¿Qué es y cómo se realiza una conciliación bancaria?

¿Qué es y cómo se realiza una conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es el proceso de comparar los registros de una entidad financiera con los registros o facturas de tu negocio para asegurar que ambos estén de acuerdo.

En la mayoría de los casos, se refiere a la comparación de los saldos en los estados de cuenta para asegurar que sean iguales. Sin embargo, la conciliación bancaria también puede incluir la comparación de otros registros, como los pagos realizados por un cliente.

En este tipo de conciliación es importante porque ayuda a las empresas a detectar errores y problemas de efectivo y a planificar mejor sus finanzas. Los errores pueden ser causados por una variedad de factores, incluidos los errores de empleados, errores de sistemas o pagos atrasados.

Mientras que los problemas de efectivo indican un problema con el flujo de efectivo de una empresa o un problema con la forma en la que se están usando los fondos de la misma.

Realizar una conciliación bancaria puede ayudar a la empresa a tomar medidas en cada uno de estos rubros. Por ejemplo, si tienes problemas de efectivo, se busca mejorar el cash flow mediante estrategias para aumentar ingresos o reducir gastos.

Si tienes problemas con los pagos atrasados, se opta por medidas para mejorar la gestión de pagos.

La conciliación bancaria es un proceso bastante sencillo que requiere poco tiempo y esfuerzo. En cambio, muchas empresas no lo realizan con regularidad o no lo ejecutan correctamente. Como resultado, los errores mencionados pueden pasar desapercibidos durante meses o incluso años.

Además, llevar a cabo una conciliación bancaria de forma regular nos preparará para una inspección y que no nos agarren por sorpresa. Sobra decir lo importante que es tener bien cuadradas tus cuentas y facturas cuando esto ocurre.

Dos formas de realizarla

La primera es mediante software especializado en esta tarea.

Algunas aplicaciones te permiten conectar con tus cuentas de bancos y tus facturas para realizar una conciliación directa y sin mucho esfuerzo. Suele ser la mejor opción, sobre todo si tienes muchos movimientos de ingresos y gastos, ya que reduce notablemente la posibilidad de errores a la hora de la conciliación.

La segunda es de forma manual

Esta forma suele hacerse también digital, empleando Excel o alguna hoja de cálculo para la tarea. Lo que se hace en estos casos es ingresar, por un lado, las facturas y por otro los estados de cuenta o movimientos bancarios.

Luego se coteja movimiento por movimiento para encontrar la relación correspondiente. Vamos a ver un ejemplo de conciliación en Excel:

• Tenemos 2 movimientos bancarios en nuestra hoja de Excel, uno de 45 euros que corresponde a la fibra óptica y otro de 60 euros que corresponde con los gastos de servicio de gestión del sitio web.
• El siguiente paso es identificar las facturas de la compañía de fibra óptica, en donde se vea reflejado el importe de 45 euros.
• Luego, se realiza la misma operación para el importe de 60 euros correspondiente a los servicios de gestión del sitio web.

Este proceso se repite con todos los movimientos bancarios y facturas que tengas de tu negocio

Como mencionamos, también puede incluir ingresos de efectivo por parte de tus clientes. Excel cuenta con fórmulas y complementos que pueden ayudarte a hacer más fácil esta tarea y que, además, te permitirán reducir los errores causados por ingresar mal los datos.

Aunque sin duda, la mejor forma para realizar una conciliación bancaria y disminuir errores es mediante el uso de software especializado. No solo por el ahorro de tiempo, sino porque tendrás la tranquilidad y seguridad de que tus cuentas de ingresos y gastos están en orden.