Para usuarios Datisa – Conciliación Inmovilizado

Hoy vamos a ver cómo realizar conciliaciones periódicas de las cuentas  de mayor y extracto contable, con los movimientos de inmovilizado material e inmaterial. Y como actuar, en el supuesto de que se detecten irregularidades.

Esta necesidad nos surge por múltiples razones, algunas de ellas pueden ser:

• Cumplir y facilitar la información a suministrar en las auditorias.
• Comprobar que las amortizaciones realizadas se han contabilizado en la fecha indicada y de forma adecuada.
• La contabilización de la baja o venta de los elementos se ha contabilizado correctamente, según la normativa vigente.
• Control del costes, agrupando los inmovilizados en diferentes aéreas o proyectos.
• Obtención de la información mínima para incorporar los datos en la memoria contable.

Conciliación contable. Función donde se compara la información de las cuentas contables de los elementos del inmovilizado, con la que hay en contabilidad a partir de los activos seleccionados.

Para la utilización de esta opción es necesaria la contabilización de los movimientos de amortización, así como los movimientos no periódicos  (adquisiciones, revalorizaciones, deterioros, bajas o enajenaciones), en la misma empresa donde están  los elementos del inmovilizado.

La contabilización de estos movimientos, se puede generar de forma manual o automática, opción disponible operando con la contabilidad de Datisa u otras contabilidades.

Esta función nos muestra un listado donde se compara la información existente en contabilidad referente al inmovilizado, con la contable calculada por el programa de gestión de inmovilizado de los elementos.

Comparar  información contable e inmovilizado. Aparte de la opción mencionada en el apartado anterior, en la aplicación de inmovilizado hay múltiples formas para obtener información, a partir de consultas, listados u hojas de cálculo.

Estos informes se pueden seleccionar entre diferentes parámetros de agrupación, como por ejemplo, por tipo, proyecto, departamento, localización, cuenta de activo. Indicándoles el intervalo de fechas a realizar el estudio, y si la valoración es fiscal o patrimonial.

Vamos analizar algunos informes bastante interesantes, que nos servirá de gran ayuda para el análisis de estos datos, facilitándonos el estudio de la información e identificar posibles discrepancias.

• Listado de acumulados de movimientos contables. Este informe es similar al “Balance de Comprobación de Sumas y Saldos”  de la aplicación de contabilidad.

Se genera desde las cuentas contables definidas en los inmovilizados, el listado muestra una línea por cada cuenta, y por cada una el saldo inicial del periodo, los acumulados de los movimientos deudores y de los acreedores, y el saldo final. Nos permite detectar rápidamente discrepancias en los saldos de las cuentas y estudiar el motivo.

• Listado extracto por cuenta contable. Similar al “Listado de Extracto”. Se obtiene a partir de las cuentas contables definidas en los inmovilizados, y se desglosa en cada cuenta los movimientos de amortización de cada activo en el periodo solicitado.

La información se agrupa por cuentas, y para cada una se indica el Saldo inicial, los Movimientos contables simulados ordenados por fecha y señalando el Activo, el importe en la columna correspondiente a su Signo y el Saldo, y finaliza con los Totales sin saldo inicial.Si en el listado anterior no ha sido posible detectar los motivos que causan las diferencias recurriremos a este informe para que nos dé una visión detallada de las cuentas contables.

• Justificante de amortizaciones. Se detalla los importes de amortización de cada activo, dando opción de agrupar los activos entre cuenta de amortización acumulada o por cuenta de dotación de amortización. Nos sirve de gran ayuda para archivar el asiento contable o para facilitar información en las inspecciones o auditorias.

Conclusión. En la aplicación de inmovilizado se ha desarrollado funcionalidad para la obtención  automática de asientos, conciliaciones contables e informes con posibilidad de analizar la información a múltiples niveles.