Recomendaciones para implementar un ERP después del Covid-19s

Con toda seguridad habrás escuchado mil veces las ventajas de implementar un ERP. Ya sabes que apoyar la gestión financiera y operativa del negocio sobre una plataforma centralizada e integral permite optimizar las operaciones, mejorar la comunicación y el intercambio de datos, reducir costes, incrementar los niveles de eficiencia, … Podría seguir así un buen rato, pero con la situación crítica que tenemos encima, aunque las ventajas suenen tan bien, implementar un nuevo sistema requiere de un esfuerzo complejo. ¿Es el momento? 

Si es el momento o no, solo puede decidirlo la propia organización. Pero, mi reflexión particular es que el momento ideal viene determinado por un montón de criterios y condicionantes. Y, quizá, el que menos impactaría sobre esta decisión es el relacionado con el entorno. Los factores exógenos deben tenerse en cuenta, naturalmente, pero lo primero y más importante de todo es mirar “de puertas para adentro” y evaluar las necesidades y los beneficios que se van a obtener, preparar un plan, hacer simulaciones y buscar aliados. Y, sí, quizá, precisamente este momento en el que muchas organizaciones tienen el tiempo que en otras ocasiones no tienen para hacer esa introspectiva tan necesaria, sea una buena oportunidad para salir más y mejor preparados para encarar el futuro.

Beneficios de un ERP para pymes

Antes de nada, lo primero que hay que tener claro es si nuestra organización necesita realmente un software ERP y si los beneficios que imaginas justificarán el esfuerzo. Por si te sirve de ayuda, aunque estoy convencida de que ya habrás identificado multitud de usos y beneficios, te resumo algunas de las ventajas que me parecen más relevantes de un ERP para pymes:

• Consolidación de la operativa de diferentes áreas del negocio en una única plataforma automatizada. De esta forma evitamos tener que duplicar datos en diferentes sistemas de nuestra organización, desconectados entre sí.
• Accesibilidad a la información en cualquier momento y desde cualquier área. Esto ayuda a reducir los errores, acelerar los ciclos comerciales y mejorar la satisfacción del cliente/usuario.
• Más eficiencia y productividad mejorada.
• Mayor visibilidad y control sobre la trazabilidad de los procesos.
• Impulso del trabajo colaborativo entre áreas, entre equipos, entre centros de costes, …
• Reducción de costes administrativos, operativos y estructurales y, por ende, optimización de los procesos.
• Servicio de atención al cliente más rápido y preciso, ya que el acceso inmediato a la información proporciona esa capacidad de respuesta, casi en tiempo real, que demanda el entorno digital.
• Disponibilidad de Informes y Planificaciones precisas lo que dota a la organización de una mayor flexibilidad para actuar.

Después de ver este listado de ventajas, es fácil que pienses en la necesidad imperiosa que tiene tu empresa. Pero, espera, un segundo: primero debes evaluar y preparar a tu empresa.

Preguntas que debes hacerte antes de empezar

En el proceso de evaluación previo deberás tener en cuenta algunos detalles críticos como la estructura, los recursos y los profesionales con los que cuentas para hacer que la implementación de un ERP sea un éxito. Cuando lleguemos al final de la desescalada que ya hemos iniciado, habrá que “ponerse las pilas” para tratar de recuperar todo este tiempo, en muchos casos de inactividad, en otros de sobrecarga.

Contar con las soluciones tecnológicas adecuadas será un buen punto de partida. Pero, tiene que ser la herramienta adecuada y hacer que los usuarios se sientan motivados y comprometidos con su uso. Por eso, la comunicación y la transparencia, junto con la formación, serán estratégicos para que la iniciativa prospere con éxito. También será clave, la elección del socio tecnológico con el que recorrer el camino.

Pero, hagámoslo sencillo. Estas son algunas de las preguntas que debes hacerte antes de comenzar el proyecto:

• ¿Qué puntos débiles o áreas de mejora has identificado en tu organización para plantearte la implementación de un ERP?
• ¿Dispones de un protocolo claro en la dinámica de tus procesos? Es decir, ¿has estandarizado la operativa, dispones de un sistema de mejores prácticas o se hacen las cosas según el criterio de quien las haga en cada momento?
• ¿Hay una cultura corporativa clara respecto al uso de la tecnología para facilitar un cambio a gran escala?
• ¿Cuentas con el apoyo de la dirección y con los recursos económicos, materiales y humanos óptimos para poner en marcha el proyecto?
• ¿Has identificado los puntos de control que te servirán como referentes para determinar los avances o retrocesos?
• ¿Cómo ves a tu empresa en los próximos 5 años? Es importante para determinar qué tipo de ERP necesitas ahora, pero también, qué sistema necesitarás en el futuro.
• ¿Podrás evaluar, hacer mediciones, establecer procesos de mejora continua?

Responder con honestidad a todas estas cuestiones puede ser muy útil para identificar las brechas operativas sobre las que puede impactar en positivo un sistema ERP. También para identificar el nivel de riesgo que la organización está preparada para asumir. Y además, permitirá abordar la gestión del cambio para incrementar la rentabilidad de la inversión. Algo, particularmente interesante cuando te planteas un desembolso. Más aún, en la era post-covid.

Y, si no estás preparado

Puede que al hacer este ejercicio de evaluación llegues a la conclusión de que no es el momento, o de que la organización aún no está preparada para asumir el cambio, para iniciar el camino… No te estreses. No es el fin del mundo. Pero sí, debe servirte como llamada de atención. Tómate el tiempo que consideres oportuno, pero no esperes a que los problemas aparezcan como incidencias graves que finalmente tengas que resolver de manera urgente, y para los que un ERP sería la solución perfecta.

Ahora bien, ¿cómo saber si, de verdad es un problema, digamos, estructural, corporativo, o más bien, es una falta de decisión, un problema de miedo? A mí se me ocurren algunas señales que puedes tener en cuenta y que sirven como indicativos para desvelar la realidad del caso:

• Problemas de inventario que afectan a los pedidos
• Falta de comunicación entre las diferentes áreas de la organización
• Generación de silos de información y datos inconsistentes, duplicados o erróneos
• Retrasos en las respuestas a los clientes
• Ciclos comerciales excesivamente largos

Casi todos estos síntomas, por separado, ya son indicativos de que algo falla y, por lo tanto, de que se debe actuar. Pero, invertir en un software ERP, incluso a través de las diferentes fórmulas de comercialización y explotación, es una decisión importante. Por eso, no te precipites. Asegúrate de que cuentas con los recursos y el apoyo que necesitas para avanzar. Y, si necesitas ayuda, puedes contactar con nosotros que te ayudaremos a buscar la manera más eficiente y rentable para implementar con éxito un ERP en tu negocio.