Cómo elegir bien un ERP para pymes

Elegir bien un ERP para pymes no es algo que se pueda improvisar. La inversión no es trivial, aunque la nube y los modelos de comercialización han democratizado considerablemente el uso de la tecnología. El software debe ajustarse a las necesidades de gestión de la pyme. Y, en un mercado en el que no faltan opciones, resulta complicado orientarse.

¿ERP en la nube o en modo SaaS o alojado en las instalaciones propias? ¿Software vertical o generalista? Para elegir una herramienta de gestión ERP, lo mejor es seguir un proceso de selección que respete los criterios de selección tradicionales. Pero, también, los relacionados con el perfil de su empresa: negocio, tamaño, etc.

¿Cómo elegir bien un ERP?

La elección de un ERP es una decisión estratégica. En Datisa se destacan los 6 puntos principales que hay que tener en cuenta para elegir la solución adecuada:

  • Identificar los objetivos asociados al futuro ERP
  • Definir el ámbito funcional
  • Enmarcar el proyecto en el tamaño de la organización
  • Adaptar la elección al negocio
  • Calcular el ROI
  • Comparar con los criterios adecuados

Punto de partida para elegir bien un ERP

¿Cuáles son las promesas que empujan a una empresa a embarcarse en un proyecto de ERP? La implantación de un ERP es un punto de inflexión, tanto para las pymes, como para las grandes empresas. Toda la actividad de la organización puede verse afectada, desde la producción hasta la contabilidad y la gestión de existencias.

El ERP unifica el trabajo de cada departamento. La herramienta estructura los procesos. Este es ya un primer punto importante y beneficioso que hay que recordar. Pero, hay otras muchas ventajas en la implantación de un software ERP para pymes. Desde Datisa apuntan las siguientes:

  • Aumento de la eficacia: una única herramienta, información centralizada y puesta en común, tiempo de procesamiento más rápido, etc.
  • Homogeneidad de la información y reducción de los riesgos de entrada doble de información, datos erróneos, pérdida de información
  • Nueva visión de la actividad: informes completos, accesibilidad y trazabilidad de los datos, etc.
  • Mejora de la toma de decisiones: datos en tiempo real, conexión entre módulos, actualizaciones automáticas
  • Optimización de procesos, costes, recursos, etc.

Elegir bien un ERP para cumplir objetivos claros

Como hemos visto, las ventajas de implantar un ERP son numerosas. Para que las pymes puedan elegir la solución de gestión óptima, primero se deberán identificar sus objetivos. Para ello, los expertos de Datisa recomiendan formularse una serie de preguntas clave:

  • ¿Mi actual software de gestión ha alcanzado sus límites?
  • ¿Cuáles son los problemas de gestión que frenan el desarrollo de la empresa?
  • ¿Qué espera del futuro software ERP para alcanzar sus objetivos?
  • ¿Es mi software capaz de seguir el ritmo de crecimiento de la empresa?
  • ¿Cuántas herramientas de gestión se utilizan?
  • ¿Cómo colaboran los distintos departamentos?
  • ¿Es necesario racionalizar más los procesos?

Estas preguntas serán de gran ayuda a la hora de elegir una solución ERP óptima. A partir de las respuestas obtenidas, se podrá enmarcar el proyecto. Y determinar las prioridades.

Para elegir bien un ERP hay que poner el foco en las funciones

La elección de un ERP suele comenzar con la identificación de las funciones críticas. En este punto, los expertos de Datisa recomiendan pensar en el alcance funcional del ERP:

  • ¿Qué funcionalidades necesita cada departamento de la empresa?
  • ¿Qué necesita la organización, en general?
  • ¿El ERP debería cubrir sólo la parte clave del negocio? O ¿Debería ampliarse a las funciones periféricas?

