Gestión del Comercio: más allá del control de caja

Gestión del comercio

El comercio tradicional es protagonista estos días de un proceso muy intenso de renovación, que pone de manifiesto su fuerte voluntad de permanecer en la calle como una propuesta de valor, y su deseo de competir con los más modernos modelos de comercialización de productos y servicios. Es fundamental llevar a cabo una buena gestión del comercio.

A la vista del entorno dinámico, complejo, y agresivo que caracteriza al mercado actual, los comerciantes más inquietos se dan cuenta de que para poder estar a la altura de las circunstancias, ser competitivos y tener éxito, es preciso introducir una visión más empresarial y completa en su gestión. Un enfoque que les ayude a formar una mayor conciencia de negocio, y a emprender el camino que les lleve a una óptima organización de sus recursos.

¿En qué se concreta esta nueva visión?

Fundamentalmente, en aportar a la gestión del comercio una sensibilidad más profesional, moderna, y proactiva; en dar más valor a las ideas y a los recursos; en ser creativos, y en la recuperación y renovación del concepto de inversión.

Por ello, muchos de los valores que distinguen a los negocios de más éxito coinciden con los valores humanos y estratégicos que impulsan las grandes organizaciones: la especialización, la creatividad en la oferta, la vocación por el servicio, la cercanía al cliente, etc. Y en general, la conciencia en aplicar una gestión eficiente que se caracteriza por el uso óptimo de todos los recursos, siendo uno fundamental la tecnología.

En una solución completa para la gestión del comercio sus objetivos van mucho más allá del tradicional control de ventas y caja, y resuelve tareas de distinta naturaleza, todas ellas necesarias para una gestión plena del comercio.

Gestión de compras

Con demasiada frecuencia, los comercios implantan una solución TPV como una mera sustituta de la caja registradora. Como una herramienta destinada a cubrir los registros de venta, la emisión de tickets, y el control de caja. Sin embargo, esto choca con la visión más moderna de gestión que introducíamos en las líneas anteriores.

Una óptima mecanización no puede dejar de cubrir otras rutinas fundamentales para el buen desarrollo de la actividad del comercio. Una de las más decisivas a la hora de influir en los índices de rentabilidad y en el éxito general del negocio es la gestión de compras.

Por ello, una buena aplicación para el comercio debe disponer de funciones de análisis para la planificación de las compras, presentando listados de recomendación de compra en base a diferentes criterios, como pueden ser el análisis por mínimos y máximos, o la reposición del almacén en función del estudio de consumos pasados. No solo se podrán presentar estos informes, sino incluso generar automáticamente los pedidos aplicando estos criterios.

A la hora de reflejar la actividad de compras, podremos registrar y controlar cada una de las fases por las que pasa cada operación:

• Conseguiremos por tanto registrar los pedidos a proveedores a partir de diferentes métodos automáticos o manuales, y controlar su estado (servidos, parcialmente servidos, pendientes).

• A partir de los pedidos, comprobaremos que lo que el proveedor entrega coincide con lo que se ha pedido y por tanto, efectuar un control asistido de las recepciones de mercancía; todo lo cual nos permite además automatizar el registro de las entradas en almacén evitando la duplicación de datos.

• Finalmente, cuando llega la factura del proveedor, podremos conformarla contra los albaranes de entrada, asegurándonos administrativamente de que lo que nos factura se corresponde con lo que nos ha entregado, y de que se respetan las condiciones comerciales pactadas.

Gestión de ventas y caja 

El software elegido, debería de disponer de funciones de venta de forma que garanticen el logro de dos metas fundamentales en el día a día del comercio: la agilidad en el cobro y la seguridad.

Con el objetivo de facilitar la fluidez en caja, se podrán aparcar y rescatar tickets, trabajar con todo tipo de modalidades de cobro, con vales y entregas a cuenta, además de llevar una gestión de los créditos a clientes.

A la hora de confirmar la venta, existe también, la posibilidad, de documentar la misma a través de la emisión de un formato factura, en lugar de usar un ticket.

La definición del perfil de uso de cada dependiente, marca el nivel de seguridad. Cada usuario ejercerá las funciones de venta y cobro en base a los permisos que tenga, de forma que permitirá o no modificar precios, introducir descuentos o acceder a consultas de back-office. Quedan además, registradas cualquier modificación de precios, y las entradas y salidas de dinero.

A la hora de cerrar caja, se facilitará hacer uso de cierres completos, o permitir sólo la posibilidad de hacer cierres a ciegas de alta seguridad. Para centros con varias líneas de caja cobra especial importancia el uso de cierres centralizados.

Gestión de almacén

Cada vez que se registra una venta o informamos de una entrada de mercancía, no solo estamos haciendo un registro de la operación o una gestión administrativa, sino que además, de forma completamente automática, se está registrando en la aplicación el correspondiente movimiento de almacén. Por ello, podremos tener siempre actualizadas nuestras existencias, sin más preocupación que la de reflejar nuestras rutinas de compra y venta.

Además de los movimientos debidos a nuestra relación con proveedores y clientes, permitirá también realizar traspasos de mercancías entre los distintos almacenes que existan, o movimientos de inventario y de regularización de existencias.

Con el fin de agilizar todos estos movimientos de entrada y salida, es interesante la lectura de códigos de barra, y la emisión de etiquetas con estos códigos.

Control de negocio y estadístico

Un objetivo fundamental debe ser organizar y disponer correctamente la información, con la finalidad de poder emplearla con fines analíticos y estadísticos.

A través de la posibilidad de definición de centros de Operación, podemos controlar estadísticamente cada área de negocio del comercio.

El centro de operación proporciona al usuario la opción de identificar cada segmento de actividad dentro del comercio. Partiendo de las características de cada negocio, podremos diseñar el esquema de centros de operación, obteniendo así un control estadístico de gran precisión e individualizado.

Por ejemplo, imaginemos un establecimiento para vehículos con diferentes áreas de atención al público: tienda, taller, lavado, etc. En ese caso, podríamos identificar cada una de ellas como centros de operación específicos, con sus sistemas de terminales y cajas asociadas.

También, es interesante la posibilidad de explotar la base de artículos a través de la definición de “familias”.

Además, de estos filtros, existen múltiples criterios para utilizar la información de ventas, controlándose incluso los tramos horarios por intensidad de ventas.

Todo ello, sin olvidar que existe la posibilidad, no solo de un control estadístico de ventas, sino también de compras y de almacén.

Por tanto, una aplicación completa para el comercio permite explotar la información de nuestro negocio ayudándonos a la toma de decisiones e incrementando la competitividad del comercio.