¿Qué es y para qué sirve la SEPA?

Para que este objetivo sea posible la UE ha regulado la normativa que deberán cumplir distintos instrumentos de pago, entendiéndose éstos como los medias a través de los cuales se pagan las transacciones entre empresas y empresas y particulares: tarjetas de crédito, transferencias y recibos a través de cuentas bancarias.

A través de distintas normativas europeas, entre las que se encuentran la Directiva 2007/64/CE y el Reglamento UE 260/2012, y la Ley española 16/2009, de 13 de noviembre se han legislado los cambios necesarios para conseguir que estos objetivos se transformen en realidad con la fecha definitiva de migración del 1 de febrero de 2016.

Son varios los instrumentos de pago que afectan directamente a las empresas y que resumimos a través de los siguientes puntos:

• Adeudos Directos SEPA Básico y B2B
• Transferencias SEPA
• Soluciones Datisa
• Preguntas de Interés

Adeudos directos sepa básico y B2B

El Adeudo Directo SEPA es un servicio de cobro directo destinado a efectuar un cargo en la cuenta del deudor. La operación de pago es iniciada por el acreedor, sobre la base del consentimiento dado por el deudor al acreedor, y transmitida por éste a su proveedor de servicios de pago. Equivalen a lo que actualmente en España se ha denominado domiciliaciones.

Características de los adeudos SEPA

• Los adeudos directos SEPA son en euros y se emitirán con destino a países de la zona SEPA. Las cuentas se identifican mediante el código IBAN y BIC.
• Se requiere la existencia previa de consentimiento por parte del titular de la cuenta de cargo para que puedan ser imputados en su cuenta. Este consentimiento se reflejará en una orden de domiciliación o mandato, que contendrá los datos necesarios para que el acreedor presente un adeudo directo SEPA.
• Los adeudos directos SEPA deberán incluir ciertos datos de la orden de domiciliación o mandato (en el cual el deudor habrá prestado su consentimiento), permitiéndose adeudos tanto individuales como recurrentes.
• La comunicación entre cliente – banco se llevará a cabo a través de formatos específicos SEPA basado en los estándares XML ISO 20022
• Los adeudos directos deberán ser comunicados previamente al deudor y deberán presentarse en la entidad bancaria con antelación a su fecha de cobro.  El plazo que variará según se trate de una operación única, de la primera operación de una serie de adeudos recurrentes o de un adeudo de una serie de adeudos recurrentes.
• La información adicional sobre el cobro podrá tener una extensión máxima de 140 caracteres.
• Se dispone de unos plazos máximos de devolución a instancias del cliente deudor, que se amplían para pagos no autorizados.

Formatos disponibles de Adeudo SEPA

¿Qué son las transferencias SEPA?

La transferencia SEPA es un instrumento de pago básico para efectuar abonos en euros, sin límite de importe, entre cuentas bancarias de clientes en el ámbito de la SEPA, de forma totalmente electrónica y automatizada.

Características transferencias SEPA

1. El código de identificación entre cuentas en las transferencias se realizarán mediante IBAN*, facilitado por el ordenante, sin verificaciones adicionales por parte de las entidades para procesar la operación.
2. Las operaciones deberán ser en euros y con destino a países de la zona SEPA.
3. El plazo máximo de abono de las transferencias es de 1 día hábil siguiente a la fecha de emisión por la entidad ordenante.
4. Cada cliente asume las comisiones aplicables a los gastos de las operaciones por su entidad. La entidad ordenante transferirá el importe íntegro de la transferencia.
5. El concepto o información de la transferencia podrá tener una extensión máxima de 140 caracteres

Cómo gestionar los documentos SEPA con Datisa

Para DATISA son cuatro los puntos que serán claves para la adaptación de la empresas a esta nueva normativa:

1. En la base de datos de Clientes, proveedores, empleados, bancos,… deberá quedar reflejado el IBAN y BIC. Este último desde el 01 de febrero de 2016 ya no es obligatorio.
2. Deberá existir una gestión de mandatos
3. Las remesas de cobros y pagos deberán estar adaptadas a los formatos XML ISO 20022
4. En adeudos la información adicional estará limitada a 140 caracteres frente a los 640 caracteres actuales. Valore que información incorpora en los recibos y la posibilidad de incorporar procesos automáticos de envío de Facturas electrónicas.

Mandato u Orden de Domiciliación

El mayor cambio con respecto a las órdenes de domiciliación (N19 y N58) con las que hemos venido trabajando hasta ahora, será la gestión de las órdenes de mandato. La nueva normativa SEPA introduce la obligatoriedad de la existencia de un mandato firmado en el que el deudor autoriza al acreedor a realizar un cargo en su cuenta bancaria, al menos si no se quiere correr el riesgo de tener un impago a lo largo de 13 meses.

