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¿Cuánto cuesta implantar un ERP?

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¿Cuánto cuesta implantar un ERP? Podríamos decir que esta es la pregunta del millón. Aunque, para ser sinceros, a día de hoy, el esfuerzo debe medirse más, en términos de tiempo o de trabajo para impulsar los cambios que exige la utilización de un sistema de gestión empresarial, que en términos meramente económicos.

Desde luego, la tecnología, o, mejor dicho, el uso de la misma, ha conseguido casi universalizarse. El Cloud y, más concretamente, el SaaS, ha permitido un abaratamiento de la tecnología tal, que casi cualquier organización, que realmente lo necesite, puede acceder, de un modo u otro, a ella.

Por lo tanto, quizá la pregunta no debería ser tanto, cuánto cuesta implantar un ERP, sino, cuánto cuesta empezar a utilizar este tipo de soluciones, insisto, dejando al margen, o al menos, no priorizando, el coste económico, que, dicho sea de paso, tendrá que ver -y mucho- con las necesidades que tenga la organización, y, por tanto, con las funcionalidades y módulos que incluya el sistema, con la compra de licencia o el pago por uso, utilizando el software como servicio, con la cantidad de usuarios que utilicen el sistema o con las, más o menos, áreas que se informaticen.

Pero, si eres de los que te gustan las cifras te diré que el buscador de software SoftDoit dice que la licencia de software, en caso de que se adquiera el sistema supone el 35% del presupuesto total, pero varía mucho dependiendo del ERP que se elija; que el hardware supone el 10%, la consultoría/formación el 50% del coste total y el mantenimiento el 5% del presupuesto final. ¡Ojo! que muchos de esos costes se suavizan si la empresa decide -como empieza a ser ya habitual- decantarse por utilizar el sistema en la nube.

Es cierto que los costes siguen estando ahí, pero su abordaje es distinto. Es decir, no se paga instalación y la licencia y el mantenimiento se abonan a modo de alquiler. La formación sigue siendo necesaria y la consultoría, en muchos casos también. Pero las empresas se ahorran el coste del servidor y con un ordenador, simplemente, pueden empezar a funcionar.

Independientemente de si hablamos de licencia o de la Nube, además de los costes que menciona SoftDoit, me gustaría señalar otras cuestiones que se deben dejar claras, también con el proveedor. Hablo, por un lado, de la integración del ERP con las otras aplicaciones con las que cuente la organización. Se trata de un trabajo -y también un coste- que debe reflejarse en el presupuesto inicial. Y, por otro lado, la migración de los datos que, como en el caso anterior, debe tenerse en cuenta desde el principio.

En ambos casos, integración y migración, como en el resto de las partidas que recoja el presupuesto, deberá primar la transparencia del proveedor. Es obvio que, cuando tengas que buscar y comparar alternativas, este debería ser uno de los criterios de selección. Es decir, apostar por proveedores que incluyan en el presupuesto inicial la integración y la migración. Los hay. Datisa por ejemplo.

Rediseñar los procesos y la pérdida de productividad que implica la adaptación al nuevo sistema, son también elementos que hay que tener en cuenta en la inversión. Por eso, es importante insistir en la necesidad de realizar un buen análisis previo de necesidades y apostar por la formación desde el principio del proyecto, durante el desarrollo del mismo e, incluso, después, cuando los usuarios ya han interiorizado el uso de la herramienta, porque siempre es posible, mejorar su potencial.

Finalmente, quiero destacar algo: como decía al principio, empieza a ser habitual hablar de la Nube o del SaaS, como los grandes salvadores de la inversión TI de las empresas, más aún de las pymes. Te preguntarás, entonces, ¿cuánto cuesta utilizar un ERP en la nube? Te dejo algunas pistas porque no te puedo dar cifras exactas ya que variarán – y mucho – en función de los requerimientos y necesidades de cada organización, pero a nivel orientativo puedo decirte que la implementación de este tipo de soluciones es más fácil y rápida por lo que los costes bajan. Facilita las actualizaciones de manera automática y sin costes adicionales. Al pagar una cuota mensual FIJA, se reparten los costes derivados de la inversión inicial y disminuyen los de infraestructuras. Al menos te dejo algunas pautas para que las tengas en cuenta.

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