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¿Cómo gestionar bien el inmovilizado?

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“Información veraz y actual, análisis de datos y acceso sencillo a los mismos, es una ecuación ideal para triunfar en cualquier ámbito de la vida. En gestión empresarial, también”.

Para abordar una gestión óptima del inmovilizado, yendo más allá de las amortizaciones, por muy complicadas que éstas puedan llegar a ser, es necesario saber de qué estamos hablando, es decir, registrar correctamente todos esos bienes y conocer al detalle, si sobra o falta alguno, si están valorados correctamente, si están en uso, quién los está utilizando y dónde, etc.

Para hacer las cosas bien y verificar que el registro de los inmovilizados es correcto, primero hay que obtener un listado en el que se incluyan todos los bienes y, después, habrá que comprobar características concretas, como por ejemplo, saber si están activos o se han quedado en desuso, se han vendido, han desaparecido,… A partir de ahí, habrá que llevar a cabo los movimientos económicos que reflejen estos estados como son las bajas o enajenaciones, siempre teniendo en cuenta el estado en el que se encuentra el inmovilizado en el momento de hacer este movimiento. Por ejemplo, si el inmovilizado no se ha amortizado totalmente cuando se produce la venta o extravío, habrá que llevar a cabo la consiguiente contabilización de la pérdida o ganancia.

Son muchas cuestiones las que hay que tener en cuenta, no sólo si queremos obtener valor de estas tareas, sino también si queremos evitar errores. Cuidado pues, con pasar por alto detalles como el de mantener dados de alta, aquellos inmovilizados que se estén reparando o mejorando o ampliando y, que por tanto, permanezcan temporalmente, fuera de sus ubicaciones habituales. Tampoco hay que olvidarse de aquellos bienes que se han comprado durante el ejercicio en curso.

Otro aspecto imprescindible para no cometer ningún error es proceder a la corrección del valor de todos aquellos bienes que hayan sufrido los efectos de cualquier tipo de depreciación, ya sea económica o fiscal, porque se han deteriorado, porque han dejado de funcionar, porque han quedado obsoletos o por cualquier otro motivo.

Después de todo esto, ¿aún cree que las hojas de cálculo o los sistemas básicos son suficientes? Yo sigo pensando que no, porque la gestión de los inmovilizados no depende del tamaño de la empresa sino de los límites que ésta o sus representantes se pongan acerca de poner en valor su información para gestionar con eficiencia. Los resultados de esta gestión podrán influir, para bien o para mal, en aspectos como el Impuesto de Sociedades o los resultados de los centros de costes.

 

Control de ubicación. ¿Dónde están mis bienes?

Para cualquier empresa que invierta en inmovilizados, tan importante es disponer de una eficiente gestión patrimonial y fiscal como controlar físicamente dónde están esos activos. Visualice por ejemplo una compañía dedicada a las obras y que mueve sus maquinarias por los diferentes proyectos en ejecución; la organización que ofrece servicios de eventos y relaciones públicas y utiliza parte de sus inmovilizados en diferentes clientes…

Como se puede imaginar, gestionar eficazmente dónde se encuentra un inmovilizado en concreto y saber quién lo está utilizando es una tarea compleja pero necesaria. Hay que saber dónde se encuentra el activo, quién lo está utilizando, cuándo será devuelto, en qué estado se encuentra, etc.

Para gestionar de manera eficiente el inmovilizado que posee una empresa, la mejor manera es efectuar un catálogo de existencias aportando la mayor cantidad de variables posibles: por tipo, proyecto en el que participa, departamento al que pertenece, cuándo fue adquirido, personas que lo utilizan, etc. Emplear un sistema de etiquetado al inmovilizado permitirá efectuar un seguimiento del mismo, a través de los muy eficientes códigos de barras.

Al etiquetar el inmovilizado mediante estos códigos impresos no sólo facilitamos el día a día del control de los activos y de su estado, sino también del inventariado; maximizando aún más dicha tarea con el empleo de dispositivos móviles que permiten capturar esos códigos para saber más, sobre quién lo está utilizando, dónde se ubican y demás variables que hayamos preestablecido con anterioridad, como por ejemplo alertar al responsable en caso que un material no se encuentre dónde debiera o se esté utilizando para otra actividad diferente

Datisa

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