Factura Electrónica

• Beneficios del uso de la Factura Electrónica
• Formatos de Facturas Electrónicas
• Legislación de la Factura Electrónica
• Factura Electrónica y las Administraciones Públicas
• Solución Datisa de Facturación Electrónica
• FACTURAE Datisa para la Administración Pública

Una factura se considera el justificante fiscal de entrega de un producto o servicio y tiene unas consecuencias legales. Las obligaciones de facturación, tanto en papel como en digital, vienen reguladas en el RD 1619/2012, de 30 de noviembre.

Según la AEAT la factura electrónica es el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura de papel.

Consiste en un fichero con el contenido exigido por la Ley a cualquier factura, que se puede transmitir de emisor (proveedor) a receptor (cliente) por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que posee unas características que aseguren la autenticidad e integridad.

Para considerar que la facturación electrónica se está realizando con todas las garantías legales, no es suficiente con recibir o emitir una factura en cualquier formato electrónico. Se deben cumplir con varios requisitos fundamentales:

• Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario.

• Se debe utilizar algún formato electrónico de factura válido.

• La factura electrónica, debe garantizar su integridad para lo que se podrá usar una firma electrónica reconocida (escenario más implantado), sistemas de intercambio electrónico de datos EDI u Otros sistemas validados por el Departamento de Inspección Financiera y Tributaria.

Beneficios del uso de la factura electrónica

El uso de la factura electrónica, en cualquiera de sus modalidades  presenta un gran número de ventajas, entre las que destacamos:

• Reducción de la carga administrativa: la utilización de la factura electrónica nos permite reducir el tiempo en la emisión de facturas ya que evitamos la impresión, manipulación y envío físico
• Incorporación automática de información. Si recibimos facturas en Formatos estructurados, es decir, XML, EDI… se puede incorporar la información de la factura electrónica y su contabilización automáticamente en nuestros sistemas de gestión.
• Incremento de la Seguridad: Atendiendo a uno de los principios que debe cumplir la factura electrónica, la garantía de su integridad, la incorporación de una firma electrónica reconocida, brinda seguridad tanto al emisor como al receptor de la factura.
• Disminución de errores: La generación y envío de la factura electrónica se puede englobar en procesos totalmente automáticos, que permiten una disminución de posibles errores en la gestión de la facturas.
• Ahorro de costes: La utilización de la factura electrónica nos permite reducir los costes de emisión de facturas en más de un 30% (emisión, envío, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.)
• También Descenso de costesrelacionados con la custodia de los documentos: manipulación, almacenaje y posterior eliminación del papel.
• La Eliminación del impacto medioambientaltambién puede entrar a formar parte de los beneficios propios de la facturación electrónica

Además, el uso de la factura electrónica en las Administraciones Públicas (Facturae), nos ofrece ventajas adicionales. Según se menciona específicamente en la ley 25/2013, de 27 de diciembre, se busca reducir la morosidad de las AAPP, mejorar la sostenibilidad financiera y mejorar la eficiencia. Es más, entre los rendimientos que obtienen los proveedores de las AAPP conviene destacar:

• Mayor trasparencia en el estado de las facturas, al introducirse en el punto de entrada los proveedores podrán conocer el estado de su factura on-line

• Al crearse el registro contable de las facturas, se acortarán los plazos de pago, lo que permitirá luchar contra la morosidad de las Administraciones Públicas.

Formatos de las facturas electrónicas

Cualquier formato de fichero es válido para la factura electrónica, entre otros: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF, TXT, EDI,… El Ministerio de Industria y el de Hacienda dividen a todos estos formatos en dos categorías:

• Formatos estructurados, donde se engloban todos aquellos que facilitan el tratamiento automatizado, es decir, pueden ser tratados informáticamente. En este grupo englobaríamos los lenguajes XML (como los estándares UBL ó Facturae, HTML, EDI,… Siempre y cuando sigan un estándar, su inclusión en los sistemas de Gestión de las empresas, como los ERP, es totalmente automática.
• Formatos no estructurados, son aquellos que no permiten un tratamiento informático automático, sino que requieren de un proceso más o menos manual. En este formato incluiríamos los formatos PDF, JPEG, GIF,…La ventaja frente a los anteriores es la facilidad, por parte del usuario, de la interpretación de los datos por ser una imagen de la factura.

