Implicación de la gestión de compras en la cuenta de resultados

Gestión de compras

Todas las PYMEs son conscientes de la necesidad de optimizar sus procesos de facturación y cobro, ya que las consideran como el pilar de su negocio. Pocas son, sin embargo, las que dedican la misma atención a la gestión de proveedores y compras: un proceso cuya automatización con frecuencia se pasa por alto.

La adecuada gestión de compras, sin embargo, puede incidir de manera muy positiva en los resultados globales de estas compañías, dado que sus resultados de explotación no dependen únicamente de lo que se ingresa, sino de una óptima relación gastos-ingresos.

La apropiada gestión de proveedores y compras exige la interrelación y la colaboración de tres áreas de la empresa: el propio departamento de Compras (que estudia las necesidades de reposición de la mercancía, la selección de los proveedores o la negociación del precio); Almacén (que regula todas las entradas y salidas de la mercancía) y Administración (que se encarga del registro de facturas, la contabilidad o control de pagos).

Especialización y trabajo en conjunto

Cada una de estas áreas de la PYME requiere especialización en la ejecución de sus tareas, pero las tres necesitan, al mismo tiempo, poder funcionar de manera integrada, para lo que deben estar coordinadas entre sí garantizando que no se pierde información.

A modo de ejemplo, cuando el almacén recibe la mercancía solicitada, es conveniente comprobar si la misma cumple los requisitos del pedido. De igual manera, al recibir una factura de un proveedor, el departamento de administración deberá comprobar que se está facturando acorde a la mercancía recibida.

La gestión del proceso de compra, de este modo, pasa por varias fases y por estos tres departamentos, donde cada área necesita información de la fase anterior y, a su vez, deja información acerca del resultado de sus gestiones para la fase siguiente.

El inadecuado control del proceso de compras puede generar importantes costes adicionales para las empresas. Su control manual, por otro lado, implica un esfuerzo considerable, además del peligro de cometer errores.

Las soluciones ERP, una ayuda para la PYME

Como herramientas en apoyo a la gestión de las compras en la PYME, las soluciones ERP permiten optimizar la gestión de este proceso desde cada uno de los departamentos mencionados, a través de dos niveles:

• Por un lado, estas soluciones facilitan a cada departamento las herramientas necesarias para su especialización, permitiendo la seguridad en la toma de decisiones y en la ejecución de las acciones. Así, el departamento de compras podrá efectuar un control de existencias, estudios de previsión de consumos de materias primas o un análisis de históricos de artículos y proveedores.
• Por otro lado, en el almacén se podrán gestionar los albaranes, depósitos o las devoluciones, mientras que el departamento de administración podrá llevar a cabo un registro de las facturas recibidas, la conformación de las facturas de compra con los albaranes de entrada o las previsiones de pago.

En segundo lugar, estas soluciones permiten el máximo aprovechamiento de la información registrada, coordinando las distintas fases de la compra. Así, estas fases se encadenan, controlando el estado de los pedidos a proveedores, los albaranes de entrada o las facturas recibidas con sus previsiones de pago. Además, las soluciones ERP permiten la trazabilidad de estas acciones, permitiendo saber en todo momento el estado de cada una de las fases del proceso de compra de manera relacionada.

Además, las nuevas tecnologías de comunicación permiten de forma económica y segura el trabajo en tiempo real de empresas cuyos departamentos o delegaciones se encuentren en diferentes entornos físicos.

Existen soluciones ERP que, con la adecuada estructura de red y de sistemas de seguridad, hacen posible la centralización administrativa de los procesos de compra y de la toma de decisiones, además de la plena coordinación con todos los centros de trabajo.

Por otro lado, es importante destacar que el interés del control de compras no se reduce sólo al ámbito de las empresas industriales o comercializadoras de mercancías, sino que también aparece en las empresas de servicios. Si bien es cierto que estas empresas no suelen tener necesidades de control y reposición de almacén, también lo es que en entornos con varios centros de trabajo se hace necesario llevar un control de lo que cada departamento o delegación pide y compra, para poder llevar una gestión administrativa centralizada con plenitud de control.