Colaboración, control, integración, intercambio. Todo es posible con un ERP

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Mañana comienza el ERP&CRM Day, un evento organizado por Interban Network y, patrocinado, entre otros por Datisa, con el que se pretende ayudar a las organizaciones a implantar, evolucionar o mejorar sus sistemas de información para allanar el camino de su transformación digital.

Soy consciente -creo que la mayoría de las pymes también- de que los sistemas de información o, las soluciones de gestión empresarial como los ERP impulsarán la evolución de este tipo de organizaciones y mejorará su posición frente a los cambios que reporta la tan comentada transformación digital en la que ya, prácticamente todos, nos movemos.

Me gustan estos eventos porque, además de encontrarnos con un montón de conocidos con los que intercambiar opiniones, por supuesto, aprovechar la oportunidad para hacer networking, siempre se aprenden cosas nuevas e interesantes. De hecho, el elenco de especialistas que conforman la agenda de ponentes de este año es extraordinario. Y, coincido con los organizadores en que esta jornada ayudará a conocer las ventajas que aportan estos sistemas para la gestión empresarial.

Y, como yo lo que quiero es “hablar de mi libro” te propongo un repaso de las ventajas que aporta un ERP, moderno, innovador y eficiente, a la gestión de las pequeñas y medianas empresas:

Seguimiento on time para tomar decisiones inmediatas

Para hablar de las ventajas que aporta un ERP a las pymes hay que mencionar necesariamente la posibilidad que ofrece para controlar diferentes áreas dentro de la organización. Y sí, aunque la palabra control no suena muy bien es, en realidad, un beneficio extraordinario porque permite a los responsables tomar decisiones en tiempo real sobre cuestiones estratégicas.

Siempre pongo la excusa del contexto actual en el que nos desenvolvemos. Un entorno marcado por la velocidad, los cambios, la globalización, la competencia, etc. Pero, a decir verdad, creo que esta excusa me serviría también hace 20 años, lo mismo que seguirá siendo acertada otros tantos años después. Quiero decir que, el contexto siempre es convulso, porque el mercado se expande o se contrae. CAMBIA. Y las empresas, también las pequeñas y medianas, han de hacerlo con él. Dicho esto, y volviendo al tema de las ventajas, precisamente creo que un ERP óptimo agiliza esa adaptación que tanto necesitan las pymes al entorno cambiante.

Un ERP facilita también la expansión o contracción de las pymes porque -con la información que les proporcionan- les permitirán saber si les conviene o no abrir nuevos mercados, impulsar nuevas líneas de negocio, seguir comercializando o no, un determinado producto/servicio, potenciar una determinada área de la empresa, en fin, lo de siempre, facilitar la toma de decisiones. Eso sí, en tiempo real, sobre la marcha, incluso. Imagínate que estás en una reunión sobre estrategia comercial en la que se van a tratar temas relacionados con los presupuestos, las comisiones, los plazos de entrega, las condiciones de pago, etc. Aunque hayas preparado muy bien la reunión, siempre pueden surgir pequeñas -mejor dicho, sutiles- dudas que pueden ponerte en un apuro. Por eso es tan importante poder acceder inmediatamente y de un modo sencillo a la información. Tener todo bajo control, te pondrá en mejor disposición para encontrar el dato que necesitas.

Colaboración, integración, intercambio

Disponer de información útil para la gestión operativa y estratégica del negocio es vital. Y, cuando digo información útil, me refiero también a la información que se genera en otras áreas diferentes a la que yo trabajo pero que puede impactar sobre las decisiones que tome en mi departamento.

Imagínate ahora que te encargas de las finanzas de tu empresa -a lo mejor no tienes que imaginar demasiado porque, en realidad, ese es tu trabajo-.  Has pensado que, con los beneficios obtenidos el año pasado vas a recomendar a la dirección invertir en la compra de nuevos equipos e, incluso, en modernizar las instalaciones de la empresa, o en amortizar la deuda que la compañía tiene contraída con el banco, por ejemplo. Si no tienes en cuenta, las decisiones que se han tomado en otros departamentos puedes estar cometiendo un gravísimo error, porque quizá, comercial pensó también en invertir esos mismos recursos -económicos- en la renovación del stock, o en mejorar las condiciones de pago para los clientes, retrasando quizá el cobro de algunas transacciones y, la consiguiente entrada de dinero en las arcas corporativas. En fin, un choque de intereses en toda regla que puede pillar a todos desprevenidos.

Paro, ¿por qué crees que hay personas que todavía no entienden que trabajar de manera colaborativa es más eficiente que hacerlo de forma aislada? O ¿por qué aún, siendo conscientes de sus beneficios siguen empeñados en trabajar desde la individualidad sin valorar la generalidad?  Yves Morieux dice en una magistral charla online, que es porque los pilares tradicionales de la dirección se han quedado obsoletos, y apunta seis reglas para simplificar el trabajo conforme este se vuelve más complejo.

Para las preguntas que te planteo, te ofrezco también dos reflexiones personales por si te interesan.

  • Hay reticencias sobre la pérdida de responsabilidades. Perder peso dentro de la organización. Entender que nadie es imprescindible y que, con un solo clic alguien puede acceder a la información que una persona tardaba antes un día entero en conseguir.
  • Hay miedo al cambio, a modificar la forma en la que siempre se hacen las cosas y, más aún, a iniciar un modelo diferente de hacer porque el arranque puede suponer tiempo y esfuerzos extras.
  • Hay un enfoque anclado en el pasado sobre la tecnología. Muchas veces se piensa que soluciones tecnológicas orientadas a resolver situaciones estratégicas y complicadas serán al mismo tiempo difíciles de implantar, lo primero; de utilizar, lo segundo; y de pagar, lo tercero.

Sin embargo, la tecnología, y concretamente, el ERP no resta responsabilidades, sino que mejora la eficiencia de los procesos para que se puedan desempeñar esas responsabilidades con mejores garantías y en menos tiempo. Implantar un ERP, está claro que modificará la estructura organizativa, pero si has planificado el cambio y, optas, por ejemplo, por una solución en la nube, los inconvenientes y el tiempo que emplearás se reducirán sustancialmente. Lo mismo que el precio, en caso, por ejemplo, de que decidas acogerte a la modalidad de pago por uso o a la fórmula de utilizar el Software como Servicio (SaaS).

En definitiva, retomando el objeto de este post, te recomiendo que acudas, si puedes al ERP & CRM Day, porque seguro que encontrarás cosas interesantes sobre la aportación de los sistemas de información a la gestión empresarial y que quizá te puedan servir en tu día a día. Y, por si acaso tu agenda no te lo permite, ya publicaremos algún post basado en lo que vea durante la jornada. Así que, take it easy que ya te contaré.

Datisa

Datisa

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