Legislación de la factura electrónica

Debido a la gran cantidad de cambios tecnológicos y legislativos que se han ido produciendo últimamente, el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, ha habilitado una página que recoge toda la legislación al respecto. Puede consultarla en la web específica desarrollada sobre Facturae por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. Facturación electrónica y las administraciones públicas

Desde el 15 de enero de 2015 es obligatorio utilizar el formato factura-e para proveedores de bienes y servicios de las AAPP, según la Ley 25/2013, de 27 de diciembre. Es decir, Facturae es el formato elegido por las administraciones públicas para recibir facturas electrónicas.

Formato de la  EFACTURA

Las facturas electrónicas de la administración pública deben cumplir principalmente tres requisitos:

• Deben tener el formato estructurado en XML de  Facturae 3.2.1. ampliado según la Orden Ministerial HAP/492/2014, de marzo de 2014.

• Identificar el destinatario de la factura. Se consigue gracias a uno de los cambios destacados de este nuevo formato: la inclusión obligatoria de los diferentes centros de facturación con unos códigos (denominados DIR3) que hacen referencia a Oficina Contable, Órgano de gestión, Unidad tramitadora… y que serán facilitados por los propios portales.
• Estar firmadas digitalmente.

Presentación de EFACTURA

Desde su entrada en vigor el 15 de enero de 2015, las distintas administraciones públicas han ido habilitando sus distintos portales (puntos generales de entrada de facturas electrónicas), entre los que destaca FACe, como portal de la Administración General del Estado, al que se pueden adherir todas las administraciones públicas que lo soliciten.

Datisa te ayuda a cumplir con la Factura Electrónica

La emisión de facturas en formato electrónico, no debe considerarse como un proceso diferenciado del resto de la expedición de las facturas, debiendo estar englobada dentro del sistema de gestión de las empresas.

De esta forma, Datisa ha desarrollado una solución para la expedición de facturas electrónicas perfectamente integrado en los procesos ordinarios de generación de facturas: el Módulo de Facturación Electrónica. Este módulo está dotado de potente funcionalidad que permite cumplir con los requisitos marcados por la legislación de emisión de facturas electrónicas:

• Posibilidad de independizar o integrar la generación de facturas, de la emisión de facturas, permitiendo mantener los automatismos en los procesos de facturación.

• Posibilidad de selección de hasta dos formatos por cliente en función de las necesidades del emisor y las de sus clientes.

• Generación de facturas electrónicas en formato PDF o o fichero XML.

– Funcionalidad para personalizar el fondo y datos a incluir en la impresión en PDF, así como el código de barras PDF417

– Generación de los formatos de facturae (3.1 y 3.2  y 3.2.1, formato legislado para trabajar con la administración pública) y UBL 2.0.

• Gestión de firma electrónica, tanto en facturas PDF como XML

• Envío masivo por correo electrónico de las facturas electrónicas generadas

Facturae DATISA para la Admón. Pública

El formato de facturae que genera el aplicativo de DATISA está perfectamente adaptado a la legislación actual y cubre las distintas necesidades planteadas por distintas administraciones públicas:

• Posibilidad o no de firmar electrónicamente el archivo.

• Funcionalidad para configurar el nombre y extensión del fichero XML.

• Existencia específica de campos para incluir los códigos DIR-3 que identifican a la Oficina Contable, Órgano de gestión y Unidad tramitadora.

• Inclusión de información adicional no obligatoria en el formato facturae versión 3.2.1