información que se demanda. Eso es una realidad. Pero, si la tecnología proporciona las herramientas adecuadas para acceder de manera segura, sencilla y RÁPIDA, a la información que se necesita, lo cierto es que será más fácil utilizar ese tiempo extra para dedicarlo a otras funciones más valiosas para el negocio.

Y más aún. Ahorras tiempo que puedes dedicar a establecer estrategias, a buscar nuevas oportunidades de negocio o a impulsar el crecimiento de la organización, sí, pero, además, automáticamente mejoras el servicio que le prestas a tus clientes. ¿Cómo? Manejar la información adecuada te proporciona el conocimiento necesario para hacer mejor el trabajo. Conocer qué pasa en cada momento, qué quiere el cliente, qué se le ha ofrecido, a qué precio o bajo qué condiciones, no hace falta preguntar, puedes adelantarte, ser proactivo. Y eso, de puertas para afuera, mejora no solo la operativa de tu negocio, también la imagen que proyecta.

Compartir, intercambiar y relacionar

En la era digital se apuesta por compartir e intercambiar, por facilitar la relación interdepartamental, por la transparencia y la inmediatez. La integración de ERP y CRM incide en el acceso al dato actualizado. Cuando un cliente hace un pedido, o simplemente, cuando demanda información concreta sobre un producto o servicio, o sobre una entrega o una factura, la empresa debe ser capaz de facilitarle una respuesta clara y veraz inmediatamente. Para eso, la persona encargada de hacerlo deberá poder acceder al dato de forma directa y autónoma sin tener que pasar por diferentes áreas o responsables para obtenerlo.

Un sistema integrado proporciona a todos los miembros de la organización la capacidad de acceder de manera sencilla y ágil a la información completa que necesiten. Eso sí, esta afirmación hay que matizarla, dejando bien claro que la empresa deberá establecer y dejar bien clara su política de permisos para que la información sea accesible solo para quien esté autorizado.

Seguimientos más eficientes

De poco sirve proponer y proponer si no se tiene conocimiento real de los resultados que arrojan esas propuestas. Es decir, la integración entre ambos aplicativos ERP y CRM no solo permite gestionar de manera más eficiente las propuestas comerciales (CRM) en pedidos reales (ERP), sino que, facilita el seguimiento de lo ocurrido con un cliente en cualquiera de las etapas de su relación con la empresa.

Seguir el proceso de venta de principio a fin permite comprender mejor lo que sucede en cada una de las etapas que lo componen. Además, teniendo en cuenta que durante el proceso se habrán integrado los datos de un determinado cliente con la información sobre los gastos e ingresos que aporta, será más fácil establecer la relación directa sobre el margen de beneficio que aporta para determinar, por ejemplo, qué clientes son más o menos rentables, podrás establecer pautas de facturación o predecir cuándo y cuánto ingresará la empresa por una determinada operación.

En definitiva, la integración de CRM y ERP apunta a la optimización de los procesos de negocio, cada uno desde su entorno, pero trabajando en conjunto. Es decir, desde la individualidad a la globalidad. Las pequeñas y medianas empresas se benefician de esta tecnología que impacta sobre la operativa de su negocio porque imprime el sello de la colaboración, también entre departamentos. Las diferentes áreas que componen la organización no son rivales, son aliadas. La integración entre ambos aplicativos facilita a la gerencia el control sobre las operaciones realizadas y eso impactará, sí o sí, sobre la productividad, la rentabilidad y las ventas.

 

 

 

 

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