Analizar cada unidad generadora de costes e ingresos es la clave para gestionar bien

“Combinar la visión global con la del detalle … facilita el control de la gestión óptima”

La definición y el acceso rápido a la información relevante acerca de los costes se presentan ante la empresa, como dos elementos estratégicos para abordar una buena gestión. Con este fin surge la Contabilidad Analítica, una herramienta de gestión indispensable que facilita la explotación de la información y la toma de decisiones.

Para introducir la dimensión de los objetivos de la Contabilidad Analítica y los rasgos que la convierten en una disciplina de gestión indispensable y única destacaremos que su objetivo es el análisis de cada una de las unidades generadoras de costes y de ingresos que forman parte de la empresa.

Ejemplos de sectores que necesitan trabajar sobre esta base son el de la construcción (control de obras), las grandes superficies comerciales (control por secciones), fábricas (control por diversas líneas de producción), cualquier empresa deslocalizada o departamentalizada (control de delegaciones y/o departamentos), las consultoras (control de proyectos), las cadenas de tiendas (control por tienda), etc. Cada una de estas individualidades que forman parte de un todo común se presenta como una unidad generadora de costes y de ingresos y, por lo tanto, precisa de un seguimiento específico de esos flujos, y de los indicadores que muestran su salud económica y financiera.

La Contabilidad Analítica aporta una visión económica global de cada unidad, y al mismo tiempo permite bajar al detalle. Esto es algo específico de esta disciplina, y no se puede abordar desde otras herramientas de gestión. Para poder explotar al máximo las oportunidades que nos ofrece la Contabilidad Analítica, es muy importante que nos apoyemos en soluciones informáticas adecuadas, dado que aunque el objetivo es analítico, para conseguirlo es necesario hacer una entrada de datos muy detallada. Esto requerirá un trabajo administrativo importante, y su mecanización va a ser clave para la empresa.

Cómo agilizar la entrada de datos y aportar coherencia

Las funciones que debe desempeñar un programa profesional son la de facilitar funcionalidad que agilice y mecanice la entrada de datos, y además debe aportar un completo menú para el análisis.

En cuanto al registro de información, las herramientas de Contabilidad Analítica aportan un modelo totalmente automatizado para gestionar las imputaciones de costes e ingresos en los diferentes centros de coste. Esto permite la mecanización de la introducción de información desde otros aplicativos y la reducción de los tiempos, evitando así errores y facilitando en general, todo el proceso.

En lo que a la explotación de la información se refiere, una buena solución deberá ofrecer un amplio abanico de informes y listados específicamente diseñados desde el punto de vista de cada centro de coste (tienda, obra, o proyecto), permitiendo analizar sus gastos/ingresos, superávit, rentabilidad, etc. Este diseño de informes específico permite la justificación contable de cada gasto, su análisis en detalle por meses y un largo etc.

Sin embargo, a pesar de su aportación fundamental para la comprensión del negocio todavía hay muchas empresas que no disponen de soluciones contables sólidas, que les permitan llevar a cabo estas tareas. En muchos casos, se “arreglan” con soluciones básicas, generalmente aplicaciones de Contabilidad Financiera, en las que emplean una compleja codificación de su plan de cuentas. Hacer esto, a la larga genera muchas dependencias  y hace que el plan sea mucho más rígido, dificultando el registro de los datos, una automatización fiable y la integración con otras áreas de gestión. Todo ello, provoca un “efecto dominó”, y aumenta el índice de error, los tiempos empleados en las tareas administrativas y, en definitiva, la pérdida del control sobre la gestión.