La primera reacción natural suele ser elaborar una lista en la que se pueden incluir funcionalidades para:

  • Gestión de la producción
  • Gestión de ventas
  • Gestión contable
  • Gestión financiera
  • Gestión de inventarios
  • Supervisión e informes

Esta lista puede hacerse demasiado larga en muy poco tiempo. Y eso podría hacer que el presupuesto y los plazos fueran difíciles de cumplir. A la hora de elegir un ERP, es importante elaborar un pliego de condiciones. Este documento ayuda a evaluar las prácticas, los procesos y el uso actual de las funcionalidades disponibles. Las especificaciones de este documento permitirán:

  • Identificar las necesidades en términos de funcionalidad
  • Identificar la evolución prevista para el futuro en todos los departamentos de la organización

La cobertura funcional es un punto importante en al elegir un ERP. Es importante encontrar el equilibrio entre el uso que se le va a dar y la estrategia y los objetivos marcados.

La elección del ERP depende de la estructura empresarial

¿Qué ERP elegir para una PYME local? ¿Qué ERP elegir para una pyme internacional? O ¿Qué ERP elegir para una pyme en crecimiento? Debe encontrar el ERP adecuado para la estructura de su empresa. Una solución de gestión insuficiente o sobredimensionada podría alterar los procesos. O, desorganizar la estructura. Por eso, será importante elegir un ERP adaptado al:

  • Tamaño
  • Volumen de negocio
  • Filiales
  • Coste
  • Uso

El análisis del crecimiento de la empresa o su presencia en el extranjero forman parte clave de la elección.

Para una empresa de nueva creación en el sector de la biotecnología, un sector con fuertes perspectivas de crecimiento, un ERP escalable permitirá un rápido progreso.

Si hablamos de una  PYME grande que fabrica y envía sus productos a todo el mundo, preferirá recurrir a una solución reconocida con experiencia internacional.

Para las empresas más pequeñas, elegir un software ERP en la nube con una cuota de alquiler mensual, sin necesidad de instalación ni grandes requerimientos de configuración, les permitirá aplicar una gestión sencilla y eficiente.

Y del negocio

La elección del ERP será correcta si el sistema cumple con las especificidades y limitaciones del sector en el que opera la organización. Una empresa de servicios, por ejemplo, necesitará funcionalidades relacionadas con la automatización administrativa y la contabilidad. Una empresa farmacéutica utilizará módulos centrados en el control de calidad, la trazabilidad o la gestión de lotes.

Los ejemplos son numerosos. Las necesidades varían entre todas las actividades. En este sentido, los expertos de Datisa recomiendan evaluar propuestas de ERP generalista y compararlas con las propuestas de ERP verticales.

Hay que elegir un ERP que sea rentable

A la hora de elegir, muchos responsables se fijan rápidamente en el coste del proyecto, lo que puede suponer un obstáculo a la hora de elegir un determinado paquete de software.

Para un análisis más completo, es interesante hacer comparaciones entre el coste de integración de una solución y el posible retorno de la inversión.

Será más fácil decidirse por el programa informático que promete mayor rentabilidad.

Dado que un sistema ERP se conserva una media de 8 a 10 años, es importante tener en cuenta estos datos. Las diferencias entre el ROI previsto pueden ser significativas según el proyecto.

Por último, no se trata de saber cuál es el mejor ERP del mercado. La idea es comparar las soluciones de gestión de varios proveedores para determinar cuál se adapta mejor a las necesidades y objetivos establecidos.

Sobre Datisa

Datisa es uno de los principales desarrolladores de software de gestión empresarial para pymes en España. El ERP de Datisa, disponible también para entornos Cloud y modelos SaaS, ofrece una completa gama de soluciones que incluyen aplicativos financieros, de gestión comercial y compras, y programas para el control de la facturación y del almacén. Su objetivo es ayudar a las pymes a gestionar con eficiencia sus procesos financieros y administrativos ofreciendo soluciones innovadoras, diferentes y con valor añadido.

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