Gestionar facturas impagadas, un reto para las pymes

El coste de gestionar facturas impagadas tiene un gran impacto sobre el negocio. Los impagos ejercen presión sobre la liquidez disponible, y por tanto sobre las necesidades de financiación del circulante. En algún caso, incluso obligan a posponer inversiones. Y, pueden llegar a poner en serias dificultades financieras a la empresa. En términos generales el impago de las facturas obliga a las pymes a sumar facturación adicional para compensar la falta o retraso de ingresos. O, a buscar fuentes de financiación “rápidas” para continuar con la operativa del negocio.

El impago de una factura se puede producir tras la expiración del período acordado entre proveedor y cliente. Porque exista alguna disconformidad del cliente respecto a los productos/servicios adquiridos. O por dificultades económicas súbitas que impidan hacer efectivo el pago.  Todas las empresas en mayor o menor medida se han visto afectadas por el impago de algunas facturas.

Sin embargo, son las pymes, las que sufren las consecuencias más graves. Generalmente, porque tienen menos recursos financieros, para hacer frente a la ausencia de ingresos contabilizados. Y, por tanto, muestran más vulnerabilidad. La cuestión entonces está, primero en llevar un exhaustivo control de cobros y pagos. Y, en cualquier caso, buscar el modo de compensar el impacto negativo en el flujo de caja para poder seguir haciendo frente a las obligaciones recurrentes de la organización.

Según los últimos datos publicados por el Observatorio de la Morosidad de Cepyme, la morosidad de las empresas se dispara a un 15,8% interanual. Lo que supone que la deuda comercial con retraso en el pago asciende a los 264.567 M€.

Abrir la caja de las reservas puede aumentar el riesgo de sufrir un colapso financiero. Mientras que, incrementar la facturación, implica tiempo.

Las pymes tienen diferentes alternativas que van, desde acudir a las reservas financieras de la empresa, hasta aumentar la facturación y sus márgenes de beneficios. Ahora bien, abrir la caja de las reservas puede aumentar el riesgo de sufrir un colapso financiero. Mientras que, aumentar la facturación implica tiempo. Y, lamentablemente, como apuntan desde la empresa española de ERP para pymes, Datisa, los problemas financieros no esperan.

Pablo Couso, director comercial de Datisa dice que “la mejor solución pasa por prevenir los posibles descubiertos potenciales a los que podría hacer frente la organización. Es decir, utilizar un sistema de facturación eficiente con el que llevar al día los procesos de cobros y pagos. Un sistema que permita, además de gestionar facturas impagadas, identificar los posibles puntos de fricción. Y que ayude a tomar decisiones sobre la marcha, en función de los diferentes escenarios que pueden plantearse”.

Una factura impagada es una pérdida económica para la organización. Lejos de ser un problema secundario, las deudas pendientes de cobro o, impagadas, representan una clara amenaza para la supervivencia de un negocio. De ahí la importancia de integrar un sistema de gestión de cobros y pagos para garantizar la prevención de este riesgo de impago en la operativa del día a día.

Es importante integrar un sistema de gestión de cobros y pagos para garantizar la prevención del riesgo de impago en la operativa del día a día.

Establecer un protocolo en el sistema de administración financiera para gestionar facturas impagadas también ayudará a identificar potenciales problemas antes de que se conviertan en problemas reales. Estos son algunos de los pasos que se deben incluir en un protocolo de gestión financiera:

1. Contar con información clara, veraz y actualizada sobre los clientes: situación legal, salud financiera, etc.
2. Solicitar un depósito económico, a modo de anticipo, para cada pedido superior a un importe concreto.
3. Enviar recordatorios sistemáticos o alertas automáticas, cuando se acerque la fecha de vencimiento.

En cualquier caso, establecer un workflow adecuado y automatizar determinadas tareas ayudará a optimizar el tiempo dedicado a la gestión de las facturas impagadas. Pablo Couso recuerda que “el tiempo es dinero y que, si se pierde tiempo en estas funciones, se pierde dinero que difícilmente podrá recuperarse”.

Sobre Datisa

Datisa es uno de los principales desarrolladores de software de gestión empresarial para pymes en España. El ERP de Datisa, disponible también para entornos Cloud y modelos SaaS, ofrece una completa gama de soluciones que incluyen aplicativos financieros, de gestión comercial y compras, y programas para el control de la facturación y del almacén. Su objetivo es ayudar a las pymes a gestionar con eficiencia sus procesos financieros y administrativos ofreciendo soluciones innovadoras, diferentes y con valor añadido.

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