¿Controlas bien la gestión de tu empresa?

Es un error más común de lo que pensamos confiar el éxito de un negocio simplemente al volumen de ventas que se obtenga. Es decir, si se vende mucho, la empresa va bien. Si se vende poco, la empresa va mal. Este pensamiento lineal y básico es el que hace que muchas pymes fracasen a la hora de poner en marcha un buen proyecto empresarial.

Vender mucho no siempre es la clave. La cuestión más acertada sería vender bien. Es decir, con los precios adecuados, los márgenes justos y solo aquellos productos/servicios que realmente muestren su rentabilidad en el corto, medio y largo plazo para la organización. Pero para llegar a esta conclusión, es decir, a determinar con qué precios, márgenes, ratios o volúmenes deben manejarse las organizaciones para ser rentables y sostenibles, primero se debe disponer de los datos adecuados para tomar las decisiones correctas. Es decir, se debe controlar la gestión de una manera óptima.

Está claro que si le preguntas al máximo responsable de una compañía si quiere vender mucho o no, la primera respuesta, quizá la más visceral, será siempre afirmativa. Por eso es también, por lo que muchas pymes mueren antes de cumplir sus 5 primeros años de vida.

Por lo tanto, la cuestión trascendental obliga a mirar un poco más allá del departamento de ventas y a dirigir la mirada a la forma en la que operan los distintos departamentos y, más aún, al modo en el que se comunican y se integra la operativa de cada una de las áreas que conforman la organización. O lo que es lo mismo, hay que poner el foco en la forma de gestionar que practica la compañía.

Tomarle el pulso a la gestión

Para saber si gestionamos bien o no está claro que debemos analizar, evaluar y, en definitiva, controlar. Y, digo controlar, en el más amplio y positivo sentido de la palabra. Hay veces que cuando hablas de controlar parece que esto implica connotaciones negativas y, desde luego, al menos en el contexto de la gestión empresarial, nada más lejos de la realidad.  Controlar la información que manejas, los movimientos estructurales, operativos, financieros, controlar la toma de decisiones, o sea, medir los resultados de las decisiones que se tomaron, controlar el cumplimiento de los plazos – no solo los relacionados con el entorno comercial, por ejemplo, fechas de recepción y/o entrega, cobros o pagos, entrada y salida de mercancía, etc.- sino también en otros ámbitos como el impositivo, favorece la buena marcha del negocio.

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Pero el control es el último movimiento dentro de los procesos de gestión de una pyme. Una gestión eficiente es aquella que arroja buenos resultados -así, sin más parafernalias- Pero, hasta llegar al análisis de los resultados -buenos o malos- antes se han debido de llevar a cabo una serie de tareas que determinarán cómo funciona el interior de tu compañía.

Pongamos un ejemplo:

Planificar es uno de los puntos de arranque sobre los que deberá girar la gestión corporativa a todos los niveles. Da igual que hablemos de gestión de recursos humanos, de gestión de proyectos, de gestión de clientes o de gestión empresarial en el más amplio sentido del término. Planificar es esencial en el entorno comercial, en producción, en el entorno de administración, en el almacén, en todas y cada una de las áreas que conforman una organización. Planificar ayuda a marcar objetivos y, con ello, estrategias.

Dentro de la planificación, quizá planificar los presupuestos sea una de las tareas esenciales que deberán abordar las pymes y, ¡ojo! no siempre lo hacen. O, al menos, no siempre utilizan las soluciones tecnológicas adecuadas para llevar a cabo una planificación presupuestaria óptima. ¿Qué sucede si los presupuestos se diseñan a mano? Quizá puedas hacerlo y, hasta posiblemente, podrás salir más o menos airoso del envite. Ahora bien, olvídate de analizar, medir, evaluar o cómo quieras llamarlo. Olvídate de controlar tu presupuesto de una manera óptima y adecuada. O sea que, un ERP de planificación presupuestaria te permitirá no solo agilizar y automatizar el proceso, sino, y más importante aún, CONTROLARLO.

Adelantarte y corregir a tiempo

Ejercer un control sobre los procesos que se llevan a cabo dentro de la organización tiene que ver no solo con la “curiosidad” de saber si las cosas se hacen bien o mal, ni siquiera con la necesidad de mirar al pasado para proyectar el futuro. Ejercer un control sobre la actividad, los procesos, los resultados de una organización permite adelantarse a los acontecimientos y actuar en consecuencia con el tiempo suficiente como para adelantarse o revertir una situación comprometida o aprovechar al máximo la ventana de oportunidades que puedan surgir en un momento concreto.

Pero, además, ir controlando lo que sucede con -por seguir con el ejemplo- los presupuestos que habíamos planificado, permitirá corregir las desviaciones que se detecten e ir incrementando o limitando recursos -según proceda- en función de los resultados que obtengamos tras comparar la realidad con la simulación que habíamos planificado. Esa comparativa entre lo que pensamos que sería y lo que realmente es, también habilita a la compañía a detectar posibles patrones y a establecer las causas que propiciaron determinadas situaciones. Y, por supuesto, una vez más, habilita a los decisores a actuar en consecuencia.

No te conformes con lo básico

Ejercer una gestión básica, es decir, la que se practica más, desde la experiencia y la responsabilidad que, desde el conocimiento y el análisis, no es lo más recomendable, máxime en la actualidad en la que es precisamente la información y la integración del dato la que aporta un valor sin precedentes. Este tipo de gestión, desde luego no es efectiva porque dificulta la toma de decisiones, el trabajo en equipo, la interrelación entre los departamentos y, por supuesto, el análisis y la medición eficiente de los resultados.

Y, con esto, vuelta a empezar el círculo vicioso: no tienes información consistente sobre cómo has actuado, es decir, no puedes medir los resultados obtenidos porque no has controlado, ni los recursos empleados, ni el tiempo, ni las prioridades, … Por lo tanto, no tienes una referencia lógica sobre la que establecer nuevas metas. Sin métricas de control, cualquier objetivo que te plantees a medio plazo estará bastante alejado de ser un objetivo, como dicen los expertos SMART. O sea: Específico, medible, alcanzable, orientado a resultados y con fecha límite de ejecución.

En definitiva, mi recomendación para las pymes es que analicen y controlen la información que genera su negocio en los procesos de gestión. No es tarea sencilla implementar modelos, metodologías y procesos, pero, una vez que lo tienes, si los apoyas en las soluciones tecnológicas adecuadas, verás que los resultados serán más que satisfactorios en términos de rentabilidad y eficiencia. ¿Te animas a probar?