El Tesorero de la pyme en la era digital

La utilización de las nuevas tecnologías en el ámbito empresarial es algo que los expertos han considerado imparable. Metidos de lleno en el proceso de transformación digital del que todo el mundo habla  -incluso sin poder definir claramente en qué consiste-, me gustaría centrarme en el modo en el que, este espíritu digitalizador afecta a algunas figuras clave dentro de las organizaciones. Hoy quiero fijarme en el Tesorero, un profesional que, aún sin estar –a priori- en la primera línea de digitalización, puede encontrar grandes beneficios en el uso de las nuevas herramientas digitales. Ahorro de tiempo, más agilidad en el desempeño de sus funciones y disponibilidad de información de mayor calidad, le confieren una mayor capacidad para tomar decisiones en tiempo real.

La era digital y, en definitiva, la eclosión tecnológica, ha ido poco a poco complicando la función del Tesorero. Si analizamos el impacto de la tecnología en su función día a día, podríamos destacar, por un lado, el incremento sustancial de los instrumentos y canales de pago y cobro, desde las tarjetas de crédito/débito, hasta los pagos a través del móvil o la banca electrónica, entre otros. Y eso, evidentemente, ha hecho que el trabajo del departamento haya cambiado, aunque las funciones del mismo, sigan siendo, en esencia, las mismas.

Y, por otro lado, descubriremos un cambio en la propia filosofía del trabajo del Tesorero, por aquello de re-inventarse, re-diseñar procesos o re-pensar nuevos modelos. Sea por lo que fuere, el área de Tesorería, particularmente de las pymes, en las que, dicho sea de paso, se integra o más bien, se funde con el conjunto del departamento Financiero, ha ido mutando su función de control hacia una tarea más estimulante en apoyo al resto de la organización convirtiéndose en un entorno orientado a la concienciación sobre la optimización de la gestión en todos y cada uno de los departamentos que conforman las empresas, en estrecha colaboración, lógicamente, con el CEO.

Dicho esto. ¿Cómo crees que está afectando la transformación digital al trabajo del Tesorero? Vayamos por partes, para responder a esta cuestión. Una vez definidas sus tareas, entre las que podemos destacar, las de y garantizar la liquidez de la organización, maximizar las inversiones, gestionar los riesgos financieros y establecer una relación fluida y provechosa con las entidades financieras y el resto de proveedores y servicios de financiación, creo que el uso de las soluciones digitales –las que ya había y las que están por llegar- le han obligado a estar permanentemente actualizado, pero al mismo tiempo, le ha permitido acceder a más cantidad de información en tiempo real y le ha puesto en bandeja el acceso a los datos en cualquier momento y en cualquier lugar, a pesar de no ser este, un perfil en el que la movilidad sea un rasgo particularmente destacable.

Cualquiera de las tareas que realiza el Tesorero – en las pymes, el Responsable Financiero habitualmente- precisan de la utilización de las herramientas tecnológicas necesarias para abordarlas con rapidez, sencillez y seguridad. En el proceso de transformación digital en el que estamos inmersos en el que prácticamente todo está salpicado por la tecnología, con formas de acceder a la misma mucho más económicas –SaaS, pago por uso, etc.- el departamento financiero no puede permanecer ajeno y debe apostar por informatizar y/o digitalizar las diferentes áreas que lo conforman.

Con mucha más frecuencia de lo que nos gustaría, descubrimos que muchas pymes disponen de soluciones contables básicas (a veces para salir del paso en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, y poco más) pero carecen de otro tipo de aplicativos propios de una gestión moderna. Es el caso de las soluciones de Tesorería o Contabilidad Analítica. De soluciones de gestión de Inmovilizados, ya, ni hablamos, ya que este es todavía el verdadero Talón de Aquiles de las pymes que siguen utilizando para su control la Hoja Excel de toda la vida.

En plena era digital, las áreas de Tesorería deben también digitalizarse para mejorar la calidad del servicio que prestan al resto de las áreas que conforman la organización y con ello, permitir que su responsable centralice y analice toda la información que necesita sobre, por ejemplo, los saldos y movimientos de las cuentas bancarias, la previsión de tesorería o el establecimiento de la política de cobros y pagos. Información detallada sobre una planificación financiera capaz de proyectar una imagen a futuro de lo que puede ser el negocio en el medio y largo plazo, sigue estando en los primeros puestos entre las prioridades de las empresas, tarea que se ve comprometida sin el uso de las aplicaciones tecnológicas adecuadas.

¿Está preparada económicamente la organización para invertir? Esta es una cuestión de vital importancia que debe ser respondida en gran parte por el Tesorero, sobre todo si hablamos de los excedentes de Tesorería. Para invertir con garantías, antes hay que determinar los recursos con los que cuenta la organización en el momento y con los que contará o no, en el futuro.  Es decir que, el Tesorero no decide donde se debe invertir, pero sí será él quien deberá determinar si hay dinero o no, para llevarla a cabo. Pero para tener esa información es necesario disponer, acceder y analizar, tres cualidades asociadas a los datos o la información que maneja una organización y que acompañan -o al menos debería- permanentemente al Tesorero.

Es evidente, que más allá del uso de más o menos herramientas digitales, los departamentos de Tesorería deberán contar con aplicativos que permitan automatizar tareas y procesos en aras de conseguir una gestión óptima. Y deberán además, disponer de soluciones que les faciliten el diseño y elaboración de informes, estadísticas e históricos que les permitan visualizar el estado general de la organización. Ahora bien, la tecnología digital aporta ese extra adicional, evitando que esos documentos sean estáticos, dando la posibilidad de elaborar informes de una manera más colaborativa y, por supuesto en tiempo real. En el caso de las pequeñas y medianas empresas, estos argumentos cobran mayor relevancia, aún, ya que, como decía antes, las funciones de tesorería, recaen sobre la espalda del responsable financiero. Esa diversificación de funciones hace, más importante si cabe, contar con las herramientas adecuadas para gestionar todas las áreas.

La transformación digital que vive la sociedad, está dando ese impulso adicional que necesitan las pequeñas y medianas empresas para decir adiós al papel y dar la bienvenida a esas herramientas digitales que están cambiando la manera de gestionarse en un mundo y una sociedad cada vez más globalizados. En el futuro hablaremos de mayor y mejor conectividad, de integración con todo tipo de soluciones de mucho Business Intelligence. El Tesorero y su trabajo no escaparán a esta corriente.