Tres razones para invertir en un software para gestionar un restaurante

Tres razones para invertir en un software para gestionar un restaurante

Como sucede con cualquier organización, un restaurante es una empresa difícil de gestionar. Hablamos, de negocios en los que es importante aplicar y controlar, al mismo tiempo, muchas tareas relacionadas con un montón de actividades y funciones.

Creo, sinceramente que, por muy pequeño que sea el establecimiento, resultaría imposible tratar de gestionarlo sin el apoyo de la tecnología adecuada. Sí, digo adecuada porque no pienses que un software debe ser, necesariamente, un sistema complejo, difícil de gestionar en sí mismo y casi imposible de utilizar.

Por fortuna, el mercado ofrece un montón de posibilidades: sistemas en la nube, sistemas verticales con amplísimas coberturas funcionales, sistemas que aplican a una determinada tarea como puede ser la Facturación, o sistemas que aplican al Backoffice del negocio…

Como digo, las opciones son muchas y variadas y, permiten, dentro del ecosistema de soluciones estándar, seleccionar unas u otras en función de las necesidades específicas que muestre tu negocio en cuestión.

Uno de los principales valores que aportan los ERP para restaurantes, en cualquiera de sus versiones es que optimizan la organización de las tareas diarias, también la planificación a corto, medio y largo plazo y, como no, permiten registrar toda la información relevante en tiempo real. Registrar y, después, analizar y valorar para facilitar la toma de decisiones.

Dicho esto, te lanzo una batería de reflexiones -ventajas, beneficios, parabienes, llámalo como quieras- sobre el impacto que un ERP tiene sobre cualquier negocio de restauración.

Orden y organización

Como decía al principio, un restaurante es un negocio de gestión compleja ya que en él intervienen muchas personas que realizan diferentes tareas en distintos procesos.

Es un negocio en el que se elaboran, partiendo de un conjunto de materias primas (insumos), los productos finales (platos-menús-carta) que el cliente consumirá, generalmente, en el mismo lugar en el que se elaboran.

Y, para más complejidad, los productos que se ofrecen tienen un período de viabilidad muy corto. O sea que, el orden y la organización creo que es una auténtica prioridad en este tipo de negocios.

En este sentido, a mayor control sobre los procesos y las tareas, más posibilidades de proporcionar un servicio de calidad.

Y este es, precisamente, uno de los “mantras” sobre los que operan los ERP de restauración: poder acometer diferentes tareas al mismo tiempo y registrar automáticamente distintos procesos del negocio en un mismo aplicativo. Es dota de mayor agilidad al negocio, pero también, le proporciona más información y más calidad de los datos.

Organizar de manera óptima y eficiente los procesos y aplicar un control adecuado de la información, no solo facilita la resolución de cualquier incidencia, sino que aporta mayor capacidad -y agilidad- para actuar frente a imprevistos, hacer cambios sobre la marcha para mejorar la calidad de los servicios que se prestan y, por supuesto, maximizar las ratios de eficiencia. Algo que repercute positivamente en las cuentas, pero también en la imagen de marca y la reputación del establecimiento.

Rentabilidad, rentabilidad y más rentabilidad

Tengo claro que un restaurante es un negocio en el que, muchas veces, prima “el amor al arte” sobre cualquier otra cuestión.

Siempre hemos oído decir que la restauración es muy “sacrificada” por los horarios, los tiempos frenéticos en la cocina a la hora del servicio, por la cantidad de pequeños y grandes detalles que hay que tener en cuenta para hacer que el negocio prospere.

Está claro que, muchos restauradores lo son por pura vocación. Ahora bien, no hay que olvidar que un negocio por encima de todo debe ser rentable. Por eso, cualquier solución, aplicativo o herramienta que se utilice deberá apuntar -sí o sí- a maximizar la rentabilidad del restaurante.

Pero, un restaurante solo podrá garantizar su rentabilidad a largo plazo si su cocina es rentable, si su almacén es rentable, si sus operaciones financieras son rentables, etc.

Por eso, quienes estén al frente del negocio deberán saber mirar más allá de la facturación y buscar la optimización de su relación con los bancos, con los proveedores, con los clientes, etc.

En la cocina deberán poder calcular los márgenes y controlar el stock mediante una potente gestión de recetas y escandallos.

También, en el almacén deberán estar atentos a las mermas y a ver cómo minimizar las pérdidas que provocan, deberán controlar las caducidades y agilizar los inventarios y, por supuesto, habrá que estar al tanto sobre cómo eliminar las pérdidas por causas desconocidas.

Concluyendo, la rentabilidad debe ser, junto con la excelencia de la calidad al cliente, la prioridad. Y, para maximizar los niveles de rentabilidad de cualquier establecimiento de restauración habrá que apostar por una gestión basada en los datos y en el conocimiento que estos aportan sobre el negocio.

Modernidad y velocidad

Los establecimientos vintage y el servicio artesanal solo se llevan cuando están soportados por un modelo de gestión eficiente y moderno. Un restaurante puede enmarcarse en una línea o identidad que responda a una propuesta de servicio concreta.

Pero, sea cual sea su imagen, el restaurante deberá “esconder” un modelo de gestión en el que prime la agilidad, la flexibilidad, la transparencia, la seguridad. Nos guste o no, hoy los consumidores apuestan por unos modelos de relación omnicanal.

De hecho, las reservas a través de aplicativos móviles son cada vez mayores. Por lo tanto, con independencia de la imagen que quiera “vender” el restaurante, este deberá proporcionar un servicio acorde a los tiempos que corren.

En este sentido, es importante que cualquier sistema de gestión que utilice incluya un diseño táctil y responsive que pueda adaptarse a cualquier tipo de dispositivo.

Importante también será poder trabajar en la nube y que facilite la sincronización entre la sala y la cocina. Con todo, el entorno que más se beneficiará, será el que tiene que ver con el servicio al cliente ya que, recibirá una atención integral.

El cliente, a su vez, percibirá la imagen de un establecimiento profesional y moderno que apuesta por la satisfacción del cliente.

Y lo hará, sin olvidar que, como decíamos antes, la rentabilidad deberá encabezar la lista de prioridades, por lo que, a la vez que cuida su imagen con el cliente, conoce el margen real de cada uno de sus platos, dispone de completas estadísticas de consumo o calcula al detalle escandallos y mermas, trabajando como una verdadera central de costes y ahorrando en cada pedido.

Conclusión

En definitiva, gestionar un restaurante es gestionar un negocio y este, por encima de todo debe apuntar a maximizar la rentabilidad.

¡Ojo, teniendo muy en cuenta que, esa rentabilidad, deberá estar siempre en sintonía con la excelencia en la calidad del servicio que se presta a los clientes!

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