Características del Mandato

Funcionalidad en DATISA

Estas y otras características, son las que nos han animado en DATISA a incluir en la funcionalidad de nuestras aplicaciones:

Gran variedad de ficheros con los formatos XML ISO 20022, disponibles en función de los distintos módulos:

• Transferencias SEPA (acreedores, nóminas y pensiones) según formatos 001.001.03 y 001.001.05 (módulo de Cobros y Pagos y Tesorería)
• Adeudos Básicos y Básicos 1 según formatos 008.001.02 y 008.001.03
• Adeudos B2B según formatos 008.001.02 y 008.001.03 (módulo de Tesorería)

Una completa gestión de mandatos que permite:

• La existencia de uno o varios (módulo de Tesorería) mandatos por cliente incluyendo la referencia única
• Gestión de referencias recurrentes y únicas (módulo de Tesorería)
• La impresión de los mismos en varios idiomas y capacidad para su custodia de forma electrónica
• El control del estado de esta orden de mandato (pendiente emitir, pendiente recibir, anulada, caducada,…) y las fechas asociadas con estos estados (fecha de emisión, fecha de firma,…)
• Desmaterialización del mandato: Relación de las previsiones con los distintos mandatos e inclusión en el fichero para el cobro de la información necesaria relativa a la orden de mandato.

FAQ. Algunas preguntas de interés sobre el SEPA

¿Qué Instrumentos de pago SEPA soporta DATISA?

A partir de la versión 6.1.1 para serie 32 y 6.6.1 para serie 64 y SaaS, los programas de DATISA pueden generar los ficheros en formato XML 20022 de los Instrumentos de pago que afectan al proyecto SEPA:

• Transferencias masivas y nóminas, gestionadas desde ficheros (módulos de Acciones de Cobros y Pagos y Tesorería)
• Adeudos directos (las actuales domiciliaciones bancarias) tanto básico (Core y Core 1) (módulos de Previsión de Cobros y Pagos, Acciones de Cobros y Pagos y Tesorería) como B2B (en la aplicación de Tesorería)

Para los adeudos básicos, ¿hay alguna forma de disminuir el plazo de presentación oficial de 5 días? ¿cual es la diferencia entre los Adeudos SEPA Básico y Básico 1?

Como el plazo de presentación de los adeudos Core (de 2 a 5 días) resultaba un plazo demasiado largo para algunas empresas, en noviembre de 2012, se estableció un nuevo formato para los adeudos básicos, que permitía disminuir el plazo de presentación al día anterior de cobro a la remesa: COR 1. En las aplicaciones de DATISA de Previsión de Cobros y Pagos, Acciones de Cobros y Pagos y Tesorería es posible la generación de adeudos con este formato a través de la función de Adeudo SEPA Básico 1.

¿Es posible generar con DATISA, las ordenes de mandato ?

La nueva normativa SEPA de Adeudos directos, aconseja una gestión de Mandato. Desde las aplicaciones de Previsión, Cobros y Pagos y Tesorería, se permite la generación de dichos mandatos, envío, custodia,…

Los mandatos generados tienen toda la información requerida de la nueva normativa, desde el código de Referencia, a los datos del deudor y acreedor necesarios.

¿En que idiomas se puede imprimir desde el aplicativo de DATISA los mandato ?

Desde la versión 6.1.1. los mandatos pueden imprimirse en castellano o catalán. A partir de la versión 6.1.2. los idiomas que se incorporan, en función de la configuración del cliente son: portugués, inglés, francés, alemán e italiano.

¿Cómo actualizo la base de datos para adaptarme a la SEPA?

La aplicación de DATISA ya dispone de los campos de IBAN y BIC, únicos elementos que debían ser transformados en las bases de datos. Si no ha cumplimentado el campo BIC en las fichas de sus bancos, clientes y proveedores, con la versión 6.1.1 para serie 32 y 6.6.1 para serie 64 y SaaS, dispone de automatismos que le permiten introducir este dato de una forma cómoda y rápida.

¿Cuál es la información que se incluyen el los ficheros XML de Adeudos para notificarle al cliente el concepto del cargo?

Al igual que en la AEB19, la normativa SEPA, a través del fichero XML, permite la inclusión de un campo de texto que le llegará al cliente para que pueda conocer el concepto del cargo. Existe sin embargo una diferencia de gran calado, ya que la capacidad pasa de 640 caracteres a 140.

El aplicativo de DATISA incluye distinta información en función del módulo a través del cual se genere el fichero:

• Módulos de previsión, cobros y pagos o tesorería: se muestran el concepto e importe de las previsiones incluidas en el cargo, hasta un total de 140 caracteres.
• Módulo de Facturación: se muestran las descripciones de los artículos incluidos en la factura a partir de la cual se genera el adeudo, hasta 140 caracteres.

Como consecuencia de la disminución del texto hasta casi una quinta parte y para poder seguir enviando a los clientes  la misma información que se venía haciendo con la AEB19, una buena práctica es el uso de las prestaciones del módulo de facturación electrónica.

De esta forma, se le hace llegar de forma automática al cliente un documento (por ejemplo factura) que incluya los conceptos, importes, vencimientos,… del cargo. Y ya, a través del recibo, incluir la referencia al documento cerrando el ciclo.