Cinco funciones financieras clave de un ERP financiero más allá de la automatización administrativa

“Si las pymes implantan un ERP sólo para automatizar tareas administrativas, se están equivocando. Deben mirar más allá de lo evidente”

Mecanizar las tareas administrativas está en el fondo de todos los ERP por lo que no deberá ser un criterio de peso a la hora de decidirse por una solución u otra. Las pymes deberán mirar un poco más allá de su día a día para determinar qué aplicativo funcionará mejor en su negocio. Además del precio, que deberá analizarse desde una perspectiva global y tomar en consideración el retorno de la inversión, los responsables de las pymes, deberán tener más en cuenta, los aspectos funcionales de la solución y sus aplicaciones reales al conjunto de su negocio para establecer algunas pautas que les permitan decidir positivamente.

Las soluciones de gestión empresarial son estratégicas para automatizar, pero también, para controlar funciones básicas en cualquier organización. Todavía sorprende el hecho de que el criterio tradicional por el que muchas pymes siguen “comprando” un ERP, responde más a un objetivo de mecanización de las tareas administrativas que al hecho de entender esa solución como la plataforma necesaria para dar coherencia a su negocio. Es decir, como una herramienta que les permita conocer la información que se genera y maneja dentro de la empresa para poder tomar decisiones basadas en objetivos reales y actualizados y comparar los objetivos previstos con las metas alcanzadas. Si las empresas no disponen de toda esa información, realmente no podrán ser coherentes en el desarrollo de sus negocios.

Elementos clave para decidir

Desde el punto de vista financiero, existen cinco elementos clave que deberán considerarse a la hora de decantarse por una solución u otra:

1.   Que las funciones que tienen que ver con las gestiones operativas (almacén, compras, ventas, producción,…) estén íntimamente integradas con el sistema financiero, es decir, con el contable, con el de tesorería y con el de inmovilizado.
2. Que disponga de funciones automáticas de planificación financiera para trabajar con presupuestos contables y de tesorería, no solamente en la concepción automática de los mismos, sino en su establecimiento lógico, basado en históricos, en tendencias, etc. para poder obtener desviaciones en tiempo real.
3. Que sea capaz de controlar las posiciones previstas en tesorería en las diferentes entidades con las que trabaje la organización, a todos los niveles. Es decir, que analice no sólo aquello relacionado con las compras o las ventas sino también lo que tenga que ver con los pasivos y los activos financieros que proporcionan rentabilidad.
4. Que facilite ratios. Los ratios son indicadores de las salud financiera de la empresa por lo que, si ésta no dispone de un control basado en ratios, difícilmente sus responsables podrán calibrar bien la posición de sus operaciones.
5. Que proporcione un detallado control analítico para aprovechar al máximo el potencial de la información que se genera en la empresa.

En definitiva, como sucede en la mayoría de las ocasiones, las empresas deberán atender a su doble capacidad: la visionaria y la analítica para examinar no sólo, las funcionalidades “superficiales” de la solución, sino aquellas otras más “ocultas” que sin duda, aportan el verdadero valor a la gestión del negocio.