Cosas que debes tener claro si buscas un ERP

“Tomar decisiones no es una tarea sencilla. Pero cuando tienes claro lo que buscas, encontrarlo es más sencillo”

A día de hoy, es bastante común el uso de sistemas de gestión empresarial o lo que comúnmente se conoce como ERP, unas soluciones que tienden a convertirse en una “commodity” más, dentro de las empresas. Pero, ¿cuáles son los elementos que debemos tener en cuenta para acertar en la decisión?

Rentabilidad. Debe impulsar la rentabilidad del negocio, optimizando recursos, tiempo y dinero.

Toma de decisiones inteligente. Tiene que facilitar información consolidada, estructurada y en tiempo real sobre la que apoyar las decisiones empresariales.

Tecnología innovadora. Debe apoyarse en tecnología de última generación para evitar la obsolescencia temprana del sistema.

Dato único. Es decir, deberá mostrar la capacidad necesaria para introducir la información una sola vez y reaprovecharla en múltiples procesos. Esto hará que se eviten errores o se dupliquen los datos y, al mismo tiempo, permitirá visualizar el funcionamiento de todos los departamentos de la organización, pudiendo establecer los parámetros de rentabilidad de cada uno de ellos e impulsar políticas y estrategias, correctoras o dinamizadoras, según proceda.

Sencillez en la concepción y en el manejo. A pesar de que los sistemas ERP, son en sí, aplicaciones de gestión avanzadas, su utilización práctica, puede y debe ser sencilla e intuitiva, lo que permitirá a los usuarios incrementar su nivel de productividad y autosuficiencia.

Flexibilidad y escalabilidad. Permitir que las empresas miren hacia el futuro sin preocuparse constantemente de las actualizaciones, de las ampliaciones o de mantener al usuario comprometido y satisfecho, no sólo con la propia herramienta, sino con la reestructuración de procesos que implica la utilización diaria de un ERP. La flexibilidad y la escalabilidad de la solución eliminarán limitaciones en el futuro.

Sincronización. La solución tendrá que estar alineada con los procesos que deberá administrar y con las personas que la utilizarán.

Funcionalidad. Deberán primar los aspectos funcionales y estratégicos sobre los económicos, más si tenemos en cuenta que, a día de hoy, los ERP se han “subido” a la Nube y que los modelos de comercialización también han evolucionado, permitiendo acceder a estas soluciones en modo SaaS o bajo la modalidad de pago por uso.

Proveedor adecuado. Con nivel alto de capacitación, calidad del servicio y capaz de acompañar a la solución, tanto en las etapas de consultoría, como de implantación y soporte, calidad, y formación para explotar al máximo las capacidades del ERP. Deberá mostrar su estabilidad empresarial para garantizar la permanencia en el tiempo.

Evolución del ERP a futuro. Es importante analizar cuáles son las previsiones evolutivas en funcionalidad y tecnología previstas por el proveedor para el producto en cuestión y comprobar que esas previsiones están en sintonía con los planes de negocio de nuestra organización a futuro.

En todo caso, es importante que las empresas adopten un cambio de mentalidad y asuman que deben utilizar herramientas de gestión eficientes para conocer y utilizar en consecuencia la información que generan. Esto les permitirá tener un control sobre lo que hacen y establecer objetivos coherentes. Implantar un ERP en una Pyme no es tarea fácil pues obliga a reestructurar los procesos y a cambiar métodos de trabajo por lo que es importante cumplir algunas pautas para elegir la solución más adecuada.