La Gestión de Inmovilizados 360 grados (1)

El inmovilizado de la empresa está formado por su estructura fija, por los activos que se adquieren como capital necesario para el desarrollo de su actividad económica. No son por tanto objeto de tráfico comercial, sino que se incorporan como inversiones permanentes con la intención de que aporten rentabilidad futura a la compañía.

Maquinaria, aplicaciones y equipos informáticos, edificios, elementos de transporte, patentes,… son ejemplos de activos inmovilizados con los que las organizaciones desempeñan su actividad.

Su gestión y control es por ello vital, dado que la proyección de una empresa dependerá siempre de la eficacia en la gestión de sus recursos.

Cuando hablamos de una aplicación de gestión de inmovilizados, normalmente la primera interpretación que hacemos nos hace pensar en un programa que realiza cálculos de amortizaciones.

Pero, desde nuestro punto de vista una aplicación de gestión de inmovilizados con una visión 360 grados debe volcar su desarrollo funcional en torno a la cobertura de tres grandes objetivos:

1.- Dar solución contable a la problemática de los activos fijos

2.- La optimización del beneficio financiero-fiscal

3.- La gestión de localizaciones y ubicaciones

La valoración económica de los activos

El valor de un inmovilizado evoluciona en el tiempo, es consecuencia de los hechos que acontecen a lo largo de su vida, de su histórico económico. A estos hechos les llamamos movimientos económicos. Hay dos tipos de movimientos económicos: los que se conocen con precisión, y los que se estiman con un criterio matemático.

Dentro del primer tipo se encuentran elementos tales como los costes de adquisición, los gastos relacionados con los servicios de profesionales para la puesta en marcha de un equipo, las revalorizaciones, las inversiones en mejoras de un activo,… Como segundo tipo nos encontramos con la depreciación que sufren los activos (por su uso, desgaste, obsolescencia,…), cuya expresión contable es la amortización. Unos y otros podrán estar identificados en la aplicación.

Por tanto, el valor de un inmovilizado dependerá siempre de la fecha de referencia. En consecuencia, la aplicación de inmovilizado deberá facilitar la valoración instantánea a cualquier fecha.

Una solución contable

Sin duda, una de las labores fundamentales a resolver en la gestión de inmovilizados es la contabilización de la depreciación de los activos. Como decíamos más arriba, la amortización es el reflejo contable de la depreciación, y por tanto una labor muy importante es la realización automática de los asientos contables de amortizaciones.

Una gran parte de las empresas españolas no tiene mecanizada esta tarea con una solución específica, y normalmente la realizan manualmente, o con hojas de cálculo cuyas formulaciones y resultados tienen que ser cuidadosamente actualizados y revisados cada vez que se usan. Por ello, la confección de este tipo de asientos se les hace muy laboriosa, y normalmente dejan aparcado este trabajo hasta el final del ejercicio.

Sin embargo, si hacemos esto, cada vez que queramos sacar un informe de resultados para entender la situación económica de la empresa, no figurará una partida de gasto tan importante como es la amortización. De hecho esta partida puede tener una relevancia enorme en muchos sectores.

Si el usuario tiene una solución ERP (el inmovilizado conectado a la contabilidad), puede pasar a la contabilidad cuando quiera, y de forma completamente automática, los asientos de amortizaciones del período indicado. Gracias a esto, nuestra comprensión contable y económica del negocio estará bien informada, y nuestras decisiones de gestión bien fundamentadas.

Por otra parte, un software de inmovilizado debe contemplar diferentes métodos de cálculo de amortizaciones, muchos de ellos criterios matemáticos que de no contar con una herramienta específica difícilmente se podrán aplicar, perdiéndose por tanto importantes oportunidades, algunas de las cuales comentaremos en otro post.

Los asientos contables quedarán justificados con listados donde se podrá dar detalle por cada inmovilizado. Por otra parte, para aquellas empresas que lleven una contabilidad analítica, también se podrá generar automáticamente la imputación por centro de coste.

Además de lo relacionado con la automatización de los asientos de amortizaciones, la aplicación debe tener en cuenta otras tareas contables:

• Asientos contables de intereses de arrendamientos financieros (como parte de la gestión de arrendamientos financieros)

• Asientos de recalificación de LP a CP

• Generación de informes de ayuda a la confección de las cuentas anuales

• Documentación para auditorías