Función de la parametrización dentro de un ERP

A día de hoy, la información debe ser precisa, real y oportuna en cada momento para la toma de decisiones de los Directores Financieros o Jefes de Área. Dicha información debe servir para la toma acciones a realizar, como por ejemplo:

• ¿Que necesito comprar o que necesito vender?
• ¿De cuántos empleados dispongo en la compañía?
• ¿Cuánto stock dispongo en mis almacenes?
• ¿Cómo va la empresa?

Por esa razón, hablemos hoy sobre la parametrización de un ERP, esa parte oculta que los usuarios no ven y que se puede desarrollar y ajustar a las necesidades y peculiaridades de la empresa.

¿Qué es la parametrización o “customizing” en un erp?

ERP significa Enterprise Resource Planning o planeación de recursos empresariales. Se trata de un tipo de software que permite gestionar las operaciones de la empresa. Al final, es un repositorio operativo común donde convergen tareas diarias de administración, contabilidad, compras, ventas, logística, marketing y recursos humanos.

Parametrización o Customizing, por su parte, consiste en ajustar la configuración interna de dicho ERP a las necesidades reales de la Empresa.

Al igual que en las páginas Web, existe la parte visible en un ERP,  la parte “Front-End” que utilizan los usuarios clave o Key User (vista de interfaz de usuario) y la parte oculta o “Back-End” (procesos que se ejecutan en capas inferiores), esa parte que sólo puede ser gestionada por alguien con los conocimientos adecuados.

Es en ese momento cuando aparece la figura del Consultor, esa persona que dispone de los conocimientos necesarios para realizar las tareas de Parametrización y/o “Customizing” de un ERP.

¿Qué significa que un ERP sea ­­parametrizable?

Un ERP parametrizable viene a ser una especie de “columna vertebral” fija, conformada por unas rutinas estándar, y unas ramificaciones totalmente configurables adaptando el código fuente de la aplicación. Estas partes configurables afectan tanto al Front-End como al Back-End.

El resultado final es un ERP “único”, un programa totalmente a la medida, para realizar tareas de gestión propias, en lugar de tener que someterse a la rigidez de una aplicación predeterminada que no permita ningún tipo de modificación.

Por sus características, la gestión mediante un ERP parametrizable es apta para prácticamente cualquier sector y tamaño de empresa: industrial, banca y finanzas, retail & comercio, restauración, tecnológicas, etc. Y es que sea cual sea el sector, usar un programa adaptado y configurado a medida supone una enorme ventaja competitiva.

Configuración y parametrización

La configuración y parametrización inicial es imprescindible para preparar el ERP y adaptarlo a los procesos y flujos de trabajo. Todo ello, en base al modelo de negocio actual y presumiblemente al modelo que adoptará en el futuro.

Es decir, que nos permitirá alinear el funcionamiento del ERP a las necesidades presentes y futuras de la empresa, incorporando nuevos procesos y/o funcionalidades. De esta forma, además, nos evita los costosos desarrollos a medida del cliente.

Volviendo al tema del consultor, la parametrización no es algo que se pueda realizar sin conocer el ámbito funcional de la empresa ni el del ERP, pues requiere un esfuerzo en configurar:

• Perfiles de usuarios y roles. Gestión de la seguridad.
• La estructura física de las entidades, corporaciones, centros de costes, centros logísticos, centros de producción, etc.
• Idiomas, divisas, planes de cuentas, etc. En definitiva, la localización del producto por países.
• La estructura normativa e impositiva.
• La estructura de los productos.
• Flujos de trabajo.
• Reglas de negocio y de flujo de trabajo aplicables al sector.

Minimizando riesgos

La formación al usuario será mucho más fácil si existe una previa y adecuada configuración.

Por eso, es necesaria e imprescindible la presencia de dicho profesional en la labor de consultoría inicial, ya que una errónea configuración del ERP puede arrastrar errores en todo el proceso, además de provocar un esfuerzo mayor de puesta en marcha, o incluso, el fracaso de la implantación.

De no hacerlo adecuadamente, conllevará riesgos inevitables, como por ejemplo:

• Problemas de seguridad.
• Imposibilidad de segmentar la información de forma individual (por distintos parámetros) y de forma consolidada.
• Problemas con la formación de los usuarios.
• Incongruencia entre los procesos operativos y la funcionalidad que persiguen.
• Errores en los procesos y en la funcionalidad del ERP con respecto a las necesidades de la empresa.
• Esfuerzos añadidos extra a posteriori.

Si quieres saber más acerca de la parametrización dentro de un ERP, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. En Datisa estaremos encantados de atenderte.