Factura electrónica (2): Condiciones, Ventajas e Integración en los sistemas de gestión

En el mes de octubre escribíamos un primer post sobre este tema. Ahora a raíz del nuevo Plan de Difusión de la Factura Electrónica que ha puesto en marcha el Ministerio de Industria Turismo y Comercio, retomamos este tema.

Esta iniciativa pretende dar un nuevo impulso a la ciudadanía y a las empresas para que adopten la utilización de esta herramienta.

Nosotros vamos a destacar algunos de los puntos que consideramos importantes para la implantación de la factura electrónica en la pyme

Condiciones para la realización de la factura electrónica

Para considerar que la facturación electrónica se está realizando con todas las garantías legales, no es suficiente con recibir o emitir una factura en cualquier formato electrónico. Se deben cumplir con tres requisitos fundamentales:

• Utilizar algún formato electrónico de factura válido. Hay multitud de ellos con mayor o menor complejidad: EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros.

• Es necesario que se dé una transmisión telemática (tiene que partir de un ordenador, y ser recogida por otro ordenador).

• Este formato electrónico y transmisión telemática, deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida.

Aquí el quid de la cuestión es la firma electrónica reconocida. Esta viene definida en España por la ley 59/2003 de Firma Electrónica. Según explica la AEAT en su portal, está basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. En España, la principal Autoridad de Certificación es la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) Los certificados electrónicos válidos para firmar documentos digitalmente son distribuidos por las autoridades de certificación.

Ventajas de la Factura Electrónica

Sobre este tema se han escrito multitud de artículos, nosotros queremos destacar brevemente algunas de las ventajas que nos parecen más significativas para la empresa:

• Reducción de la carga administrativa: menor tiempo en la emisión de facturas, obtención de cada uno de los tipos de formatos de forma automática en función del cliente, posibilidad de registro automático en el sistema ERP (este punto lo comentamos más adelante)

• Ahorro de costes: La utilización de la factura electrónica nos permite reducir los costes de emisión de facturas en más de un 30% (emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.)

En la emisión de facturas además podemos destacar la mejora en el servicio a los clientes ya que la transacción electrónica permite una mejor eficiencia en la emisión de facturas mejorando los procesos administrativos del cliente.

Mientras que en la recepción de facturas obtenemos dos ventajas adicionales:

• Minimización del margen de error humano, como la perdida de información o el extravió de documentos. Mejora de la disponibilidad y fiabilidad de los datos.

• Garantías de seguridad en el proceso gracias a que la utilización de la firma electrónica minimiza la probabilidad de falsificación de facturas.

Integración en los sistemas de gestión

La integración de la factura electrónica en los sistemas de gestión empresariales, tanto de las pymes como de las grandes empresas, tiene una doble vertiente. Por un lado, está la problemática de emisión de facturas, cuya solución técnica resulta relativamente sencilla. Se trata de conseguir que el sistema, debidamente homologado, sea capaz de generar la factura electrónica en vez de la factura en papel, utilizando cualquiera de las normas y formatos existentes. Para aprovechar el uso de la factura electrónica, más allá del simple ahorro de papel, el sistema de expedición de facturas debe estar integrado con pedidos, control de almacén, contabilidad, registro de facturas y tesorería.

Dados los estándares hoy por hoy más extendidos, lo normal es que dicho sistema contemple por lo menos estos tres: ficheros pdf con firma digital, y ficheros xml en varios formatos, incluyendo el que utiliza la administración factura-e. La dificultad informática de expedición de facturas, sin embargo, es muy inferior al proceso necesario para su recepción e incorporación al flujo de gestión de la empresa.

En el caso de que entre el programa de recepción de facturas electrónicas y los sistemas de gestión de la empresa no exista una integración, los datos de la misma por supuesto pueden introducirse de manera manual, pero en este caso, gran parte de las posibles ventajas de la factura electrónica se desvanecerían. Así, de lo que se trata es de ir más allá, facilitando una incorporación automática de los datos de cada factura al sistema de gestión de la empresa, a través de un proceso de registro y contabilización automática de facturas, con conciliación automática de albaranes.

Se trataría de contar con un sistema capaz de leer múltiples formatos de facturas electrónicas y de introducirlas dentro de un ERP, completándose a continuación todo el ciclo administrativo, contable, de tesorería, de almacén o de inmovilizados, etc.