Factura electrónica: ¿Qué es y para que sirve?

Factura electrónica

Desde el cuarto trimestre de 2009, las grandes empresas ya están obligadas a la realización de factura electrónica a las entidades públicas estatales.  Y todas las pymes españolas que tengan contratos con la Administración estarán obligadas por ley a poder emitir y recibir facturas electrónicas desde el próximo 1 de noviembre de este año.

Pero, ¿Están las empresas españolas preparadas? ¿Saben que es y para que sirve?

Como el tema de la factura electrónica da para largo, en esta ocasión vamos a centrarnos en hacer una introducción sobre esta materia y en futuros post iremos comentando diferentes aspectos.

¿Qué es?

La factura electrónica debe considerarse como una parte dentro del conjunto de gestión financiera y del flujo de compras y ventas de una compañía. El proceso de facturación lo forman dos procesos básicos: la emisión y la recepción de facturas. El grado de complejidad y los requerimientos dependen del alcance del proyecto aunque hay unos elementos básicos que puede implantar cualquier empresa.

Una factura se considera el justificante fiscal de entrega de un producto o servicio y tiene unas consecuencias legales. Por lo que para poder implantar la factura electrónica es necesario que conserve el mismo valor legal que el documento físico en papel. Para ello es necesario que cumpla con unas condiciones de seguridad: por un lado el empleo de la firma electrónica y por otro el envío de la factura a través de una entidad certificadora.

Requerimientos para el emisor

• Tener el consentimiento previo del receptor de las facturas.
• Garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas a través de certificado digital.

• Almacenar la facturas digitalmente tal y como fueron enviadas, incluyendo la factura y la firma electrónica de la misma.

• Proporcionar al receptor el software adecuado que le permita validar las facturas firmadas.

Requerimientos para el receptor

• Disponer del software adecuado para la validación de la factura dependiendo del formato de generación.

• Almacenar las facturas recibidas digitalmente (factura y firma).

¿Están adoptando las pymes españolas la factura electrónica?

La emisión de factura electrónica en la empresa española se sitúa en un 6,9 % con un incremento de un 0,8 puntos respecto al año anterior, el 22,2 % de las empresas manifiesta su intención de incorporar esta en los próximos dos años. La penetración de esta es mayor cuanto más grande es la empresa.

Mientras que en la recepción el porcentaje es mayor, un 27,6% con un incremento de 1,2 puntos con respecto al año anterior.

De lo que se puede concluir que todavía queda un largo recorrido para una adopción masiva por parte de las empresas españolas de la factura electrónica y que es probable que el 1 de enero de 2011  no va a ser posible establecer su obligatoriedad como se pretendía.