Cinco propuestas para hacer un presupuesto anual

Hay empresas que cierran ejercicio a 31 de diciembre, o sea, con el año natural; hay otras que lo hacen en febrero; otras en junio… Sea cuando sea, me parecía enero, un buen momento para publicar este post sobre cómo enfrentarse a la elaboración de un presupuesto anual en el entorno de las pymes.

Lo primero que me gustaría señalar al hablar de la planificación presupuestario, o de la elaboración del presupuesto anual son dos cosas: flexibilidad y previsión. Y, a partir de aquí, podemos seguir destacando una serie de condicionantes que todas las pymes deberían tener en cuenta a la hora de preparar su presupuesto.

Elaborar un presupuesto anual, no es tarea fácil. Y, que ese presupuesto se apruebe, también encierra su complicación, desde luego. Sin embargo, para agilizar el proceso y, sobre todo, para ajustar y planificar lo mejor posible, las inversiones y los gastos en los que la empresa pretende incurrir en los próximos doce meses, es importante seguir una serie de pautas que, primero, harán más fácil el proceso y, segundo, implicarán mejores resultados.

Por lo tanto, aquí te dejo algunas reflexiones al respecto de cómo, cuándo, dónde y por qué elaborar el presupuesto anual.

El presupuesto es cosa de todos

El presupuesto anual de la empresa afecta a todos los departamentos, áreas y estamentos de la misma. Bien es cierto que será el responsable financiero, o de contabilidad o, el propio gerente -dependiendo del tamaño y organigrama de la compañía- quien se encargue de su elaboración y difusión. Sin embargo, para poder realizar el presupuesto, se deberá disponer de toda la información posible procedente de todos los departamentos que conforman la empresa. Es este, entonces, un buen momento, no solo para planificar presupuestos, sino para tomar el pulso al negocio, compartiendo e intercambiando información, estableciendo objetivos departamentales y configurando el engranaje para alinear esos objetivos “individuales” con las metas corporativas.

Y sí, como ya decía al principio, hará falta una gran dosis de flexibilidad para tratar de encajar lo que unos y otros quieren con lo que se puede o se debe gastar. Y, también, esta flexibilidad será muy útil a la hora de rehacer el presupuesto -ya sea al alza o a la baja- para ajustarlo, en la medida de lo posible, en función de las distintas situaciones que puedan producirse en la vida real. No nos olvidemos de que, las empresas son entes vivos que van ajustando su “comportamiento” a las circunstancias -mercado, entorno, a sí misma, …-

Analiza y corrige si hace falta

Cualquier planificación que hagamos deberá ser siempre la hoja de ruta sobre la que pivotará el funcionamiento de la empresa. Hasta ahí, está el tema claro. Y, cuando hablo de planificación, me refiero a esta, en todas sus dimensiones posibles: compras, ventas, presupuestos, inversión, amortizaciones, formación, incorporación de personal, …

Ahora bien, los presupuestos que se establezcan deberán -sí o sí- tener previsto un margen sobre el que poder moverse con holgura, eso facilitará el cumplimiento de los mismos y permitirá a las pymes responder con agilidad en caso de que se presente, por ejemplo, una buena oportunidad … de inversión, o de abordar nuevos mercados, o de fichar un talento, referente en el entorno, y que está dispuesto a escuchar propuestas, …

Está claro que no siempre se producirá ese tipo de imprevistos, pero, si dejamos un margen en el presupuesto para hacer frente a cualquier situación similar, será más posible ceñirse con éxito a lo planificado.

Ahora bien, cuando hablo de analizar y corregir, también me refiero a que los presupuestos de la empresa también pueden contraerse en caso de que suceda algún imprevisto que, de manera inesperada, pueda cambiar radicalmente la visión, el posicionamiento o la marcha de la organización. Y, ese suceso puede ser exógeno o endógeno, por lo que los presupuestos también deberán mostrar gran elasticidad para poder recortar o, incluso, eliminar determinadas partidas presupuestarios sin que ello suponga un descalabro mayor.

Y, en todo caso, siempre que pase cualquier cosa que haga variar los presupuestos establecidos, analiza el porqué, el dónde y el cómo. Así será más fácil, primero, reaccionar de una manera temprana y, segundo, buscar las mejores opciones y alternativas posibles.

Ten preparado un Plan B

La verdad es que, en los tiempos que corren, utilizar este tipo de expresiones como Plan B, al hablar de contabilidad, como que da un poco de miedo. En fin, bromas aparte, lo cierto es que, siguiendo con el razonamiento del punto anterior, creo que, en el momento en el que estemos elaborando el presupuesto, hay que tener muy claro que, las desviaciones pueden producirse -de hecho, suceden con más frecuencia de lo que parece- y, por lo tanto, después de analizar y, tratar de corregir el presupuesto, hay que actuar. La cuestión es ¿cómo? … Y la respuesta: depende. Una expresión muy socorrida, dicho sea de paso, en el mundo del marketing y la gestión.

De poco servirá el presupuesto si este no recoge un plan alternativo para controlar y actuar ante las desviaciones que se produzcan. Como decía en el punto anterior: analiza para poder controlar y reaccionar de manera rápida, eficiente y segura.

Diferencia lo importante de lo estratégico

Como en la mayoría de las disciplinas empresariales -también vitales- hay que establecer prioridades. En la elaboración y posterior control del presupuesto anual hay que saber diferenciar lo que es importante de lo que es estratégico. En este sentido, se deberán subrayar todas aquellas partidas esenciales o básicas sobre las que deberá hacerse un seguimiento exhaustivo y, quizá, ser más flexibles -de nuevo utilizamos esta cualidad de los presupuestos- con aquellas otras que, aun siendo importantes, podemos considerar secundarias o, incluso, en algún momento, prescindibles.

La tecnología como aliado

¿Hasta ahora pensabas que, como tu empresa no es muy grande, podrás preparar tu documento de presupuestos casi con papel y boli? Creo que no se te habrá pasado por la cabeza, más que nada porque cada vez encontramos en la oficina menos bolis y menos papel, afortunadamente. Pero, quizá sí que has pensado echar mano de las hojas de cálculo que para estas cosas suelen ser muy socorridas. Si es así, me gustaría que te lo replantearas.

Actualmente existen en el mercado soluciones de gestión contable que permiten llevar a cabo todos los procesos relacionados con la planificación y elaboración de presupuestos de una manera óptima y eficiente. Y, sobre todo -gracias a la automatización de tareas- sin pérdidas de tiempo y de un modo muy sencillo. Este tipo de aplicativos, ayudarán a la empresa, además, a comparar el presupuesto elaborado con la realidad de lo acontecido. Y, en definitiva, a buscar la excelencia más allá de la prestación de un determinado servicio, la venta de un producto o, incluso, la atención o el servicio que se dispensa a sus clientes.

Un ERP contable, ya disponible también en modo cloud y con fórmulas de pago basadas en el pago por uso, por ejemplo, es una herramienta que, hoy podríamos decir, se ha popularizado entre el ecosistema de las pymes. Precisamente por esas facilidades de acceso que proporcionan los fabricantes, en base a la democratización tecnológica impulsada, en gran medida, por la transformación digital que vivimos.