Para usuarios de DATISA – Gestión para asesorías

La gestión para asesorías

Las asesorías se encuentran con la problemática de tener un gran trasiego de documentos en papeles del cliente al asesor y del asesor al cliente.

Normalmente el asesor tiene que volver a transcribir los datos en su sistema informático duplicando el número de horas de  trabajo. La introducción de estos datos se puede llevar a cabo por personal no experto en contabilidad, a través de hojas de cálculo o por funcionalidades diseñadas para este fin.

Diferentes formas de introducir datos en la aplicación de contabilidad diseñada específicamente para asesorías

DATISA para resolver esta situación, pone a disposición del asesor el diseño de la hoja de cálculo. Estas, están preparadas para introducir de forma rápida y sencilla los datos relacionados con facturas, ingresos, pagos, clientes o proveedores con el propósito de contabilizar la información, periódicamente. El cliente enviará estas hojas por  e-mail (u otro procedimiento) a su asesor.

Mediante la funcionalidad “pendiente de registrar” se incorporan facturas recibidas/expedidas a la aplicación en un fichero provisional, indicando en qué estado se encuentran (Correcto, aviso, error), dando la posibilidad de modificar o traspasar.

Según la naturaleza de estos se generan: Los asientos de venta/compra, los asientos de ingresos/gastos, anticipos, cobros/pagos, las facturas se dan de alta en los libros de registro de facturas y las facturas traspasadas se borran del fichero de facturas pendientes.

Si se decide no utilizar la captura de datos anterior, hay unas herramientas que proporcionan la máxima velocidad en las tareas de entrada de datos.

La rapidez se puede incrementar significativamente definiendo adecuadamente las distintas plantillas por empresa

• Alta rápida de facturas, esta función permite introducir facturas recibidas/expedidas con una sola cuenta de ventas y con un tipo de impuesto.
• Centros de ventas, esta función proporciona un método muy rápido para generar los asientos contables de ventas y los libros de registro de facturas expedidas a partir del diario acumulado de ventas. La agilidad en este proceso se consigue utilizando unas plantillas predefinidas por Centro de ventas, en las que figuran todos los datos repetitivos.
• Asiento por extracto, con frecuencia, la información contable está disponible en un extracto, o listado de movimientos que corresponden a una cuenta contable, como es el caso de los extractos que proporcionan las entidades financieras, la relación de gastos pagados con tarjetas de crédito, el diario de caja, etc. Esta función está diseñada para agilizar todo lo posible el alta de asientos (sin registro de facturas) a partir de esta información. Se generaran dos movimientos contables por línea, con el mismo concepto,  agrupando en asientos diarios o por movimientos.
• De bancos AEB 43, las entidades financieras pueden proporcionar periódicamente un fichero informático normalizado (cuaderno 43) con los movimientos registrados en sus cuentas bancarias. Esta información se puede utilizar, entre otras, para dar de alta los asientos correspondientes a estos movimientos de forma semiautomática, ahorrando mucho tiempo y evitando errores.

En resumen

Antes de iniciar el proceso es necesario definir cada una de las cuentas contables relacionándola con la cuentas bancarias), indicando también el CCC (20 dígitos bancarios). Esta información permitirá relacionar de forma automática e inequívoca los datos contenidos en el fichero con la cuenta contable a la que corresponden.

La velocidad de contabilización depende de la definición de patrones de asientos a partir de los “conceptos propios” (denominación de la norma a los de cada entidad financiera) para la propia empresa.

Durante el proceso se pueden dar de alta aquellos que aparezcan como nuevos y sea previsible que se repitan, con objeto de ir mejorando el procedimiento.