Cómo Contabilizar el Kit Digital: [Guía Sencilla Paso a Paso 2024]

El Kit Digital ha sido un gran impulso para muchas pymes y autónomos en España, ayudándoles a digitalizarse y mejorar su presencia online.

Sin embargo, una de las dudas más comunes que surge entre los beneficiarios de este programa es cómo contabilizar correctamente las ayudas recibidas y cómo reflejar cada operación en la contabilidad.

¿Qué es el Kit Digital?

El Kit Digital es una iniciativa impulsada por el Gobierno de España, a través de los fondos europeos Next Generation EU, con el objetivo de mejorar la digitalización de las pequeñas y medianas empresas.

Esta ayuda permite a las pymes acceder a soluciones tecnológicas, como la implementación de sitios web, e-commerce, gestión de redes sociales, CRM y más.

Si quieres más información sobre este concepto y los requisitos para acceder a la subvención, puedes consultar esta página donde detallamos qué es el kit digital.

Subvención del Kit Digital

Antes de proceder con la contabilización, hay que entender en qué consiste la subvención del Kit Digital y cómo se estructura:

1. Importe del bono digital: Las pymes pueden recibir una ayuda económica que va desde los 2.000 hasta los 12.000 euros, dependiendo de su tamaño. Este importe se destina a la contratación de soluciones digitales específicas, y se entrega de manera que el proveedor tecnológico contratado deduce el importe de la subvención de la factura emitida.
2. Agente digitalizador: La pyme o autónomo beneficiario contrata a un agente digitalizador (proveedor de soluciones tecnológicas) y este aplica el bono digital a la factura, siendo la pyme responsable de abonar la diferencia, si existiera, una vez aplicado el bono.
3. Pago y justificación de la ayuda: El beneficiario debe justificar el uso de la ayuda a través de una serie de documentos y procedimientos que evidencien la correcta implementación de las soluciones tecnológicas.

Contabilización del Bono Digital

Para contabilizar bien el Kit Digital, hay que registrar adecuadamente tanto la subvención como las facturas emitidas por los agentes digitalizadores.

Registro de la Subvención

Cuando se concede la ayuda del Kit Digital, no se produce un ingreso monetario directo, sino que se genera un derecho de crédito que cubre los gastos de digitalización. Esto se debe registrar como un ingreso, aunque no se haya recibido dinero directamente.

Para ello, tienes que realizar un asiento en el que se registre el importe de la subvención como un ingreso a futuro. Este asiento contabiliza la subvención concedida y permite reflejar que, aunque no haya sido ingresada, sí se ha concedido.

• Debe: (4708) Hacienda Pública, deudora por subvenciones (por el importe concedido)
• Haber: (740) Subvenciones a la explotación

Contabilización de la Factura del Agente Digitalizador

Una vez que contrates a un agente digitalizador, recibirás una factura por los servicios prestados. Esta factura reflejará el importe total de la solución menos el bono del Kit Digital.

Por ejemplo, si contratas un servicio valorado en 5.000 euros y tu bono digital cubre 3.000 euros, la factura del agente digitalizador reflejará un importe a pagar de 2.000 euros.

Debes contabilizarlo de la siguiente manera:

• Debe: (629) Otros servicios (por el importe total de la factura)
• Haber: (410) Proveedores (por el importe que queda a pagar)
• Haber: (4708) Hacienda Pública, deudora por subvenciones (por el importe de la subvención aplicada)

De esta forma, reflejas que la factura del proveedor ha sido parcialmente cubierta por la subvención.

Cobro de la Subvención

Una vez que el agente digitalizador justifica la ejecución de la solución digital y se valida por parte de la administración, la subvención del Kit Digital se hace efectiva. Es importante recalcar que el beneficiario no recibe el dinero directamente, sino que este se transfiere al agente digitalizador.

La correcta contabilidad de este paso sería:

• Debe: (4708) Hacienda Pública, deudora por subvenciones (por el importe de la subvención concedida)
• Haber: (440) Clientes (por el importe de la subvención que finalmente se cobra)

Este asiento compensa la cuenta de Hacienda Pública deudora y refleja el cobro de la subvención. Si la subvención cubre completamente la factura del agente digitalizador, la cuenta de proveedores quedará liquidada.

Conciliación Bancaria y Revisiones

Es fundamental que, una vez registrados los asientos contables, realices una conciliación bancaria para asegurarte de que todos los movimientos de la subvención y los pagos a los agentes digitalizadores estén correctamente reflejados en tu contabilidad.

Una herramienta que puede ser de gran ayuda en esta fase es contar con el ERP de Datisa, ya que permite gestionar de manera automatizada la contabilidad y control de las subvenciones, facilitando el proceso de conciliación y evitando errores en los registros contables.