Gestión inteligente para disfrutar de la Navidad

¿Gestión inteligente? Es lo que tiene la Navidad, que parece que el mundo se detiene y que nos ataca un maravilloso sentimiento de bondad que, por otra parte, difícilmente nos llega hasta fin de año. Sea como sea, aprovechemos el espíritu navideño para ser un poco mejores -también en el trabajo- y para hacer las cosas igualmente, un poco mejor.

Claro. Lo entiendo perfectamente. Si te hablo de Navidad, en un entorno doméstico, pensarás en la familia, las cenas navideñas, el turrón, la lotería… Si te menciono la Navidad, en un entorno profesional -además de las típicas comidas de empresa- seguro que piensas también en cerrar los temas que tienes pendientes para poder desconectar estos días, dejar todo bien planificado para que la vuelta no sea un día de locos e, incluso, organizar tus tareas para que -en la distancia- si fuera necesario, puedas consultar algunas cuestiones que pueden ser estratégicas para el negocio. Porque, por si no te has dado cuenta, las empresas en vacaciones no descansan.

La cuestión clave es ¿cómo lo hacemos? ¿cómo encajamos el final del año en un momento en el que, además de abordar los cierres y el análisis de los resultados, las compañías ya piensan en el ejercicio siguiente, en fijar objetivos, en definir estrategias, en establecer presupuestos…? ¿cómo mantenemos el tipo en un día a día en el que debemos encajar las tareas cotidianas, con los extras que implican acabar un año y empezar otro?

Es evidente que dejar todo para el último momento es una de las peores cosas que podemos hacer, pero también, por desgracia, es algo que sucede bastante más a menudo de lo que nos gustaría. En todo caso, te propongo algunas ideas para salvar estos últimos días de diciembre y no morir en el intento.

Archiva, revisa y analiza -poco a poco-

Si regularmente acometes la labor de revisar y analizar con tus equipos las tareas y los resultados obtenidos -quizá una vez al mes- además de tener una perspectiva mucho más clara de lo que está pasando en tu departamento, será mucho más sencillo reportar la información que se necesite sobre tu área en cualquier otro entorno de la empresa.

Pero, además, visualizar los datos te permitirá reaccionar a tiempo ante cualquier eventualidad -positiva o negativa- y actuar en consecuencia. Ser proactivo es siempre mejor que tener que reaccionar ante los hechos.

Comparte e intercambia

No tengas miedo a compartir la información -siempre que esta no esté sujeta a permisos que limiten su intercambio-. Compartir los datos no solo entre los miembros del equipo sino con otros profesionales del entorno corporativo permitirá obtener una visión más completa de la empresa, a unos y a otros. Siempre será más fácil trabajar conociendo lo que nuestro trabajo representa en el conjunto de la organización que si lo hacemos únicamente mirando a nuestros propios beneficios.

Es decir que, si solamente trabajamos con la información que se maneja en nuestro departamento podríamos correr el riesgo de tomar decisiones equivocadas. Pudiera darse el caso de que nuestros objetivos se cumplieran con creces, pero que, por el contrario, la viabilidad de la empresa se viera comprometida. Por ejemplo, se puede vender mucho -objetivos comerciales cubiertos- pero no disponer de tesorería suficiente para hacer frente al pago de proveedores, etc…- Por lo tanto, comparte e intercambia, trabaja en equipo, colabora.

Comunica y se transparente

La transparencia y la capacidad de entenderte con tus colaboradores es una cuestión estratégica, pero no solo al final del año. Ahora bien, todos sabemos que estos últimos días son de ataque, primero porque son muchas las cosas que debemos dejar cerradas y segundo, porque los recursos escasean -muchos empleados seguro que ya están de vacaciones-. Sin embargo, si durante el año, te muestras transparente respecto a las tareas estratégicas, los retos establecidos en el departamento, el impacto que tus resultados tienen sobre el resto de la corporación, será más fácil, primero que todos entiendan cuál debe ser su trabajo, los tiempos que manejan, las herramientas que tienen a su disposición, etc. Y, segundo, que cuando se necesite un esfuerzo extra, la gente responda en positivo, porque sabrán las razones que han motivado ese pico de trabajo y, por supuesto, también los efectos obtenidos, fruto de su implicación adicional.

Tienes recursos, ¡utilízalos!

Tus recursos son los empleados, la tecnología, el tiempo, tú mismo… Utiliza todo lo que te permita ser más eficiente. Delega en personas de confianza, reparte el trabajo para que nadie esté sobrecargado en exceso, escucha las propuestas de tus empleados para optimizar los procesos.

Con respecto a la tecnología, la tienes a tu alcance para ayudarte, para que puedas avanzar con más seguridad y más rápido. Para evitar que cometas errores, para hacer las cosas mejor, para ser más efectivo en tu día a día, para analizar y para planificar. Es un recurso disponible durante todo el año ¿por qué te entran las prisas en diciembre? Practica la gestión inteligente, tu ERP te lo permite.

Se previsor, nunca se sabe

Es una de las claves del management moderno: estar siempre alerta. Ahora bien, estar alerta implica poder reaccionar a tiempo. Es decir, prevenir no solo lo que pueda pasar, sino prepararse para abordar la situación que se derive, aunque estés en la otra parte del mundo. La toma de decisiones ya no se circunscribe a un entorno -físico- concreto, ni tampoco a un espacio temporal acotado al horario laboral. Hoy las fronteras se han desdibujado y el mundo y el tiempo se han hecho mucho más flexibles. Por eso, tú también has de serlo.

La flexibilidad implica -o debería- la capacidad para reaccionar sin rigideces. Si hay que tomar una decisión trascendental tienes que estar habilitado para hacerlo en cualquier momento y desde cualquier lugar, debes tener la capacidad para acceder fácilmente a la información que necesitas para decidir y debes tener las herramientas tecnológicas necesarias para comunicarte con quien proceda.

Si después de todo, consigues reducir el estrés del final de año, empezarás el nuevo ejercicio con una dosis extra de motivación. Habrás disfrutado de la Navidad y quizá, es espíritu navideño te habrá predispuesto a favor. Y si no: estate muy atento: el Sorteo de la Extraordinario Lotería empieza mañana a las 08:00h.