Previsiones de tesorería: el «as» bajo la manga de las pymes

Las previsiones de tesorería son un “must have” en las pymes. No solo en momentos de crisis. Aunque, es en estos períodos en los que los que las previsiones de efectivo aportan el conocimiento necesario para anticiparse a situaciones potencialmente críticas. Saber cuándo está previsto el descenso de las ventas y el aumento de los gastos y viceversa, permite tomar decisiones para evitar las peligrosas brechas de tesorería.

Las previsiones de tesorería presentan el flujo de efectivo esperado para los próximos meses. Se pueden utilizar varios modelos de previsión. Y diferentes enfoques. Si bien, el objetivo final es el mismo:  predecir el flujo de entradas y salidas de dinero a corto y medio plazo.

Como indica Pablo Couso, director comercial de Datisa “es muy posible que, ante una situación económica como la que vivimos, se produzcan brechas de efectivo. No es lo ideal, pero, con las subidas de precios, la inflación desbocada y el contexto socioeconómico mundial, es de esperar una mayor tensión en el proceso comercial. Para evitar las consecuencias nefastas de este contexto, las pymes deben gestionar cuidadosamente sus finanzas. Y, en este sentido, la anticipación ante un potencial déficit de efectivo será crucial para encararlo con éxito”.

Las previsiones contables y de tesorería muestran cuándo pueden producirse variaciones significativas en los ingresos y en los gastos. Y, cómo, esas fluctuaciones, afectarán al flujo de efectivo del negocio. Las previsiones de tesorería permitirán, también, diseñar planes operativos y estratégicos orientados a la reducción de los gastos. O a la utilización de los ahorros y demás recursos financieros de la organización. O, harán que las pymes recurran a otras soluciones financieras de terceros -préstamos, créditos, rondas de financiación, etc- en mejores condiciones.

Qué incluir en las previsiones de tesorería de una pyme

Desde Datisa se señalan algunos de los elementos clave para diseñar un plan de tesorería óptimo. ¿Qué debe incluir? ¿Qué enfoque adoptar? ¿Qué herramientas utilizar?

Y, lo primero que mencionan los expertos de la firma española de ERP para pymes es que, las hojas de cálculo, aunque permiten establecer las fórmulas, especialmente, en empresas pequeñas y/o autónomos, el margen de error sigue siendo alto. Y el tiempo empleado, también. Por eso, recomiendan el uso de  software financiero con funcionalidad específica de tesorería. Un ERP que facilitará una planificación de la tesorería más profesional y que, al automatizar muchas funciones, ahorrará tiempo al entorno financiero.

En todo caso, las previsiones de tesorería en el entorno pyme deberán incluir información relevante y fácil de entender para todos. No solo para el entorno financiero. Las decisiones se tomarán en conjunto, por lo que comercial, producción, marketing, logística, etc. deben comprender bien los datos financieros.

Pasos a seguir para diseñar las previsiones de tesorería

Según los expertos de Datisa, los pasos que debería seguir una pyme para diseñar con éxito sus previsiones de tesorería son los siguientes:

Datos contables históricos

Información detallada sobre ingresos y gastos históricos. Con estos datos, el software de contabilidad podrá definir tendencias, por ejemplo, de ventas o de gastos. Estos patrones serán indicativos de referencia para las previsiones.

Información de tesorería actual

Cada período de análisis debe partir con la información sobre el saldo de efectivo del período anterior.

Previsión de ingresos

Lo que está previsto ingresar por ventas. También hay que tener en cuenta cualquier otro ingreso adicional que pudiera tener la empresa. En este punto, hay que calibrar bien los riesgos asociados a las entradas de efectivo futuras.

Evaluación de gastos

Igual que con los ingresos, las previsiones de tesorería deben poner el foco en los gastos. Es decir, qué pagos se realizarán durante el período de análisis. Hay que incluir, no solo las salidas de efectivo “recurrentes”, previsibles, sino también las potenciales. Es decir, dejar un apartado para los imprevistos. Registrar los gastos en función de su naturaleza -operativos, estructurales, financiación, RRHH, …- siempre es una buena idea. Esto ayudará a “recortar” en caso de que sea necesario, sabiendo el impacto que generará y en qué entorno.

Efectivo neto

El cálculo es sencillo: saldo de apertura e ingresos menos los gastos de efectivo. Es importante disponer de esta información en las previsiones de tesorería, porque será el punto de arranque para las planificaciones de los siguientes períodos.

Para terminar, Pablo Couso, dice que “para diseñar unas previsiones de tesorería óptimas es importante comprender bien las finanzas del negocio. Y esto solo es posible si la información financiera está centralizada, es consistente y precisa. Por eso, es importante utilizar un software de contabilidad, no solo para automatizar y agilizar el proceso, sino para mejorar la comprensión de la información.”

Sobre Datisa

Datisa es uno de los principales desarrolladores de software de gestión empresarial para pymes en España. El ERP de Datisa, disponible también para entornos Cloud y modelos SaaS, ofrece una completa gama de soluciones que incluyen aplicativos financieros, de gestión comercial y compras, y programas para el control de la facturación y del almacén. Su objetivo es ayudar a las pymes a gestionar con eficiencia sus procesos financieros y administrativos ofreciendo soluciones innovadoras, diferentes y con valor añadido.

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